Księgi rachunkowe i dziennik

Pojęcie ksiąg rachunkowych jest zdefiniowane przez Ustawodawcę w ustępie 1 artykułu 13 ustawy o rachunkowości. Zwykle przedsiębiorcom kojarzą się one z zasobami informacyjnymi dotyczącymi działalności gospodarczej firmy zorganizowanymi w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych.

Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Są one zbiorami zapisów księgowych i ich sum oraz sald, które tworzą:

• dziennik;
• księgę główną;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów (tzw. inwentarz).

Cytując ustęp 1 i 2 artykułu 6 ustawy o rachunkowości:

1. W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

2. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

W ustępie 1 została określona tzw. zasada memoriału, natomiast w ustępie 2 zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

W rozdziale 2 ustawy o rachunkowości - „Prowadzenie ksiąg rachunkowych”, w artykułach od 9 do 25 znajdują się regulujące opisujące sposób właściwego prowadzenia ksiąg. Należy bardzo uważnie zapoznać się z zapisami ww. rozdziału ze względu na sankcje karne wymieniane w artykule 77 ustawy. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Od wielu lat księgowi korzystają w tym celu z odpowiednich programów informatycznych (finansowo- księgowych).

Dziennik

Dziennik, jako jeden z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych, to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym jednostki. Musi dawać możliwość uzgodnienia jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien dawać możliwość ich powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Prawidłowa numeracja w dzienniku umożliwia ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę wprowadzonych treści. W przeciwnym przypadku narusza się zasadę określoną w artykule 14, ustępie 2 ustawy.

Należy wspomnieć, że firma może stosować dzienniki częściowe, w których są grupowane zdarzenia według ich rodzaju. Przy takim rozwiązaniu, które powinno być opisane w zasadach polityki rachunkowości, również należy sporządzać zestawienie obrotów tych dzienników za kolejne okresy sprawozdawcze. Zazwyczaj system informatyczny umożliwia funkcjonowanie jednego dziennika o bardzo dużej objętości lub kilku częściowych.

Dziennik komputerowy

Prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera narzuca obowiązek, aby zapis księgowy posiadał automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a wykorzystywany program księgowy pozwalał na ustalenia danych osoby odpowiedzialnej za wprowadzoną treść. Zgodność sumy zapisów zawartych w dzienniku z łącznymi obrotami kont syntetycznych mówi o kompletności i poprawność ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych w danym okresie.

Warto zacytować artykuł 23, ustęp 2 ustawy o rachunkowości, w którym zostały wymienione elementy zapisy księgowego, który powinien zawierać co najmniej:

1) datę dokonania operacji gospodarczej;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;

4) kwotę i datę zapisu;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

Sposób prowadzenia dziennika przez jednostkę powinien znaleźć odzwierciedlenie w zasadach polityki rachunkowości.

Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl posiada dziennik księgowy, w którym gromadzone są zapisy księgowe w ramach poszczególnych rejestrów. Program ułatwia numerację dokumentów, zamykanie okresów sprawozdawczych oraz przygotowywanie raportów niezbędnych do prowadzenia księgowości firmy.