Zarządzanie ryzykiem w projektach
Zarządzanie ryzykiem jest tematem bardzo obszernym. Zajmujemy się w nim w wielu różnych dziedzinach. Ryzyko w zarządzaniu projektami jest bardzo istotnym obszarem, który bezpośrednio wpływa na skuteczność kierownika projektu.
Czym jest ryzyko w projekcie?
Według jednej z definicji ryzyko jest zdarzeniem, które może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na przynajmniej jeden z celów lub rezultatów projektu.
Słowo może jest kluczowe w tej definicji, z punktu widzenia kosztów projektu. Oznacza to, że ryzyka dotyczą tylko zdarzeń, których w momencie tworzenia budżetu projektu nie jesteśmy w stanie na 100% przewidzieć.
Kluczowe składniki ryzyka
Najważniejsze elementy zarządzania ryzykiem w projektach:
- identyfikacja i opis zdarzeń, które mogą mieć wpływ na sukces projektu (pozytywny lub negatywny),
- prawdopodobieństwo tych zdarzeń,
- wielkość wpływu na budżet projektu.
Ryzyka mogą zwiększać lub zmniejszać budżet projektu:
- zdarzenie, które może mieć negatywny wpływ na projekt nazywamy problemem,
- zdarzenie, które może mieć pozytywny wpływ na projekt nazywamy szansą.
Ryzyka można uwzględnić w budżecie jako wartość zdarzenia wymnożona przez jego prawdopodobieństwo.
Plan zarządzania ryzykiem
Należy podkreślić, że zarządzanie ryzykiem powinno być prowadzone w trakcie całego projektu. Na etapie planowania projektu przygotowuje się również plan zarządzania ryzykiem.
Plan zarządzania ryzykiem może zawierać:
- sposoby identyfikacji ryzyk oraz ich dokumentowania,
- sposób prowadzenia analizy jakościowej i ilościowej ryzyk,
- planowanie sposobu reakcji na ryzyko w projekcie,
- monitorowanie ryzyk, procesy decyzyjne.
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za to, by ryzyka w projekcie były analizowane, a jeżeli się wydarzą, odpowiednie działania były podejmowane.
Ocena ryzyka
Jedna z technik oceny ryzyka jest analiza przyczynowo – skutkowa, podczas której staramy się znaleźć odpowiedzi na pytania:
- Jaki jest powód, że zdarzenie może wystąpić?
- Co się stanie w momencie wystąpienia ryzyka?
- Jaki wpływ ryzyko będzie miało na projekt?
- Co musimy zrobić, by zminimalizować prawdopodobieństwa wystąpienia problemu lub aby zwiększyć prawdopodobieństwo wystąpienia szansy?
- Co zrobimy w momencie, gdy ryzyko wystąpi?
Uwzględnienie ryzyk w budżecie
Pierwszym etap identyfikacji i analizy ryzyka przeprowadza się już podczas planowania projektu.
Zidentyfikowane na tym etapie ryzyka, zebrane w tabeli, należy przeanalizować i wycenić ich wpływ na całkowite koszty projektu.
Należy pamiętać, że nie wszystkie ryzyka da się przewidzieć. Jest obszar zdarzeń, które mogą mieć wpływ na projekt, a których nie przewidzieliśmy na etapie konstruowania budżetu. Częstą praktyką jest uwzględnienie w budżecie określonej sumy pieniędzy na takie ryzyka.