Ostatnie zmiany
program księgowy na g+ program księgowy na facebook program księgowy na Twitter program księgowy na YouTube

Księgowość

Inne moduły

Ustawienia

edycja

Kartoteka Klientów

Kartoteki kontrahentów w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl

Kartoteka Klientów pozwala w programie księgowym online mKsiegowa.pl na wprowadzanie danych klientów lub odbiorców. W jednym miejscu można również mieć podgląd do:

Kartoteka jest używana przede wszystkim w dokumentach:


1.  Kartoteka klientów - sposób obsługi

Aby znaleźć Kartotekę Klientów przejdź do modułu Sprzedaż -> Klienci Dodawanie/Edycja.

Sposób organizacji kartoteki klientów przedstawia rysunek:

Program pełnej księgowości online - kartoteka klientów
Program pełnej księgowości online - kartoteka klientów Uwagi:
  • W programie można wyłączyć korzystanie z oddziałów klientów. Aby włączyć lub wyłączyć tą funkcję skontaktuj się z nami.
  • Jeżeli obsługa oddziałów jest włączona, każdy Klient musi mieć zdefiniowany przynajmniej 1 oddział. Podczas tworzenia nowego klienta program automatycznie dopisuje pierwszy oddział jako siedziba główna.
  • Jeżeli w rozwijanej liście nie ma żadnego klienta mimo, że wcześniej zostali wprowadzeni do kartoteki, to oznacza że w module Ustawienia -> Ustawienia ogólne zostało skonfigurowany Wybór klientów przez wyszukiwanie. Konfiguracja taka ułatwia wyszukiwanie klienta według fragmentu nazwy.
  • W programie mKsiegowa.pl zamiennie używamy słowa Odbiorca, Nabywca i Klient. Ponadto w niektórych wersjach programu słowa te są używane zamiennie w menu programu.

2.  Wprowadzanie nowych klientów

Aby wprowadzić nowego klienta należy w polu Wybierz klienta ustawić pozycję Nowy klient. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć klawisz Dodaj nowego klienta na dole strony.

Program pełnej księgowości online - kartoteka klientów

Przy pomocy ikonki można wyszukać kontrahenta w bazie KRS:

  • wpisać numer NIP w polu
  • kliknąć ikonkę (jeżeli serwer KRS jest obciążony, może zachodzić potrzeba kliknięcia ikonki dwukrotnie)

3.  Istotne parametry podczas tworzenia nowej pozycji kartoteki

  • Nazwa Klienta - pole nie może być puste i może zawierać max. 80 znaków.
  • Skrócona Nazwa Klienta - pole używane jest jako identyfikator klienta w programie. Musi być wypełnione i konieczna jest unikalna nazwa.
  • Adres główny - pole może zawierać kilka wierszy tekstu.
  • NIP/PESEL - program weryfikuje, czy wpisany ciąg znaków powtarza się w kartotece; przed weryfikacją program usuwa znaki nie będące literami, czy cyframi; przy zapisywaniu nowego klienta można pobrać nazwę i adres klienta z bazy GUS na podstawie numeru NIP; można też zweryfikować numer NIP w europejskiej bazie VIES;
  • Waluta klienta - wybór waluty pozwala wystawiać dokumenty w tej walucie.
  • Grupa Sprzedaży.
  • Cennik Sprzedaży - wybrany cennik będzie używany do wystawiania dokumentów. W szczególności parametr netto/brutto wybranego cennika będzie używany w fakturach VAT do odpowiedniego sposobu obliczania podatku VAT. Domyślny cennik dla nowych klientów można ustawić w ramach Grupy Sprzedaży.
  • Upust Procentowy - domyślny upust używany podczas wystawiania faktur sprzedaży; Wartość domyślną możesz ustawić w ramach Grupy Sprzedaży.
  • Warunki płatności - wybór z listy wcześniej zdefiniowanych warunków płatności.
  • Ocena Klienta - wybrany ze słownika Typy zdolności kredytowej.
  • Sprzedawca - ze słownika Sprzedawcy. W raportach jest możliwość drukowania sprzedaży z podsumowaniem każdego sprzedawcy -> Wydruk Sprzedawcy.
  • Rejon Sprzedaży - ze słownika Rejony Sprzedaży. W raportach jest możliwość drukowania sprzedaży z podsumowaniem każdego rejonu -> Zestawienie Danych Klientów.
  • Magazyn Domyślny - magazyn, który jest używany podczas wystawiania faktur sprzedaży; wartość domyślną dla nowo tworzonych klientów można ustawić w Ustawieniach systemowych i księgi głównej.
  • Grupa Podatkowa - ustawienie istotne z punktu widzenia sposobu księgowania podatków z dokumentów wystawionych dla kontrahenta.
  • Incoterms - domyślne warunki sprzedaży dla tego kontrahenta, wg Międzynarodowych Reguł Handlu; pole Incoterms jest używane na fakturach sprzedaży; pole może być dla niektórych abonamentów wyłączone; prosimy o kontakt z administratorem, aby je włączyć

4.  Konfiguracja księgowania faktur sprzedaży

W części ekranu o nazwie Konta KG określa się konta dla automatycznego księgowania faktur sprzedaży:

  • Konto Upustów (Sprzedaż) - konto, na które księgowane są upusty udzielane na fakturach sprzedaży; ustaw wartość Brak, jeżeli nie chcesz księgować upustów na osobnym koncie - w takim przypadku program zaksięguje na konto sprzedaży wartość sprzedaży pomniejszoną o upust;
  • Konto Należności - konto, na które będą księgowane należności wynikające z wystawionych faktur sprzedaży. Dla każdego kontrahenta rozrachunkowe konta analityczne są tworzone na zasadzie:
    xxx-nnnnn
    gdzie:
    • xxx - numer przypisanego konta rozrachunkowego
    • nnnnn - wewnętrzny numer klienta w programie
  • Konto Sprzedaży - konto, na które będą księgowane przychody z faktur sprzedaży; ustawienie działa następująco dla każdego klienta:
    • jeżeli ustawiona wartość to Używaj Kont wg Towarów, wówczas program podczas dekretacji sprzedaży używa konta sprzedaży określonego w kartotece dla każdej pozycji wprowadzonej na fakturze
    • jeżeli ustawione zostanie konkretne konto z księgi głównej, wówczas program użyje tego konta do księgowania przychodu, niezależnie od ustawień w kartotece towarowej

Szczegóły w opisie konfiguracji automatycznego księgowania.

Uwaga: Pole Konto Sprzedaży od wersji 3.0.0 programu jest domyślnie ustawione na wartość Używaj Kont wg Towarów. Oznacza to, że dekretacja faktur sprzedaży odbywa się według ustawień w kartotece towarowej. Jeżeli istnieje konieczność ustawienia stałego konta dla każdego klienta, prosimy o kontakt z administratorem w celu odblokowania pola Konto Sprzedaży.


5.  Faktura po angielsku

Drukowanie faktur dla klienta w języku obcym można ustawić na dole ekranu:

Program pełnej księgowości online - kartoteka klientów

Pole Język raportów pozwala wybrać język, w którym drukowane są dokumenty dla klienta (w tym faktury sprzedaży).

Faktura po angielsku krok po kroku.


6.  Kontakty

Zakładka Kontakty zostaje uaktywniona, po wpisaniu nowego klienta do kartoteki. Zakładka uaktywnia się również po wybraniu wcześniej wpisanego klienta. W zakładce można dodawać dane osób kontaktowych lub modyfikować istniejące dane.

Pierwsza osoba kontaktowa zostaje dodana na podstawie danych w głównym ekranie klienta.

Aby modyfikować dane należy kliknąć ikonkę program księgowy online pojawiającą się w wierszu danego kontaktu. Można również dodać osoby kontaktowe klikając Dodaj Nowy u dołu ekranu.


7.  CRM - notatki i ToDo (rzeczy do zrobienia)

W zakładce CRM mamy dostęp do funkcjonalności:

  • dodawania notatek oraz ToDo,
  • definiowania statusów klientów i potencjalnych klientów.

8.  Podgląd transakcji i zamówień

W kartotece klienta dostępne są zakładki:

  • podglądu transakcji
  • podglądu zamówień (faktur pro-forma)
Program pełnej księgowości online - kartoteka klientów

9.  Firmy wielooddziałowe

Program pozwala łatwo obsługiwać firmy wielooddziałowe. Po dodaniu drugiego oddziału formatka kartoteki ulega zmianie. Aby dodawać i edytować oddziały skorzystaj z linku Klient ma kilka oddziałów. Kliknij aby edytować.

program księgowy online

10.  Konfiguracja faktury okresowej dla klienta

Faktura okresowa (zwana też fakturą masową, lub rekurencyjną) jest wygodnym sposobem automatyzacji procesu fakturowania. Można ją stosować w przypadku, gdy faktury są wystawiane klientom, w stałych okresach czasu.

Skorzystaj z opcji Dodaj fakturę okresową (dostępna tylko dla nowo tworzonych klientów):

faktury okresowe

W zakładce Faktury okresowe można sprawdzić listę skonfigurowanych faktur.

Faktury możesz wystawiać w module Sprzedaż -> Faktury okresowe.


11.  Indywidualne cenniki i upusty

Każdy klient może mieć zdefiniowane własne cenniki towarów i usług w zakładce Ceny. Ceny te są podpowiadane podczas wprowadzania dokumentów sprzedaży w walucie zgodnej z cennikiem.

faktury okresowe

W zakładce Upusty można określić wysokość upustu dla każdej kategorii towarowej.


12.  Import kartoteki klientów

Import kartoteki klientów z pliku w formacie tekstowym (CSV) można zrealizować za pomocą programu iMacros.


13.  Export kartoteki klientów

Export całej kartoteki do formatu Excel dostępny jest w Raporty Sprzedaży -> Export danych klientów

ksiegowosc internetowa Follow @Twitter
Edytuj - Historia zmian - Wydrukuj - Ostatnie zmiany
Data ostatniej modyfikacji: 11.07.2019, 21:36