Ostatnie zmiany
program księgowy na g+ program księgowy na facebook program księgowy na Twitter program księgowy na YouTube

Księgowość

Inne moduły

Ustawienia

edycja

Faktura Sprzedaży (e-faktura)

faktura elektroniczna w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl

Program księgowy online mKsiegowa.pl posiada szereg wbudowanych funkcjonalności związanych ze sprzedażą: oferty online, e-faktury, rozrachunki online z klientami i wiele innych. Wprowadzanie e-faktur dostępne jest w modułach Księgowość oraz Sprzedaż.

Dodatkowo, program tworzy automatycznie dokument WZ do każdej faktury.

Zamieszczony obok film instruktażowy demonstruje sposób wprowadzenia e-faktury.


1.  Rodzaje faktur sprzedaży

Fakturę sprzedaży można wprowadzić na kilka sposobów:

  • wystawić fakturę bezpośrednio poprzez pozycję menu Faktura VAT Sprzedaży (lub Rachunek w wersji dla stowarzyszeń)
  • wprowadzić dokument WZ, a następnie fakturę na podstawie tego dokumentu
  • wystawić fakturę do wcześniej wprowadzonego WZ używając pozycji menu Faktura VAT do WZ
  • wystawić fakturę wg wcześniej przygotowanego szablonu używając pozycji menu Faktura VAT do Zamówienia Wzorcowego
  • w szczególności faktury można również księgować jako zwykłe dokumenty księgowe (chociaż nie zalecamy takiego rozwiązania)

Poniższy opis dotyczy wprowadzania faktury sprzedaży bezpośrednio z menu. W tym przypadku dokument WZ zostanie przez program wygenerowany automatycznie:

  • jako dokument Wydania z magazynu dla towarów i produktów
  • jako dokument potwierdzający wykonanie usługi o nazwie Wydanie - WZ przy sprzedaży usług

Każda faktura posiada w programie odpowiedni dokument zamówienia. Dokument ten zawiera dane dotyczące dostawy (np. miejsce dostawy), które jest używane m.in. przy drukowaniu faktury sprzedaży. Jeżeli dokument zamówienia lub faktura pro-forma nie jest wystawiona, wówczas program zapisuje ją automatycznie.


2.  Konfiguracja punktu sprzedaży (POS)

Program pozwala na ustawienie niektórych domyślnych parametrów dla każdego stanowiska wystawiania faktur (innymi słowy - dla każdego zalogowanego użytkownika):

  • domyślny magazyn, z którego następuje sprzedaż towarów (tylko dla płatności gotówkowych),
  • domyślne Konto gotówkowe w przypadku wybrania Warunków Płatności = Gotówka
  • zezwolenie, aby użytkownik miał dostęp do sposobów płatności:
    • tylko gotówka
    • płatności opóźnione (przelew)
  • domyślny ciąg numeracji faktur

Ustawienia punktu sprzedaży wykonasz w 2 krokach:

Przydatne informacje

Możesz łatwo dopisać kontrahenta naciskając klawisz F2


3.  Nagłówek faktury

W nagłówku faktury, w polu Nabywca wybieramy podmiot, z którym dokonujemy transakcji. Jeżeli podmiotu nie ma na rozwijanej liście lub chcemy zmienić dane nabywcy, wówczas możemy to zrobić naciskając klawisz F2 lub klikając na ikonkę e-faktura.

W programie można wyłączyć korzystanie z oddziałów klientów. Aby włączyć lub wyłączyć tą funkcję skontaktuj się z nami.
e-faktura w mKsięgowej

Pojawia się wówczas nowe okno programu. Standardowo, w tym oknie wyświetlony jest klient, który wcześniej był wybrany z listy. Aby dodać klienta wówczas w rozwijanej liście wybierz pierwszą pozycję u góry Nowy Klient. Dla każdego nowego klienta program wymaga utworzenie co najmniej jednego oddziału. Pierwszy oddział zostanie utworzony automatycznie.

Edycja klientów oraz oddziałów jest dostępna też w module Sprzedaż:

Klienci Dodawanie/Edycja

Oddziały Klientów

Jeśli kontrahent ma ustawioną inną walutę niż PLN, pojawia się na ekranie symbol waluty oraz aktualnie wpisany w systemie Kurs Wymiany. Kursy Wymiany są zapisywane w programie automatycznie i można je przeglądać w module Księgowość -> Kursy Wymiany.

Więcej na temat wystawiania faktury w walucie obcej.

W nagłówku mamy podgląd w Aktualny kredyt. Kliknięcie na kwotę przekierowuje do ekranu prezentującego wcześniejsze transakcje z danym podmiotem.

3.1  Numeracja faktur

Numer ewidencyjny jest wewnętrznym numerem dokumentu w systemie, a zarazem numerem faktury. Program generuje numer automatycznie na podstawie ostatniego numeru zapisanego w ustawieniach numeracji - typ = Faktura Sprzedaży.

Możemy tworzyć kilka ciągów numeracyjnych faktur sprzedaży. Sposób definiowania ciągów jest opisany w Ustawieniach numeracji. W szczególności można tworzyć numerację wg miesięcy.

Jeżeli wcześniej faktura została wykasowana, i chcemy użyć ponownie numeru tej faktury, program pozwala na wyszukanie "dziur" w numeracji za pomocą kombinacji klawiszy Alt-R.

Uwaga: istnieje możliwość dodania dodatkowego pola na numer faktury w przypadku, gdy faktury są wystawiane w innym programie. Prosimy o kontakt z nami jeżeli takie pole jest potrzebne.

3.2  Incoterms

Jeżeli w programie prowadzona jest gospodarka magazynowa, na ekranie faktury można wybrać sposób dostawy Incoterms (Międzynarodowe Reguły Handlu). Dostępne opcje w programie (wg Incoterms 2010):

  • CFR Cost and Freight
  • CΙF Cost Insurance and Freight
  • CΙΡ Carriage and Insurance Paid
  • CΡΤ Carriage Paid to
  • DAP Delivered At Place
  • DDU Delivered Duty Unpaid
  • DDΡ Delivered Duty Paid
  • DΑF Delivered at Frontier
  • DΕQ Delivered ex Quay
  • DΕS Delivered ex Ship
  • FCΑ Free Carrier
  • FΑS Free Alongside Ship
  • FΟΒ Free on Board
  • ΕΧW Ex Warehouse

3.3  Intrastat

Dla faktur WDT (klient należy do grupy podatkowej Kontrahent UE) program pozwala na wprowadzenie klasyfikacji Intrastat. Intrastat to system informacji statystycznej dotyczącej wywozów i przywozów towarów wspólnotowych, nie będących przedmiotem zgłoszenia celnego.

Pole Intrastat jest dostępny tylko, jeżeli w programie prowadzona jest gospodarka magazynowa.

3.4  Warunki płatności, cennik, aktualny kredyt

Dalej określamy warunki płatności:

  • początkowo wyświetlone są domyślne warunki płatności zapisane dla tego kontrahenta,
  • lista dozwolonych warunków płatności może być ograniczona dla każdego użytkownika poprzez ustawienia punktu sprzedaży.

W nagłówku możesz wybrać cennik.

W polu Aktualny kredyt program prezentuje aktualne zadłużenie klienta pomniejszone o przyznany w kartotece klienta kredyt. Link prowadzi do ekranu pokazującego wszystkie nieuregulowane faktury.

3.5  Daty na fakturze sprzedaży

Program udostępnia kilka dat, które mają różne znaczenie:

  • Data Wystawienia - data wystawienia faktury
  • Data Dostawy lub Usługi - data realizacji dostawy towarów lub usługi; z tą datą faktura jest zapisywana do dziennika;
  • Data rozliczenia VAT - pole pojawia się tylko, gdy Konto rozliczeń międzyokresowych VAT należnego jest ustawione; w polu można określić do jakiego okresu VAT faktura zostanie zapisana;

Sposób zapisu faktur w rejestrze VAT sprzedaży zależy więc od konfiguracji programu.

3.6  Uwagi

  • faktury można wprowadzać tylko w ramach wybranego roku podatkowego; rok podatkowy ustawia się w module Ustawienia -> Ustawienia Ogólne
  • data wystawienia faktury musi być większa niż określona w Zamykaniu Dziennika

4.  Zawartość faktury

Poniżej, w sekcji Pozycje Faktury, wybieramy towary lub usługi wcześniej przygotowane w kartotece. Pozycje wybieramy za pomocą kodu lub z rozwijanej listy. Po określeniu ilości oraz ceny, klikamy na Dodaj Pozycję z prawej strony.

e-faktura dla przedsiębiorstw

Wprowadzone wcześniej pozycje można zmieniać. W tym celu kliknij ikonkę Program fakturowania w internecie - modyfikacja efaktury po prawej stronie wybranego wiersza.

e-faktura dla przedsiębiorstw

Pozycje używane na fakturze możemy definiować w:

Uwaga: towary i produkty są zdejmowane z magazynu po wystawieniu faktury. Program umożliwia również konfigurację, aby na jednej fakturze sprzedawać towary i produkty z różnych magazynów. Prosimy o kontakt, jeżeli taka konfiguracja jest Ci potrzebna.


5.  Alternatywne jednostki miary

W zakładce Jedn.miary w kartotece towarowej można zdefiniować dodatkowe jednostki miary. Jeżeli dla towaru zdefiniowane zostały dodatkowe jednostki miary, lista wyboru tych jednostek pojawia się podczas wystawiania faktury sprzedaży w odpowiednim polu. Program przelicza ilość w alternatywnej jednostce miary na podstawową.


5.1  Opłata za dostawę

Kwota wpisana w polu Opłata za dostawę księgowana jest na Konto Rozliczeniowe Transportu ustawione w Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej.


6.  Ceny sprzedaży

Program posiada duże możliwości obliczania cen sprzedaży, definiowania cenników oraz indywidualnych upustów.


6.1  Cenniki

W module Towary i Magazyny -> Ceny Sprzedaży można definiować cenniki. W nagłówku faktury możesz wybrać cennik. Jeżeli w wybranym cenniku jest zapisana cena dla towaru lub usługi wpisanej na fakturze, wówczas program proponuje cenę z cennika.

Uwaga: po wybraniu pozycji na fakturze i w przypadku zmiany kontrahenta ceny są zerowane z uwagi na to, że dla innego kontrahenta ceny mogą być inne.


6.2  Obliczanie ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu

Algorytm obliczania jest następujący:

  • cena sprzedaży jest obliczana na podstawie ceny zakupu, jeżeli brak jest zdefiniowanej ceny sprzedaży w cenniku
  • do obliczeń brana jest średnia cena zakupu
  • w module Ustawienia ogólne można określić sposób obliczania ceny sprzedaży:
    • kalkulacja doliczeniowa ("od sta") - cena obliczana jest wg wzoru: cena zakupu * (100% + narzut)
    • kalkulacja na podstawie marży ("w stu") - cena obliczana jest wg wzoru: cena zakupu * (1 + narzut/(100%-narzut))

Narzut może składać się z 2 elementów:

Więcej informacji w artykule na temat wyliczania cen sprzedaży.


6.3  Upust procentowy na fakturze

Domyślny upust danego klienta może zostać ustawiony w kartotece.

Podczas tworzenia nowych klientów można stosować domyślny upust dla danej grupy klientów.

Ponadto każda grupa klientów może mieć zdefiniowany indywidualny upust dla dane kategorii towarowej.


6.4  Upust kwotowy na fakturze

Przy odpowiedniej konfiguracji programu można również stosować upusty kwotowe na fakturach:

  • możliwość wprowadzania upustów kwotowych ustawia administrator programu
  • należy zdefiniować osobną pozycję kartoteki dla upustów kwotowych (np. o nazwie rabat)
  • wprowadzić na fakturze pozycję ze znakiem ujemnym

7.  Podgląd ilości towaru

W selektorze towarów można włączyć podgląd ilości towaru w wybranym magazynie.


8.  Stopka faktury

W dolnej części, w polu Szczegóły dostawy możemy wybrać adres dostawy i szereg innych szczegółów. Lista pól może różnić się w zależności od wybranego abonamentu.

Płatności opóźnione (z rachunków bankowych) rejestruje się w module Sprzedaż -> Płatności Klienta.


9.  Płatności ratalne

Jeżeli płatność za fakturę jest opóźniona (Warunki płatności) program pozwala na określenie w stopce do 4 rat płatności:

W polach Rata 1 - 3 można określić kwotę za każdą ratę. Pozostała część stanowi ratę 4.

Raty zostają umieszczone na wydruku faktury w osobnej tabelce.


10.  Co jeszcze można określić w stopce faktury?

Jeżeli w nagłówku zaznaczona została płatność gotówkowa, wówczas program pozwala na automatyczne wygenerowanie i zaksięgowanie odpowiedniego dokumentu płatności za fakturę. W tym celu trzeba zaznaczyć checkbox przy Generuj KP automatycznie. Checkbox może być domyślnie zaznaczony w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej, w polu Wprowadzanie KP przy przyjęciu faktury gotówkowej.

W stopce można również:

  • wybrać firmę przewozową z wpisanej listy firm transportowych;
  • wpisać koszt związany z wysyłką towarów; koszt ten można wyliczać w raportach sprzedaży;
  • wybrać numer rachunku bankowego. Numer ten zostanie umieszczony na wydruku faktury. W pierwszej pozycji pojawia się numer przypisany do kontrahenta w kartotece.

Na koniec kliknij klawisz Dodaj fakturę u dołu ekranu.


11.  Wydruk faktury

Faktury można drukować z wielu miejsc w programie:

  • bezpośrednio po wystawieniu faktury w programie pojawia się ekran z linkiem do wydruku faktury
  • w ekranie Transakcje Klienta, Korekty pojawia się ikona wydruku przy każdej fakturze, po prawej stronie wiersza
  • w menu Raport Sprzedaży w module Sprzedaż można wydrukować fakturę pojedynczą lub cały zakres faktur; można wybrać do wydruku Oryginał, Kopia, Duplikat. Możesz wydrukować duplikat faktury

Wydruk faktury można łatwo skonfigurować w programie.

Po zakończeniu wprowadzania faktury można ją wysłać emailem do kontrahenta. Faktury wysyłane są jako załączniki w formacie PDF. Przeczytaj na temat konfiguracji wysyłania dokumentów emailem.


12.  Inne opcje dostępne po zapisaniu faktury

Zobacz wzory faktur używane w programie.


13.  Schemat księgowania faktur sprzedaży

Faktura sprzedaży jest księgowana natychmiast po jej wystawieniu według następującego schematu:

Nazwa konto księgowegoGdzie je można ustawićStrona
Konto NależnościOddziały KlientaWinien
Konto SprzedażyKartoteka towarowaMa
efaktura Uwagi:
  • Konto sprzedaży w kartotece oddziałów klientów powinno być ustawione na Użyj Konta wg Towarów
  • Jeżeli Klient ma ustawioną Grupę podatkową na Klienci krajowi (lub podobne) oraz podatek VAT jest w programie skonfigurowany, wówczas podatek VAT jest księgowany na odpowiednim koncie po stronie Ma.
  • Księgowania faktur sprzedaży można przeglądać w Dzienniku Księgowań. Typ dokumentu = Faktura Sprzedaży.
  • Księgowanie sumy określonej w polu Koszt Transportu następuje na konto ustawione w Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej w polu Konto Rozliczeniowe Kosztów Transportu.

Poniżej prezentujemy ustawienie księgowania faktury sprzedaży na przykładach dla sprzedaży:


14.  Zapis do rejestru VAT

Jeżeli program posiada skonfigurowaną obsługę podatku VAT, faktury sprzedaży są zapisywane w rejestrze sprzedaży VAT. Sposób zapisu zależy od ustawień grupy podatkowej kontrahenta oraz pozycji kartoteki używanych na fakturze. Szczegółowy opis sposobu zapisu faktur do rejestru i deklaracji VAT zamieściliśmy w tabeli.


15.  Zapłata za fakturę

Program zawiera pełną obsługę rozliczenia wystawionych faktur. Zapłaty mogą być rejestrowane z kasy gotówkowej, kont bankowych oraz innych kont rozliczeniowych (np. płatności elektroniczne). Możliwości rejestrowania zapłat i rozliczeń są następujące:

  • na fakturze jest opcja Generuj KP automatycznie przydatna przy zapłatach gotówkowych (opis powyżej);
  • w module Sprzedaż oraz Księgowość dostępna jest opcja Płatności Klienta, która służy do rejestrowania zapłat przelewem za faktury;
  • w module Księgowość dostępna jest również opcja Wpłaty; opcja ta jest polecana w przypadku, gdy rejestrujemy przelew, natomiast faktura nie została jeszcze wystawiona;
  • późniejsze "skojarzenie" zapłaty z fakturą można zrobić w Rozliczenie Płatności.

Więcej na temat rozrachunków. Na tej stronie wypisane są raporty pozwalające na przeglądanie stanu rozliczeń.


16.  Odwrotne Obciążenie

Program umożliwia wystawianie faktur z Odwrotnym obciążeniem.


17.  Elektroniczne archiwum

W przypadku wykupienia abonamentu z dodatkową opcją archiwum elektronicznego, po wprowadzeniu dokumentu, w dodatkowym menu pojawi się pozycja Dodaj załącznik.

Przeglądanie i dodawanie załączników jest również dostępne w module Ustawienia -> Dokumenty księgowe - dodawanie kopii dokumentów źródłowych.


18.  Link do płatności Paypal.com

W programie można skonfigurować na wydruku e-faktury (w pliku pdf wysyłanym do kontrahenta) link do serwisu płatności internetowych Paypal.com. Faktury z likiem do Paypal.com można drukować lub wysyłać emailem:


19.  Import dokumentów sprzedaży

Import faktur sprzedaży jest możliwy na kilka sposobów:

  • z plików w formacie tekstowym (CSV) za pomocą funkcji importu;
  • z pliku w formacie tekstowym (CSV) za pomocą makra iMacros;
  • z pliku w formacie JPK_VAT (w przygotowaniu).

20.  Często zadawane pytania


21.  Poradnik księgowy

ksiegowosc internetowa Follow @Twitter
Edytuj - Historia zmian - Wydrukuj - Ostatnie zmiany
Data ostatniej modyfikacji: 11.05.2018, 14:37