Import dokumentów księgowych
Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl pozwala na importowanie dokumentów księgowych z plików tekstowych. Pliki takie można przygotować na przykład za pomocą programu Excel i zapisać w formacie CSV.
Wprowadzenie
Importu dokonuje się w module Księgowość -> Import Pozycji Dziennika.
Po wywołaniu importu należy podać lokalizację przygotowanego wcześniej pliku oraz podać następujące parametry:
- znak rozdzielający pola w pliku (zwykle przecinek lub średnik)
- format polskich znaków
- zaznaczyć okienko (checkbox), jeżeli plik posiada wiersz nagłówka (nazwy kolumn)
Pliki należy przygotować wg następujących reguł:
- wszystkie liczby zapisywane są w PLN; pozycja dziesiętna powinna być oddzielona znakiem kropki
- daty zapisywane w formacie YYYY-MM-DD
- w pliku należy używać kont istniejących w planie kont; w przeciwnym razie program wygeneruje odpowiedni komunikat błędu
- pola tekstowe muszą być ujęte w apostrofach
- puste wiersze są pomijane
Uwagi:
- Faktury zakupu i sprzedaży należy importować używając właściwych funkcji importu faktur zakupu lub importu faktur sprzedaży
- Plik CSV nie powinien zawierać więcej niż 1000 wierszy księgowych
Format pliku
| Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | nr_ewid | varchar(100) | Numer ewidencyjny dokumentu. Uwaga: numery powinny być inne, niż numery istniejących dokumentów księgowych w systemie. Kolejne wiersze tego samego dokumentu powinny mieć ten sam numer |
| 2 | data_ks | date | Data księgowania |
| 3 | data_dok | date | Data dokumentu źródłowego |
| 4 | data_op | date | Data operacji/data zdarzenia gospodarczego |
| 5 | konto | varchar(15) | Numer konta księgi głównej |
| 6 | projekt1 | int(11) | Numer projektu. Zostawić puste, jeżeli pole nie jest używane. |
| 7 | projekt2 | int(11) | Numer sub-projektu. Zostawić puste, jeżeli pole nie jest używane. |
| 8 | kwota | double | Kwota księgowania. Dodatnia, jeżeli strona Wn. Ujemna, jeżeli strona Ma. |
| 9 | opis | tinytext | Opis pozycji dokumentu księgowego |
| 10 | suma narastająco | double | Pole opcjonalne. Jeżeli jest podane, program wskazuje w którym wierszu następuje różnica między sumą narastająco obliczoną dla kolejnych wierszy dokumentu, a wartością podaną w tym polu. Pomaga przy diagnozowaniu plików CSV. |
Przykład zawartości dokumentu
nr_ewid;data_ks;data_dok;data_op;konto;projekt1;projekt2;kwota;opis TD-124;2019-10-07;2019-10-07;2019-10-07;010-1-1;;;-100;"przeksięgowanie amortyzacji" TD-124;2019-10-07;2019-10-07;2019-10-07;010-1-2;;;100;"przeksięgowanie amortyzacji"
Uwagi:
- dokumenty księgowe muszą się bilansować; każda wartość jest zaokrąglona do groszy;
- dokumenty można przygotowywać bez nagłówka; jeżeli dokument nie posiada nagłówka, wówczas należy odznaczyć opcję pomiń nagłówek;
- program w obecnej wersji nie obsługuje księgowań w obcej walucie;
- w jednym pliku tekstowym może być kilka dokumentów księgowych; dokumenty są rozróżniane numerem ewidencyjnym;
- operacja gospodarcza dla konta klienta lub dostawcy powinna być podana w formacie np. 201-xxxxx, gdzie xxxxx - pięciocyfrowy numer kontrahenta;