Pan Marek orientuje się w przybliżeniu, co to są przychody i koszty. Postaramy się wyjaśnić te pojęcia w kontekście działalności gospodarczej firmy.
Koszty
Wyjaśnijmy najpierw, co to są koszty, gdyż te powstają już od samego początku działania firmy.
Przez koszty Ustawa o Rachunkowości rozumie uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób, niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Brzmi groźnie, lecz spróbujmy wyjaśnić na przykładach:
- firma będzie kupować usługi informatyczne, w celu stworzenia serwisu internetowego o założonej w biznesplanie funkcjonalności; zdarzenie gospodarcze polegające na zakupie usługi zaprojektowania strony internetowej, udokumentowanym najczęściej przy pomocy faktury lub rachunku, jest kosztem
- w związku z planowanym uruchomieniem usługi firma planuje zakupić reklamę internetową, która również będzie kosztem
- prowadzenie rachunku bankowego będzie również kosztem mimo, że bank nie wystawia nam faktur
- niestety zdarzyło się, że pracownik pana Marka spóźnił się z zapłatą za fakturę o kilka dni; kontrahent naliczył odsetki; odsetki również będą kosztem
Wyjaśnijmy w tym momencie podstawową zasadę rachunkowości: kosztem w sensie księgowym jest zasadniczo zakup towaru lub usługi, a nie zapłata za jej wykonanie. Jednym z wyjątków są koszty prowadzenia rachunku bankowego, gdzie koszt jest związany z faktem obciążenia nas zapłatą za prowadzenie rachunku.
Nie zaliczamy więc do kosztów zapłaty za zakupione usługi informatyczne, czy reklamę internetową. Zdarzeniem gospodarczym w tym wypadku jest zakup usługi potwierdzone wystawieniem faktury przez kontrahenta.
Przychody
Po uruchomieniu serwisu internetowego przez firmę p.Marka pojawili się pierwsi klienci, którzy podpisali umowy na korzystanie z serwisu. Firma jest w pełni przygotowana i zaczyna wystawiać faktury. Jednocześnie na rachunku bankowym pojawiają się pierwsze wpłaty od klientów.
Z punktu widzenia księgowego, sprzedaż usługi oraz wystawienie faktury za tą usługę jest zdarzeniem gospodarczym, które wymaga zapisania w księgach rachunkowych. Faktura dokumentuje przychód firmy związany ze świadczeniem usługi.
Podstawowa zasada księgowa tym razem to: przychodem jest zdarzenie gospodarcze polegające na świadczeniu usługi, a nie wpływ pieniędzy na rachunek bankowy.
Przychód w przypadku sprzedaży usług internetowych udokumentowany przez fakturę. Jest ona księgowana po stronie przychodów niezależnie od tego, czy wpłynęła zapłata. Mamy tutaj więc sytuację, w której firma może pokazywać przychód, lecz z uwagi na różne terminy płatności pieniądze pojawiają się na rachunku bankowym z opóźnieniem. Jest to najważniejsza przyczyna występowania ryzyka tak zwanej utraty płynności. Pan Marek niejednokrotnie słyszał o tym problemie i chciałby tego uniknąć.
Pan Marek zorientował się, że pewnym wyzwaniem dla firmy będzie właściwe zarządzanie kolejnym zagadnieniem zwanym przepływem gotówki. Z zagadnieniem tym wiąże się m.in. konieczność skojarzenia wpłaty na rachunek bankowy z właściwą fakturą lub rachunkiem.
Podajmy jeszcze kilka innych przykładów przychodów: - firma uznała, że zakupiony wcześniej komputer nie jest już potrzebny i można go sprzedać; sprzedaż komputera jest przychodem; - klient nie zapłacił za fakturę w terminie i można mu naliczyć odsetki; odsetki są przychodem; - część pieniędzy na rachunku bankowym zostało przesunięte na lokatę czasową i odsetki z tej lokaty stały się przychodem.
Rachunek wyników
Proste wyliczenie wyniku finansowego z działalności gospodarczej polega zasadniczo na odjęciu kosztów od przychodów firmy. Na tej bazie przygotowuje się sprawozdanie finansowe firmy nazywane Rachunkiem wyników.
Sprawozdanie to grupuje poszczególne przychody i koszty w określonym okresie czasu. W księgowości najczęściej przyjmuje się sprawozdawczość za rok obrotowy firmy. Wiedząc, że rok obrotowy nie musi się pokrywać z rokiem kalendarzowym pan Marek ze wspólnikami umówił się, że pierwszy rok obrotowy będzie trwał od października, kiedy umowa spółki została podpisana, do grudnia następnego roku. W kolejnych latach rok obrotowy będzie pokrywał się z rokiem kalendarzowym.
Nic nie stoi na przeszkodzie zatem, aby Rachunek wyników przygotować też za inny okres niż rok. Praktyczne wydaje się generowanie rachunku wyników w cyklu miesięcznym, ponieważ pan Marek umówił się z członkami zarządu spółki, że będą na początek przeglądać wyniki co miesiąc i porównywać z biznes planem. Jest to rozwiązanie praktyczne, gdyż ujęte w biznes planie prognozowane wielkości przychodów w kolejnych okresach działania spółki zostały również przygotowane w interwałach miesięcznych.
Zasada memoriału
Ustawa o rachunkowości określa wyraźnie (art. 6, ust.1), że w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i koszty związane z tymi przychodami, niezależnie od terminu ich zapłaty. O tym trzeba pamiętać.
Podsumowanie
Wyjaśniliśmy już, co to są przychody i koszty. Zestawienie wszystkich przychodów i kosztów za dany okres czasu nazywamy rachunkiem wyników. Jasne jest też, że jeżeli rachunek wyników za styczeń wskazał 5000 zł zysku nie znaczy, że tyle pieniędzy będzie znajdowało się na rachunku bankowym firmy. Paradoksalnie ilość środków finansowych na rachunku bankowym może zmaleć, jeżeli zarząd firmy nie będzie wystarczająco uważnie śledził przepływu gotówki.
 |
Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl pozwala na rejestrację podstawowych zdarzeń gospodarczych firmy. U podstaw przygotowania programu legła zasada, według której typowe dokumenty zakupów i sprzedaży można wprowadzać nie mając wiedzy księgowej. Właściwa konfiguracja programu pozwala na automatyczne ich zaksięgowanie.
Użytkownik może zobaczyć i wydrukować każdy dokument zakupu i sprzedaży w postaci biznesowej, obrazującej co i za ile zostało zakupione lub sprzedane. Przykładowo, w module Sprzedaż można zobaczyć wszystkie wystawione faktury sprzedaży.
Równolegle, każda faktura zostaje zaksięgowana w Księgach Rachunkowych. Zespół programu mKsiegowa.pl pomaga użytkownikom skonfigurować księgowania tak, by zapis wszystkich faktur w Księgach Rachunkowych odbywał się poprawnie, przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika.
Właściciel firmy lub przedstawiciel zarządu ma w każdej chwili dostęp przez internet do uproszczonego Rachunku Wyników swojej firmy za dowolny okres. Może podglądać, jakie dokumenty składają się na wynik firmy. Można porównywać wynik firmy z poprzednim okresem sprawozdawczym lub z wcześniej przygotowanym budżetem. Można też skonfigurować Rachunek Wyników dla zorganizowanej części przedsiębiorstwa.
W programie można przygotowywać również bardziej zaawansowane sprawozdanie Rachunku Wyników.
|