Ostatnie zmiany
program księgowy na g+ program księgowy na facebook program księgowy na Twitter program księgowy na YouTube

Księgowość

Inne moduły

Ustawienia

edycja

Faktura Zakupu


Wprowadzenie

Faktury zakupu można wprowadzać w program księgowym online mKsiegowa.pl w:

Przy wprowadzaniu faktur zakupu program tworzy zapis typu Faktura Dostawcy w dzienniku księgowań. Opcji można używać zarówno do księgowania kosztów, jak i księgowania zakupu towarów i usług.

W przypadku zakupu towarów wprowadzenie faktury zakupu jest powiązane z przyjęciem towaru do magazynu. Program tworzy automatycznie dokument PZ do każdej faktury.

Koszty można również księgować bezpośrednio module Księgowość -> Wprowadzanie Dokumentów Księgowych bezpośrednio na konta księgowe (z pominięciem kartoteki towarowej).

szybkie wprowadzanie e-faktur zakupu w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl

Aby wprowadzać faktury kosztowe za pomocą opcji Faktury Zakupu należy wcześniej utworzyć w kartotece odpowiednie wzorce księgowe.

Film obok demonstruje sposób wprowadzenia faktury zakupu.


1.  Nagłówek faktury

Wprowadzanie faktury rozpoczynamy od wybrania podmiotu, z którym dokonana została transakcja, w polu Dostawca.

Aby dopisać nowego dostawcę do kartoteki można kliknąć klawisz F2 lub korzystając z ikonki e-faktura.

Dla podmiotów zagranicznych faktura zakupu jest wprowadzana w walucie określonej w kartotece Dostawcy. Wówczas pojawia się wiersz Kurs Wymiany. Kursy Wymiany zapisują się automatycznie w programie na podstawie średniego kursu NBP. Można je zobaczyć i modyfikować w module Księgowość, funkcją Kursy wymiany.

Księgowanie faktur od podmiotów zagranicznych następuje zgodnie z zasadami obowiązującymi dla Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT) lub importu usług (tzw. faktura wewnętrzna).

Kliknięcie na kwotę Aktualny kredyt otwiera okno prezentujące listę wszystkich transakcji z wybranym kontrahentem.

Numer ewidencyjny jest wewnętrznym numerem faktury w systemie. Program generuje numer automatycznie. Możemy tworzyć kilka ciągów numeracyjnych faktur zakupu (typu Faktura Dostawcy). Sposób definiowania ciągów jest opisany w Ustawieniach numeracji.

Zarządzanie zakupami w internecie Uwaga:
W przypadku, gdy w trakcie zakończenia wprowadzania faktury program wyświetla komunikat, że numer ewidencyjny został już wcześniej użyty, wówczas trzeba wpisać inny numer.

Pole Identyfikator Dostawcy pozwala na wprowadzenie numeru faktury nadanego przez dostawcę.

1.1  Daty dostępne przy wprowadzaniu faktury

W magłówku dokumentu wprowadzamy:

  • Data Wystawienia – oznacza dzień, w którym wystawiono fakturę;
  • Data Otrzymania – dzień otrzymania faktury; z tą datą faktura zostanie zapisana do Rejestru VAT Zakupu;
  • Data Zakupu - dzień, w którym towar lub usługa została zakupiona; z tą datą dokument zostanie zaksięgowany;
  • Data Płatności – data płatności faktury;
księgowanie faktur zakupu

1.2  Zapis do rejestru VAT w innym okresie

Faktura może zostać zapisana do rejestru VAT w innym okresie, niż data księgowania (data zakupu). W takiej sytuacji zapisy w tym okresie mogę się nie bilansować. Aby tego uniknąć, program pozwala na księgowanie za pomocą konta rozliczeń międzyokresowych VAT naliczonego. W dalszej części opisujemy sposób księgowania przy zastosowaniu konta rozliczeń międzyokresowych VAT naliczonego.

1.3  Wybór magazynu dostawy

W kolejnej kolumnie wpisuje się następujące informacje:

  • Przyjęto Do pozwala wybrać magazyn, do którego przyjęto towary. W przypadku Usług lub Wzorców księgowych pole można zignorować.
  • W polu Dostawa do pojawia się adres magazynu (o ile został wpisany w ustawieniach magazynu)

Uwaga pola są niewidoczne, jeżeli abonament nie zawiera modułu gospodarki magazynowej. Prosimy o kontakt, aby włączyć moduł.


2.  Zawartość faktury

Poniżej, w polu Pozycje Dokumentu wybieramy towary, usługi, wzorce księgowe, według oryginalnej faktury. Pozycje wybieramy z kartoteki za pomocą kodu lub z rozwijanej listy. Po określeniu ilości oraz ceny, klikamy na Dodaj Pozycję z prawej strony.

Sposób wyszukiwania towarów możemy ustawić w Ustawieniach ogólnych:

  • jeżeli opcja Wybór towarów przez wyszukiwanie jest nie zaznaczona, wówczas wyszukujemy pozycje kartoteki według kodu wpisanego w polu Kod;
  • jeżeli opcja Wybór towarów przez wyszukiwanie jest zaznaczona, wówczas możemy również wyszukiwać pozycje kartoteki według fragmentu nazwy; należy w polu Kod wpisać fragment nazwy i nacisnąć klawisz Enter; w polu Nazwa pojawi się lista pozycji zawierających wyszukiwany fragment w nazwie;
księgowanie faktur zakupu

Przydatne informacje

Możesz łatwo dopisać pozycję kartoteki naciskając klawisz F4 lub klikając ikonkę księgowanie faktur zakupu w mKsiegowa.pl

Porgram podpowiada ostatnio wprowadzoną (lub wcześniej ustawioną dla danego dostawcy) cenę zakupu.

W dowolnym momencie można modyfikować wprowadzone wcześniej pozycje. W tym celu należy kliknąć ikonkę Zarządzanie zakupami w internecie - modyfikacja faktury po prawej stronie wybranego wiersza.

VAT z faktury zakupu może być naliczony w całości lub w odpowiedniej proporcji. Wartość współczynnika udziału sprzedaży opodatkowanej VAT w sprzedaży ogółem można ustawić w ustawieniach Roku podatkowego. Zobacz sposób odliczenia VAT wg proporcji.


3.  Stopka dokumentu

W dolnej części dokumentu możemy wybrać sposób płatności.

Dla dostawców, którzy mają zdefiniowany sposób płatności gotówką można zarejestrować zapłatę za fakturę przez kasę (należy wybrać odpowiednią kasę) lub, w przypadku wybrania płatności opóźnionej, płatność można zarejestrować później. Płatności opóźnione rejestruje się w module Zakupy -> Wprowadzanie płatności dla Dostawców.

Jeżeli zaznaczona została płatność przez kasę lub konto typu Zaliczki pracownicze, wówczas program pozwoli na automatyczne wygenerowanie i zaksięgowanie dokumentu płatności za fakturę. W tym celu trzeba w polu Generuj KW automatycznie wybrać Tak. Przeczytaj osobny artykuł pt. Rozliczanie faktur zakupu zapłaconych zaliczką.

Checkbox może być domyślnie zaznaczony w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej, w polu Wprowadzanie KW przy przyjęciu faktury gotówkowej.

Program fakturowania w internecie Uwagi:

4.  Faktura zakupu w walucie obcej

Jeżeli Dostawca ma w kartotece zdefiniowaną walutę inną niż PLN, program pozwala wprowadzić fakturę w walucie dostawcy.

Po wybraniu dostawcy, na ekranie pojawiają się dodatkowe pola:

faktura zakupu w walucie
  • w polu Kurs Wymiany pojawia się kurs z tabeli kursów
  • jeżeli kurs jest niedostępny w tabeli, program próbuje połączyć się do serwera NBP i pobrać kurs; pobrany kurs można zmieniać, w zależności od potrzeb;
  • w polu Data Kurs Wymiany wyświetlana jest data, z jaką kurs jest pobierany; program przyjmuje datę na dzień wcześniej niż Data Otrzymania


5.  Sposób księgowania faktur zakupu

Do każdej, wprowadzonej faktury zakupu generowany jest dokument w dzienniku księgowym typu Faktura Dostawcy.

Po zapisaniu faktury do dziennika program utworzy następujące zapisy:

  • zapis w dzienniku księgowań z datą określoną w polu Data Zakupu
  • zapis do rejestru VAT (opis w kolejnym rozdziale)

Schemat księgowania przy wprowadzeniu pozycji z kartoteki towarowej typu Usługa podany jest poniżej. Typ Usługa stosujemy do księgowania kosztów (wzorce księgowe) oraz do zakupu usług.

Nazwa konto księgowegoGdzie je można ustawićStrona
Konto ZobowiązańDostawcyMa
Konto ZakupówKartoteka towarowaWinien

Schemat księgowania przy wprowadzeniu pozycji z kartoteki towarowej typu Towar jest następujący:

Nazwa konto księgowegoGdzie je można ustawićStrona
Konto ZobowiązańDostawcyMa
Konto rozliczeniowe zakupówUstawienia Systemowe i Księgi GłównejWinien

Jeżeli w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej w polu Konto rozliczeniowe zakupów wybierzesz wartość Brak księgowań przy przyjęciu towarów, wtedy schemat księgowania będzie następujący:

Nazwa konto księgowegoGdzie je można ustawićStrona
Konto ZobowiązańDostawcyMa
Konto MagazynoweKartotekaWinien

Dodatkowo, program tworzy automatyczny dokument PZ i księguje go według ustawień opisanych w tym artykule: księgowanie PZ.

Program fakturowania w internecie Uwagi:
  • Konto zakupu w kartotece dostawców powinno być ustawione na Użyj Konta Magazynowego/Kosztów dla Towaru
  • Jeżeli Dostawca ma ustawioną Grupę podatkową na Klienci krajowi (lub podobne) oraz podatek VAT jest w programie skonfigurowany, wówczas podatek VAT jest księgowany na odpowiednim koncie po stronie Winien
  • Jeżeli skonfigurowane są księgowania równoległe, wówczas będą dołączone do dokumentu księgowego

Przykładowe ustawienie księgowania faktury zakupu:


6.  Zapis do rejestru i deklaracji VAT

Jeżeli program jest skonfigurowany do obsługi podatku VAT, faktury zakupu zostają zapisane do rejestru VAT.

Sposób zapisu do rejestru następuje w zależności od ustawień pozycji faktury w kartotece oraz ustawień dostawcy. Istotne są ustawienia:

  • stawki VAT,
  • kategorii VAT
  • grupy podatkowej dostawcy.

Przygotowaliśmy tabelkę z podstawowymi zasadami zapisu faktury do rejestru VAT.

6.1  Data zapisu w rejestrze VAT

Zapis do rejestru VAT następuje z datą określoną w polu:

  • Data Otrzymania, jeżeli w Ustawieniach systemowych i Księgi Głównej pole Konto rozliczeń międzyokresowych VAT naliczonego jest nie używane
  • Data rozliczenia VAT, jeżeli pole Konto rozliczeń międzyokresowych VAT naliczonego ma ustawione konto

Data rozliczenia VAT może dotyczyć innego okresu rozliczeniowego VAT niż data księgowania faktury (data zakupu).

6.2  Podgląd rejestru VAT

Szybki podgląd dokumentów w rejestrze VAT: Podgląd rejestru zakupów VAT.

6.3  Rozliczenie VAT naliczonego współczynnikiem

Wartość podatku naliczonego zależy również od współczynnika udziału sprzedaży opodatkowanej VAT w sprzedaży ogółem. Zobacz sposób odliczenia VAT wg proporcji.

6.4  Częściowe odliczenie VAT

W przypadku, gdy przysługuje Twojej firmie częściowe odliczenie VAT, program pozwala na konfigurację odpowiedniej kategorii VAT = Podlegające częściowemy odliczeniu.

6.5  Podstawy prawne

Aktualnie obowiązujące zasady odliczenia VAT opisujemy w poradniku.


7.  Odwrotne obciążenie

W związku z przepisami umożliwiającymi rozliczanie się nabywcy z podatku VAT program umożliwia wprowadzanie zakupu z odwrotnym obciążeniem.


8.  Sposób księgowania faktur zapłaconych z zaliczki

Dla faktur zapłaconych z zaliczki ustawienia są następujące:

  • w polu Sposób Płatności wybieramy konto rozliczeniowe typu Zaliczki pracownicze
  • w polu Generuj KW automatycznie wybieramy Tak

Księgowanie nastąpi za pomocą 2 dokumentów (pomijamy ewentualny VAT, który może zostać zaksięgowany na dokumencie typu Faktura Dostawcy, w zależności od ustawień w kartotece towarowej):

  1. Księgowanie faktury (dokument księgowy typu Faktura Dostawcy):
Nazwa konto księgowegoGdzie je można ustawićStrona
Konto ZobowiązańDostawcyMa
Konto kosztów (usługa) lub rozliczenia zakupu (towar)Kartoteka towarowa lub Ustawienia Systemowe i Księgi GłównejWinien
  1. Księgowanie płatności za fakturę (dokument księgowy typu Płatność dla Dostawcy):
Nazwa konto księgowegoGdzie je można ustawićStrona
Konto ZobowiązańDostawcyWinien
Konto Zaliczki pracowniczej lub kasyKonta Rozliczeniowe - KonfiguracjaMa

Faktura zostaje jednocześnie rozliczona wprowadzoną zapłatą.


9.  Elektroniczne archiwum

W przypadku wykupienia abonamentu z dodatkową opcją archiwum elektronicznego, po wprowadzeniu dokumentu, w dodatkowym menu pojawi się pozycja Dodaj załącznik.

Załącznik można wyświetlić w ekranie podglądu księgowania dokumentu; najłatwiej jest zobaczyć załącznik poprzez Dziennik Księgowań lub Przegląd Transakcji Dostawcy.

Przeglądanie i dodawanie załączników jest również dostępne w module Ustawienia -> Dokumenty księgowe - dodawanie kopii dokumentów źródłowych.


10.  Import dokumentów. API.

Import faktur zakupu z pliku w formacie tekstowym (CSV) można zrealizować na kilka sposobów (API):

Nie wszystkie metody są dostępne na ekranie - prosimy o kontakt w przypadku, gdyby funkcja importu nie była widoczna.


11.  Często zadawane pytania


12.  Poradnik księgowy

{#============================================== EN ===========================================================#}

ksiegowosc internetowa Follow @Twitter
Edytuj - Historia zmian - Wydrukuj - Ostatnie zmiany
Data ostatniej modyfikacji: 06.03.2018, 19:41