Ostatnie zmiany
program księgowy na g+ program księgowy na facebook program księgowy na Twitter program księgowy na YouTube

Księgowość

Inne moduły

Ustawienia

Zespół mKsiegowa

edycja

Faktura okresowa

1.  Wprowadzenie

Faktura okresowa (zwana też fakturą masową, lub rekurencyjną) jest narzędziem, które automatyzuje proces fakturowania w programie księgowym online mKsiegowa.pl. Warto je stosować w przypadku wielokrotnego wystawianych faktur dla konkretnego kontrahenta lub grupy kontrahentów, w kolejnych okresach czasu.

Faktury okresowe (masowe) stosuje się najczęściej w przypadku:

  • świadczenia usług płatnych za pomocą abonamentu,
  • rozliczania czesnego w szkołach i na uczelniach,
  • fakturowania za czynsz i media.

Faktury okresowe mogą być wystawiane jako:

Program księgowy mKsiegowa.pl pozwala również na pół-automatyczne rozliczenie wpłat za faktury masowe za pomocą:


2.  Przygotowanie danych klientów

Faktury okresowe można przygotować i wystawiać dla:

Konfiguracja faktury okresowej dla grupy klientów ma sens wtedy, gdy pewna grupa klientów otrzymuje fakturę masową według tego samego wzorca i w tym samym dniu. Można zdefiniować dowolną liczbę grup klientów.


3.  Przydzielenie klienta do grupy

Przydziel klienta do wybranej grupy w następujących krokach:

1. Sprzedaż -> Klienci Dodawanie/Edycja

2. Wybierz klienta z listy

faktury masowe

3. Wybierz odpowiednią grupę sprzedaży

faktury masowe

4. Aktualizuj dane

faktury masowe

Uwagi:

  • faktura okresowa utworzona dla grupy klientów zostanie wystawiona dla całej grupy. Jeżeli nie chcesz, aby faktura została wygenerowana dla określonego klienta, przydziel mu inną grupę.
  • listę klientów dla każdej grupy możesz zobaczyć w Raporty sprzedaży -> Zestawienie Danych Klientów; wybierz Filtr = Grupy Sprzedaży i wybierz grupę, dla której chcesz sprawdzić listę klientów

4.  Faktura okresowa - konfiguracja

Aby używać faktury okresowe, należy je wcześniej skonfigurować. Konfiguracja jest dostępna w module Sprzedaż-> Pielęgnacja -> Faktury Okresowe - Konfiguracja.

Dwie metody konfiguracji umożliwiają dostosowanie sposobu wystawiania faktur okresowych do określonego modelu sprzedaży:

  • konfiguracja prosta, w której możemy na fakturze umieścić pojedynczą pozycję;
  • konfiguracja zaawansowana, w której, za pomocą wzorca faktury, możemy umieścić dowolną liczbę pozycji faktury.

5.  Wystawianie faktur okresowych

Faktury wystawia się w module Sprzedaż -> Faktura Okresowa. Wcześniej przygotowaną fakturę możesz wystawić klikając ikonkę Generuj Faktury Program księgowości online dla przedsiębiorstw - faktury okresowe po prawej stronie.

faktury masowe

Jeżeli ikonka Generuj Faktury nie pojawia się przy fakturze okresowej to oznacza, że faktura za bieżący okres została już wygenerowana. Ikona pojawi się, jeżeli bieżąca data będzie większa niż data w kolumnie Następna faktura. W szczególnych przypadkach datę tą można zmienić w ekranie Faktura Okresowa - konfiguracja.

Faktury czekające na wystawienie są zaznaczone kolorem pomarańczowym.

Po kliknięciu ikonki program pozwoli sprawdzić ilość generowanych faktur oraz opis, który zostanie umieszczony na każdej fakturze. Ekran ma postać:

Faktura okresowa - rozliczenie płatności masowych

UWAGI:

  • system księgowy mKsiegowa.pl nie wystawia faktury bez ingerencji użytkownika, a jedynie generuje faktury na podstawie zdefiniowanych schematów. Po kliknięciu ikony Generuj Faktury Program księgowości online dla przedsiębiorstw - faktury okresowe przy wybranej pozycji faktury zostaną wygenerowane dla danego klienta lub grupy klientów;
  • faktury mogą zostać skonfigurowane jako faktury VAT, rachunki nie zawierające podatku lub faktury pro-forma; konfiguracja zależy od ustawień grupy podatkowej wybranej w konfiguracji faktury okresowej;
  • dla faktur gotówkowych nie są generowane dokumenty płatności KP;

6.  Wyliczanie cen na fakturach

Podczas wystawiania faktur okresowych program oblicza ceny na fakturach dla poszczególnych klientów wg następującego algorytmu:

  1. cena jest pobierana z cennika ustawionego w kartotece klienta; program sprawdza, czy cennik posiada zapisaną cenę w walucie klienta dla pozycji kartoteki określonych w zamówieniu wzorcowym,
  2. jeżeli w cenniku cena nie jest ustawione program sprawdza, czy cennik bazowy (ustawiony w Ustawieniach ogólnych) posiada zapisaną cenę w walucie klienta,
  3. jeżeli klient ma zdefiniowaną walutę i cena w tej walucie nie została określona w cenniku, lecz jest wpisana w cenniku cena w PLN, wówczas program przeliczy cenę,
  4. jeżeli brak jest cen w cennikach, pobierana jest cena z zamówienia wzorcowego,
  5. program próbuje wyliczyć cenę z kosztu nabycia danego towaru po uwzględnieniu współczynnika w ustawieniach ogólnych.

7.  Drukowanie i wysyłka emailem

Po wystawieniu, program księgowy online mKsiegowa.pl zaproponuje wydrukowanie, lub wysłanie wygenerowanych faktur emailem do klientów.

faktury masowe

Kliknij najpierw na link Drukowanie faktur okresowych, aby sprawdzić, czy utworzyły się poprawnie. Potem kliknij na link Wysyłanie Emailem faktur okresowych. Wszystkie faktury zostaną wysłane na adresy email klientów.

Format wydruku faktury może mieć 2 postacie:


8.  Dopisek na fakturze

Program tworzy na każdej fakturze, w polu Uwagi dopisek składający się z:

  • stałego tekstu ustawianego dla każdego klienta
  • oznaczenie okresu w nawiasach

W kartotece klienta można ustawić stały tekst dla każdego klienta:

faktury masowe

W module Ustawienia -> Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej można wprowadzić domyślny tekst dla nowo tworzonych klientów.

ksiegowosc internetowa Follow @Twitter
Edytuj - Historia zmian - Wydrukuj - Ostatnie zmiany
Data ostatniej modyfikacji: 17.08.2017, 11:40