Konfiguracja faktury okresowej
Okresowa faktura jest silnym narzędziem dostępnym w programie mKsiegowa.pl, który automatyzuje proces fakturowania. Najlepiej sprawdza się w przypadkach, jeżeli wystawiamy faktury sprzedaży lub inne dokumenty obciążeniowe (np. za czesne) w kolejnych okresach czasu. Mechanizm pozwala na znaczną redukcję czasu poświęcanego na księgowanie takich przychodów.
Gdzie skonfigurować fakturę okresową?
Faktury okresowe można konfigurować w następujących pozycjach menu modułu Sprzedaż:
- w kartotece klientów - dla nowo tworzonych klientów można od razu dodać fakturę okresową
- Konfiguracja faktur okresowych opcja opisana poniżej, przydatna w następujących przypadkach:
- jeżeli 1 faktura okresowa ma obejmować grupę klientów,
- jeżeli dla 1 klienta wystawiamy kilka faktur okresowych lub gdy faktura nie została wystawiona w trakcie tworzenia kartoteki klienta.
Wystawianie faktur okresowych jest tutaj: Sprzedaż -> Faktura Okresowa, (w innych wersjach programu nazwa pozycji menu może się różnić)
Rodzaje konfiguracji faktury
Dwa rodzaje konfiguracji faktury okresowej umożliwiają dostosowanie sposobu ich wystawiania do przyjętego modelu fakturowania:
- prosta, w której możemy na fakturze umieścić pojedynczą pozycję;
- zaawansowana, w której, za pomocą wzorca faktury, możemy umieścić dowolną liczbę pozycji faktury.
Konfigurację faktury okresowej przygotowuje się u dołu ekranu, który wygląda następująco:
Konfiguracja prosta faktury
Jeżeli wystawiana faktura ma tylko 1 pozycję, to warto skorzystać z uproszczonej konfiguracji. W tym przypadku wszystkie dane niezbędne do wystawienia faktury wpisujemy na 1 formatce:
- z kartoteki wybieramy pozycję, która ma zostać umieszczona na fakturze;
- wpisujemy w kolejnych polach ilość i cenę;
- wybieramy z kartoteki klientów nabywcę lub pozostawiamy to pole niewypełnione i w kolejnym polu wybieramy grupę klientów;
- określamy w jakim cyklu będzie wystawiana faktura;
- określamy ramy czasowe.
Wystawiona faktura będzie posiadała następujące ustawienia:
- termin płatności - domyślny termin płatności wpisany w kartotece klienta;
- adres dostawy w przypadku sprzedaży towarów - adres dostawy z kartoteki klienta.
Konfiguracja zaawansowana faktury
W konfiguracji zaawansowanej możemy utworzyć szablon faktury, na podstawie którego faktury będą tworzone. Szablon może mieć dowolną liczbę pozycji na fakturze.
Konfiguracja szablonu (zamówienia wzorcowego)
Konfiguracja szablonów faktur oraz sposobu ich działania jest niezbędna przed rozpoczęciem wystawiania dokumentów.
Wzór Okresowej Faktury definiuje się na podstawie szablonu w zakładce Sprzedaż -> Nowe Zamówienie/Proforma.
Zamówienia można tworzyć jako szablony dla faktur okresowych, gdyż nie generują one żadnych księgowań na kontach.
W zamówieniu służącym jako szablon faktury okresowej niezbędne jest wpisanie pozycji dokumentu, które później pojawią się na fakturze okresowej. Możesz więc w zamówieniu wzorcowym wstawić dowolnego klienta, dowolną datę zamówienia, i dowolne warunki płatności - nie mają one znaczenia podczas wystawiania faktury okresowej.
Po utworzeniu zamówienia, wejdź w zakładkę Przegląd Zamówień, znajdź zdefiniowane przez Ciebie nowe zamówienie, a następnie zaznacz kratkę Szabl przy tym zamówieniu.
Szablon można również utworzyć bezpośrednio, podczas wprowadzania zamówienia. W tym celu należy zaznaczyć checkbox Zapisz jako szablon.
Uwagi:
- Ceny sprzedaży dla nowo tworzonych zamówień można zdefiniować w module Towary i Magazyny -> Ceny Sprzedaży.
- Ceny sprzedaży powinny być określone dla cennika, który jest określony dla klienta w jego kartotece. Jeżeli cena sprzedaży dla danego cennika nie jest określona, wówczas program podczas wystawiania faktur okresowych przyjmuje cenę podaną we wzorcowym zamówieniu.
- Podczas wystawiania faktur okresowych dla grupy klientów program wystawia je według cennika wybranego w kartotece klienta. Należy zwrócić uwagę, czy wybrany cennik jest netto, czy brutto - według tego ustawienia wyliczone zostaną ceny na fakturze.
Zaawansowana konfiguracja faktury okresowej
Ostatnim etapem jest zdefiniowanie Okresowej Faktury VAT na podstawie wcześniej przygotowanego wzoru: moduł Sprzedaż -> Faktury Okresowe - Konfiguracja.
Faktury okresowe mogą być skonfigurowane jako:
Tworząc nowy szablon, w formularzu pod listą faktur okresowych wybierz szablon (pole Szablon) z rozwijalnej listy, na której znajdziesz numer oraz kwotę zamówienia.
Następnie przypisujesz nabywcę - może to być:
- pojedynczy klient - wybierz go z rozwijalnej listy w polu Nabywca, lub
- grupa klientów, którą wybierasz w menu Grupa Sprzedaży (grupy klientów definiowane są w Sprzedaż -> Pielęgnacja -> Grupy Klientów).
Określ długość cyklu (pola Dni i Miesięcy), w którym system jednorazowo sugerować będzie wystawienie Okresowej Faktury VAT (np. 1 miesiąc - faktura VAT generuje się co miesiąc, lub np. 14 dni) oraz datę rozpoczęcia i zakończenia generowania faktury w systemie, zgodnie z umową z klientem (pola Początek i Koniec).
UWAGA:
mKsięgowa nie wystawia automatycznie (bez ingerencji operatora) faktur, a jedynie generuje je na życzenie. Aby wystawić fakturę wejdź w Sprzedaż -> Faktura Okresowa, a następnie kliknij ikonę Generuj Faktury 
po prawej stronie wybranej pozycji. Wówczas Faktura sprzedaży (lub pro-forma) zostanie wystawiona oraz zaksięgowana w systemie.
Ikona Generuj Faktury pojawia się tylko przy tych fakturach okresowych, które nie zostały jeszcze w danym okresie czasy wygenerowane. Ikona może być również niewidoczna, jeżeli faktura okresowa została zdefiniowana dla grupy klientów, natomiast w wybranej grupie nie ma żadnego klienta.
Modyfikacja i usuwanie wzorców faktur
- fakturę okresową możesz zmodyfikować za pomocą ikony
- aby skasować szablon faktury okresowej, kliknij
