Kartoteka środków trwałych - wprowadzenie
Pozycje kartoteki środków trwałych definiujemy w module Środki Trwałe -> Kartoteka Środków Trwałych programu księgowego online mKsiegowa.pl
Kartoteka umożliwia ewidencję:
- środków trwałych
- wartości niematerialnych i prawnych
- wyposażenia
Sposób obsługi kartoteki
U góry formatki możesz wyszukać pozycję kartoteki przez wpisanie kodu w polu Wpisz kod aby wyszukać: (każdy środek trwały jest oznaczony unikalnym identyfikatorem). Program próbuje znaleźć kod zawierający wpisany ciąg znaków. Można też wyszukiwać pozycję kartoteki za pomocą listy wyboru.
Gdy znajdziesz poszukiwany środek trwały, możesz przejść do kolejnego pola klawiszem Tab. Wówczas na ekranie pojawią się wszystkie dane tej pozycji.Po zmodyfikowaniu danych należy kliknąć klawisz Aktualizacja danych u dołu strony.
Filtrowanie listy środków trwałych
Wyszukiwanie pozycji kartoteki działa w inny sposób, gdy w Ustawieniach Ogólnych opcja Wybór towarów przez filtrowanie listy jest zaznaczona.W polu Wpisz kod aby wyszukać: należy wpisać fragment nazwy oraz nacisnąć klawisz Enter. Program filtruje tylko te pozycje, których nazwy zawierają zadany ciąg znaków.
Należy zaznaczyć, że w normalnej wersji (opcja Wybór towarów przez filtrowanie list nie zaznaczona) program przeszukuje tylko kody środków trwałych, natomiast jeżeli opcja ta jest w zaznaczona, wówczas program przeszukuje również nazwy środków trwałych.
Poniższy rysunek obrazuje sposób filtrowania listy.
Rys.1 Wyszukiwanie pozycji kartoteki
Pola kartoteki
Program pozwala na rejestrację m.in.:
- kategorii
- jednostki miary
- Opis podlega edycji - jeżeli zaznaczone, można zmieniać opis pozycji na fakturze sprzedaży środka trwałego
- Klasa środka trwałego w ramach klasyfikacji KŚT
- metodę amortyzacji, stawkę i datę przyjęcia do ewidencji; zobacz sposób obliczania amortyzacji
- konta na które księgowana jest amortyzacja:
- Konto Sprzedaży - używane do księgowania dokumentu WT - wydania środka trwałego przy sprzedaży; sposób księgowania dokumentu jest opisany w opisie działania faktury sprzedaży środka trwałego
- Konto aktywów - konto analityczne ewidencji środków trwałych (zwykle z zespołu 0)
- Konto kosztów amortyzacji - na to konto księgowane są koszty amortyzacji środków trwałych
- Konto odpisów umorzeniowych - konto używane przy amortyzacji środków trwałych (strona Ma) oraz przy likwidacji/sprzedaży środka trwałego (strona Wn)
Podgląd transakcji i amortyzacji środka trwałego
W kartotece dostępne są zakładki umożliwiające podgląd dokonanych transakcji (zakup, sprzedaż) oraz amortyzacji środka trwałego.
Dodawanie nowego środka trwałego w kartotece
Jeżeli chcesz wprowadzić nowy środek trwały, wówczas w górnym wierszu, na liście wyboru, należy znaleźć pozycję (o ile się jeszcze nie wyświetla) Nowa pozycja kartoteki.
Rys.1 Dodawanie pozycji kartoteki
Po wpisaniu parametrów środka trwałego należy kliknąć Dodaj nową pozycję kartoteki u dołu ekranu.
Dodawanie środka trwałego w trybie bilansu otwarcia
Po zaznaczeniu pola Wprowadź w trybie BO program umożliwia wprowadzenie środka trwałego, który był już wcześniej w ewidencji, a dopiero teraz jest wprowadzany do programu mKsiegowa.
Po zaznaczeniu tej opcji program pozwala wprowadzić wartość i datę zakupu oraz aktualną wartość środka trwałego.
Uwaga: Program w trybie bilansu otwarcia nie tworzy księgowań. Niezbędne jest równoległe wprowadzenie księgowań bilansu otwarcia na odpowiednie konta związane z tym środkiem trwałym.
Podgląd pozycji zamortyzowanych (nieczynnych)
W zależności od sposobu wykorzystania, środki trwałe dzielimy na:
- czynne (aktywne) - używane w ramach prowadzonej działalności,
- nieczynne (nieaktywne) - w pełni zamortyzowane, wycofane z używania z powodu utraty przydatności gospodarczej w wyniku np. zmiany rodzaju działalności; zlikwidowane z powodu zużycia, zniszczenia oraz sprzedane.
Nieczynne (nieaktywne) pozycje kartoteki środków trwałych nie są widoczne na liście wyboru, ponieważ ich status został ustawiony przez program na Nieaktywne.
Aby wyświetlić wszystkie pozycje (aktywne i nieaktywne) należy zaznaczyć opcję Pokaż nieaktywne.
Kasowanie pozycji kartoteki
Nowo utworzoną pozycję kartoteki można skasować tylko w przypadku, gdy dla danej pozycji nie został jeszcze wprowadzony żaden dokument.
Nawet jeżeli wprowadzone dokumenty dla tej pozycji zostały wykasowane, usunięcie pozycji może być niemożliwe. W takim przypadku należy zmienić status pozycji na Nieaktywny u dołu ekranu kartoteki.
Pozycja wówczas nie będzie się pojawiała na listach ani zestawieniach, natomiast pozwoli na poprawne funkcjonowanie bazy danych.
Aby ponownie aktywować pozycję kartoteki należy u góry formatki zaznaczyć opcję Pokaż nieaktywne.