W programie księgowym online mKsiegowa.pl użytkownik ma do dyspozycji różne warianty konfiguracji faktur sprzedaży, co zapewnia elastyczność w sposobie ich dekretacji. Na prostym przykładzie pokażemy w jaki sposób skonfigurować program w celu wygenerowania poprawnych zapisów:
- w planie kont (dekretacja faktury)
- w rejestrze VAT
- na deklaracji VAT-7 (VAT-7k)
Faktura sprzedaży
Wprowadzanie faktur dostępne jest w modułach Księgowość oraz Sprzedaż.
W najprostszym ujęciu faktury sprzedaży VAT dekretowane są według schematu:
Nazwa konta księgowego Konto księgowe Strona Konto Należności Konto 201* Winien Konto Sprzedaży Konto zespołu 7 Ma Konto VAT Konto 222* Ma
*Konta należności i VAT mogą nieznacznie różnić się dla niestandardowych planów kont
Przykładem dekretacji faktury sprzedaży VAT może być faktura wystawiona na usługi informatyczne na kwotę 1000 zł PLN dla polskiego klienta.
Dekretacja faktury 1000 PLN netto ma postać:
Wystawiona faktura VAT jest automatycznie dekretowana w Księdze Głównej. Poniżej wyjaśniamy w jaki sposób mKsięgowa przypisuje konta do wystawionej faktury VAT.
Konto Należności (rozrachunki z klientami)
Konto należności jest na stałe przypisane do konkretnego klienta. Program umożliwia przypisanie tzw. Konta rozrachunkowego (tzw. Konto słownikowe) zbiorczo do klientów. Najczęściej klientom krajowym przypisywane jest konto 201, a zagranicznym 203. Są to zawsze konta analityczne. Konto należności ustawiane jest jednorazowo przy zakładaniu klienta w programie: Sprzedaż-> Pielęgnacja-> Klienci
Po dodaniu klienta mKsięgowa nada unikalny numer w kartotece klientów, który widoczny jest na wszystkich dokumentach, związanych z klientem:
Konto sprzedaży
W zależności od potrzeb Użytkownika istnieją dwa sposoby na skonfigurowania konta sprzedaży, na które zostanie zaksięgowana faktura VAT. I. Konfiguracja w kartotece towarowej Każdy towar/ usługa sprzedawany/-a na fakturze sprzedaży musi zostać wprowadzony do kartoteki towarowej. Można to zrobić klikając na (+) na ekranie dodawania faktury sprzedaży lub na ekranie Magazyny-> Kartoteka towarowa
Ważne: Żeby faktura sprzedaży zaderetowana została zgodnie z ustawieniem konta sprzedaży w kartotece magazynowej, konto sprzedaży ustawiane w kartotece klientów musi być ustawione na wartość „Używaj kont wg. Towarów” (Sprzedaż-> Pielęgnacja-> Klienci)
Jest to konfiguracja polecana przez nas, ponieważ daje elastyczność w przypadku jeśli klient otrzymuje faktury za różne usługi.
Konfiguracja w kartotece klientów
W przypadku jeśli klient otrzymuje faktury w ramach jednego konta księgowego, lub firma jest sprofilowana wokół jednego konta sprzedażowego można zastosować bezpośrednie ustawienie konta sprzedaży w kartotece klientów Sprzedaż-> Pielęgnacja-> Klienci
Ważne: Przypisanie ‘na sztywno’ konta sprzedaży do klienta spowoduje, że faktury VAT będą księgowane na to konto niezależnie od ustawień w kartotece towarowej.
Ponieważ wariant I. daje większą elastyczność i jest bardziej intuicyjny w mKsięgowej od wersji 3.0.0 Konto sprzedaży konfigurowane w kartotece klientów (Sprzedaż-> Pielęgnacja-> Klienci) może domyślnie być wyłączone
Ważne: W przypadku, w którym konto sprzedaży w panelu klienta nie jest aktywne, a chcą Państwo używać wariantu II. (wyżej opisanego) dekretacji konta sprzedaży prosimy o kontakt w tej sprawie poprzez ‘kontakt’ dostępny w prawym górnym rogu ekranu po zalogowaniu do mKsięgowej.
Konto VAT
Właściwa konfiguracja podatku VAT jest istotna dla prawidłowej dekretacji faktury, rejestru VAT oraz deklaracji VAT. Poprawne księgowanie podatku VAT jest uzależnione od prawidłowej kombinacji konfiguracji:
- Grupa podatkowa (kartoteka klientów)
- Typ podatku (kartoteka towarowa)
- Kategoria VAT (kategoria towarowa)
Więcej o konfiguracji podatku VAT dla sprzedaży piszemy w artykule Podatek VAT sprzedaży.