Na początek aspekty praktyczne. Jak wygląda analiza bieżącego (tzw. próbnego) bilansu i rachunku wyników?
Z punktu widzenia właściciela spółki najpierw interesuje nas bilans i rachunek wyników. Rachunek zysków i strat jest w większości przypadków pierwszym dokumentem poddawanym analizie. Chcemy mieć dane w miarę aktualne. Logując się do programu księgowości online oglądamy "jeszcze ciepłe" informacje o przychodach i kosztach. Dzieje się tak szczególnie w przypadku, gdy faktury wystawiane są bezpośrednio z programu do fakturowania online.
Na arkuszu wyników lub bilansie najczęściej naszą uwagę przyciąga jakiś szczegół i chcemy natychmiast wiedzieć z czego wynikają określone liczby. Przy współpracy z działem księgowym lub biurem rachunkowym w modelu tradycyjnym zadajemy pytanie, na które księgowi muszą odpowiedzieć. Łapiemy za telefon lub piszemy email, jeżeli jest już za późno.
Używając programu księgowego dostępnego przez internet odpowiedź możemy mieć od razu: klikamy na interesujące nas liczby i sprawdzamy z jakich składników są złożone. Następnie zagłębiamy się do kolejnego poziomu analitycznego, aż dojdziemy do poziomu poszczególnych dokumentów, które składają się na wynik.
Podejście takie jest zgodne z zasadą Pareto: wystarczy przeanalizować 20% właściwych danych, aby wyciągnąć 80% interesujących nas informacji.
Jeżeli dodam, że to wszystko możemy zrobić ze swojego iPada lub Androida o dowolnej porze dnia i nocy, czy trzeba lepiej uzasadniać tezę, że "księgowość w chmurze" zmienia sposób prowadzenia biznesu?
Z punktu widzenia nadzoru właścicielskiego nad firmą, takie rozwiązanie eliminuje konieczność prowadzenia podwójnej księgowości: jedna prowadzona przez księgowość na potrzeby urzędu skarbowego i druga prowadzona w Excelu na potrzeby zarządcze. Z takim modelem ciągle się spotykam.
Pamiętajmy, że międzynarodowe standardy księgowości (MSR) zmierzają w kierunku, aby nie rozdzielać księgowości sprawozdawczej od zarządczej.
Ważnym tematem z punktu widzenia nadzoru właścicielskiego może być możliwość bezpośredniego wglądu w nawiązane kontakty, złożone oferty, postęp realizacji zamówień, itp. To wszystko jest możliwe z mKsięgową. Bezpośredni wgląd w status poszczególnych ofert i zamówień stanowi uzupełnienie standingu firmy.
Zapraszam wszystkich zainteresowanych do kontaktu - zaprezentujemy jak to działa :-)
Tomasz Kozielski