Metoda ABC
Celem metody ABC jest szczegółowe określenie kosztów działalności, z uwzględnieniem:
- kosztów bezpośrednich
- kosztów pośrednich.
Jak podaje wikipedia, metoda ABC została zaprezentowana po raz pierwszy w 1987 roku przez profesorów: Kaplana, Coopera i Johnsona z uniwersytetu Harvarda w USA.
Program mKsiegowa.pl ułatwia wdrożenie metody ABC dzięki wbudowanym mechanizmom przekrojów oraz wzorców księgowych. Wzorce księgowania mają zastosowanie przede wszystkim do księgowania kosztów pośrednich na stałe centra kosztowe, jakimi są na przykład określone wydziały przedsiębiorstwa.
Mechanizm przekrojów jest idealny w przypadku, gdy koszty rozdziela się na przedsięwzięcia trwające w określonym okresie czasu, na przykład projekty lub zamówienia specyficzne dla danego klienta. Mechanizmem uzupełniającym, który ułatwia zarządzanie kosztami, jest budżetowanie. mKsiegowa.pl pozwala na wprowadzanie i raportowanie budżetów na poszczególne wydziały firmy.
Wdrożenie prostego systemu dystrybucji kosztów ABC składa się zasadniczo z następujących kroków:
- zdefiniowanie centrów kosztów
- stworzenie kont kosztowych w księdze głównej powiązanych z tymi centrami
- określenie sposobu podziału kosztów pośrednich na centra kosztowe
- skonfigurowanie programu mKsiegowa.pl w celu dostosowania do stworzonego schematu.
Konfiguracja programu przebiega w obszarze definiowania kont księgi głównej, wzorców księgowania oraz ewentualnie przekrojów
Porównanie tradycyjnego obliczania kosztów z metodą ABC
W metodzie tradycyjnej określamy wysokość kosztów pośrednich dla każdego produktu lub usługi. Metoda sprawdza się dobrze, jeżeli można łatwo rozłożyć koszty pośrednie równomiernie na wszystkie produkty lub usługi. W przypadku zróżnicowanej działalności tradycyjny sposób jest kłopotliwy. Określenie kosztów związanych z każdym rodzajem działalności jest istotne z punktu widzenia określania marży.
Tradycyjny sposób może prowadzić do niewłaściwych decyzji w firmie, ponieważ może nie uwzględniać pewnych narzutów.
Metoda ABC sprawdza się dobrze przy zróżnicowanej działalności. W metodzie ABC alokacja kosztów następuje do każdego rodzaju działalności, czy wręcz każdego realizowanego zlecenia. Koszty pośrednie są dystrybuowane na poszczególne rodzaje działalności według określonego klucza. Dobór właściwego klucza jest istotny i powinien być przeprowadzony po dokładnej analizie profilu przedsiębiorstwa. Na koszty pośrednie mogą składać się:
- koszty wydziałowe
- koszty sprzedaży i marketingu
- koszty zarządu
- koszty działu zakupów
Metoda ABC wymaga jednak określonych przedsięwzięć organizacyjnych, które zapewnią właściwą alokację kosztów. Mogą to być proste rozwiązania, w których zamówienia oraz faktury zakupu są oznaczane kodem centrów kosztowych. W bardziej zaawansowanych rozwiązaniach stosuje się oprogramowanie przepływu pracy (workflow) do zatwierdzania kosztów do każdego zakupu.
Schematy rozdziału kosztów pośrednich mogą obejmować rozwiązania typu:
- Arbitralne rozbicie kosztu na poszczególne centra kosztów
- Procentowy rozkład kosztów pośrednich według ustalonych procedur rozliczeniowych.