Rozpoczęcie realizacji projektu
Realizacja projektu jest poprzedzona fazą planowania. Podczas planowania przygotowujemy niezbędny zakres danych pozwalających na podjęcie decyzji o realizacji projektu. Niniejszy artykuł porusza również ważny element pewnego minimum dokumentacji projektu.
Decyzja o uruchomieniu projektu
Określenie rentowności projektów prowadzone przed ich rozpoczęciem, jest istotnym elementem podejmowania decyzji biznesowych dotyczących realizacji projektu (np. podpisania umowy na jego realizację). Uzasadnienie rozpoczęcia projektu może być dosyć złożonym procesem i może obejmować:
- zgodność projektu z celami organizacji,
- zasoby przedsiębiorstwa (wiedza, zasoby materialne, osobowe i inne),
- otoczenie rynkowe (np. konkurencja),
- określenie przychodów projektu lub innych oczekiwanych rezultatów,
- określenie kosztów, z uwzględnieniem kosztów pośrednich w sposób właściwy dla danej organizacji,
- uwzględnienie wartości pieniądza w czasie,
- analizę ryzyk w projekcie.
Analiza rentowności projektu i jego uzasadnienie biznesowe może w efekcie zawierać (w formie dokumentu):
- streszczenia projektu dla kierownictwa,
- analizę SWOT (silne i słabe strony, szanse i zagrożenia),
- analizę finansową i poza-finansową.
Dokumentacja projektu
Każda organizacja stosująca zarządzanie projektami powinna zdefiniować wymagania dotyczące niezbędnej dokumentacji powstającej przy realizacji projektów. Jeżeli w firmie została powołana komórka zajmująca się zarządzaniem lub koordynacją projektów, to ona najczęściej zajmuje się również gromadzenie i nadzorowaniem właściwej dokumentacji projektów.
Zakres wymaganej dokumentacji w każdej organizacji może być inny. W szczególności, dokumentacja projektu może obejmować:
- kartę projektu,
- plan projektu,
- dokumenty prawne (np. podpisane umowy),
- dokumentacja finansowa projektu,
- dokument zamknięcia projektu.