Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl pozwala na odbieranie poczty elektronicznej z załącznikami oraz wprowadzanie na ich podstawie faktur zakupu.
Przeznaczenie
Faktury zakupu są często przesyłane do działu księgowości przez pracowników lub kontrahentów. Polskie przepisy pozwalają na przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej. Podatnik ma prawo naliczać VAT od faktur odebranych i przechowywanych online.
Aby usprawnić proces gromadzenia i przechowywania faktur zakupu program posiada możliwość odbierania skanów faktur oraz ich księgowania.
Faktury mogą być przesyłane do programu w szczególności z:
- dowolnego programu poczty elektronicznej ze skanem faktury przesłanym jako załącznik
- z tableta za pomocą poczty elektronicznej - przesłanie sfotografowanej faktury
Przygotowanie
- Na potrzeby tej funkcjonalności zalecamy założyć osobne konto pocztowe, np. na darmowym serwerze.
- Należy skonfigurować parametry skrzynki pocztowej w module Ustawienia.
Wprowadzanie faktur zakupu
- w module Zakupy wejść do Faktury VAT przesłane na mbox
- na ekranie powinny pojawić się odebrane wiadomości, jak na rysunku
- kliknij na link w kolumnie Załączniki; powinno otworzyć się nowe okienko z podglądem załącznika; uwaga: należy skonfigurować program do otwierania dokumentów określonego typu; najczęściej wystarczy program do podglądu plików typu pdf, jpg, gif oraz png
- za pomocą ikony wejdź do wprowadzania faktury zakupu
Dla wygodnego wprowadzania faktury zalecamy ustawienie 2 okienek obok siebie, jak na poniższym rysunku:
- po ponownym wejściu do Faktury VAT przesłane na mbox możesz zaznaczyć fakturę jako wprowadzoną - kliknij checkbox po prawej stronie oraz kliknij klawisz Wprowadzone
- aby zobaczyć faktury oznaczone jako "Wprowadzone" kliknij checkbox Pokaż wprowadzone
- faktury wcześniej oznaczone jako wprowadzone możesz ponownie oznaczyć jako "niewprowadzone"
- emaile można usuwać; emaile usuwane są w takim przypadku ze skrzynki pocztowej (mailbox)
Załączanie skanu do faktury
Po wprowadzeniu faktury, skan na podstawie którego faktura była wprowadzona, zostaje automatycznie dołączony do dokumentu księgowego.
Podgląd skanu jest możliwy w wielu miejscach w programie, jeżeli opcja Archiwum elektroniczne jest włączona w programie.
W szczególności, skan faktury można wyszukać i zobaczyć:
- z pozycji dokumentów dostawcy - Transakcje Dostawców, Korekty
- z pozycji dziennika - Dziennik Księgowań
- w przypadku konieczności zmiany lub podłączenia innego skanu - Dołączanie Kopii Dokumentów