Zarządzanie zakresem projektu
Jednym z najistotniejszych parametrów projektu jest jego zakres. Pisaliśmy już o zakresie w kontekście planowania projektu. W zarządzaniu projektami stosuje się różne techniki analizy i precyzyjnego określenia zakresu. Jedną z nich dosyć szczegółowo opisuje metodologia PCM (Project Cycle Management) stosowana przez niektóre agendy Unii Europejskiej.
Dlaczego należy zarządzać zakresem?
Zakres projektu może się zmieniać – w szczególności w projektach o długim czasie trwania. Najważniejsze jest to, aby zmiany zakresu miały kontrolowany przebieg. W tym celu wprowadzono pojęcie zarządzania zakresem.
Zarządzanie zakresem - podstawowe założenia
Zarządzanie zakresem jest pojęciem bardzo ogólnym i zależy od dziedziny, w której projekty są prowadzone.
Przyjmuje się następujące założenia:
- kierownik projektu jest odpowiedzialny za zakres projektu,
- zadaniem kierownika projektu jest dokumentowanie i analiza wszelkie zmiany wpływające na zakres,
- jeżeli zmiana zakresu wpływa w sposób istotny na podstawowe parametry projektu (czas trwania, budżet) kierownik projektu musi zadbać o to, by odpowiednie osoby były poinformowane oraz właściwe decyzje były podjęte.
Z czego wynikają zmiany zakresu?
Zmiany zakresu mogą wynikać z:
- nowych wymagań klienta,
- otoczenia zewnętrznego (zmiany organizacyjne, zmiany prawne),
- przebiegu projektu, podczas którego okazuje się, że zakresu w przyjętym kształcie nie można lub nie opłaca się realizować.
Działania podejmowane przy zmianie zakresu
W przypadku zmiany zakresu podjęte mogą zostać działania:
- akceptacja zmian przez odpowiednie władze w przedsiębiorstwie,
- renegocjacja kontraktu z klientem,
- ponowna priorytetyzacja elementów zakresu projektu, w wyniku której nowe elementy zakresu zostają przyjęte do realizacji, a inne usunięte.
W każdym z tych przypadków, najczęściej powstaje konieczność ponownego przemyślenia planu realizacji projektu.
Kiedy należy unikać zmiany zakresu?
Zmiana zakresu bywa zjawiskiem niepożądanym. Aby go uniknąć należy stosować dobre praktyki zarządzania projektami. Szczególną uwagę należy zwrócić na:
- możliwie dogłębną analizę wymagań,
- analizę osób i zjawisk mogących mieć wpływ na przebieg projektu,
- możliwie szczegółowe planowanie projektu,
- identyfikację i zarządzanie ryzykiem.