Poznaliśmy już podstawowe sprawozdania finansowe firmy. W kolejnej części pokażemy, w jaki sposób informacje są w sprawozdaniach agregowane i z czego się składają.
Zasada podwójnego zapisu powstała znacznie wcześniej, niż najstarsze komputery. Przez wieki stosowana była przy ręcznym prowadzeniu księgowości i została już w latach 60tych XX wieku powszechnie zaimplementowana w programach księgowych.
Pierwotnie zasadę podwójnego zapisu stosowano na zwykłych kartkach papieru, by później udoskonalić metodę wprowadzając system kartotekowy lub specjalnie przygotowane księgi z rubrykami.
Plan kont
Zasada podwójnego zapisu bazuje na pojęciu planu kont – listy nazwanych kont przygotowanej według określonych zasad. Plan kont zwykle odzwierciedla charakter działalności organizacji.
Oznacza to, że plan kont nie jest identyczny we wszystkich organizacjach, natomiast w konkretnej firmie musi zostać przyjęty rozporządzeniem zarządu, a istotne zmiany mogą być wprowadzane w nim raz w roku.
Przyjęcie właściwego planu kont (zwanego Zakładowym Planem Kont) w firmie znacznie ułatwia sprawozdawczość. Plan kont powinien być dostosowany nie tylko do podstawowej sprawozdawczości, o której pisaliśmy w poprzednich rozdziałach, ale również do potrzeb zarządu w zakresie raportowania stanu finansowego firmy.
W miarę rozwoju firmy można rozbudowywać plan kont o brakujące konta lub usuwać niepotrzebne, należy jednak pamiętać o przyjęciu zmian odpowiednimi dokumentami. Plan kont jest składową tzw. Polityki Rachunkowości firmy, o której powiemy więcej w następnych częściach naszego cyklu Podstawy Rachunkowości dla przedsiębiorców.
Powracamy do zasady podwójnego zapisu, która bazuje na planie kont. Mówi ona, że każdą transakcję odzwierciedlającą zdarzenie gospodarcze trzeba zaksięgować na co najmniej 2 różnych kontach planu kont.
Przykładowe konta planu kont:
100 kasa (gotówka w kasie) 130 rachunek bankowy 201 rozrachunki z odbiorcami (należności) 202 rozrachunki z dostawcami (zobowiązania)
Konta mają swoją zwyczajową numerację, która jednak może podlegać modyfikacji i nie podlega ścisłym regułom.
Konta zwykle przypisuje się do określonych pozycji sprawozdań finansowych: bilansu i rachunku wyników. Nie jest to ścisła reguła, ponieważ zdarzają się przypadki, gdy do sprawozdania są brane jedynie wybrane kwoty z konta. Są to jednak rzadkie przypadki i nie będą występowały w firmie pana Marka.
Plan kont został w firmie tak przygotowany, by wartości (obroty i salda) na kontach odzwierciedlały składniki sprawozdań.
Strony Winien i Ma
Każde konto w Planie Kont jest reprezentowane przez liczby zapisywane po 2 stronach:
- Winien oznacza lewą stronę konta
- Ma zawsze jest umieszczana po prawej stronie
Panu Markowi przychodzi do głowy skojarzenie z popularnym zapisem brydżowym, gdzie w tabelce mamy określenia My i Wy.
Podstawowa tabelka księgowania zdarzenia gospodarczego ma postać:
W naszej dokumentacji używamy również takiego zapisu, który jest równoważny z powyższym:
| Numer konta | Winien | Ma |
|---|---|---|
| 130 | 10 000 zł | |
| 801 | 10 000 zł |
Tutaj wprowadzamy kolejną zasadę księgowości: Suma wartości zapisanych po stronie Winien MUSI być identyczna (z dokładnością do 1 gr) z sumą wartości po stronie Ma.
Pan Marek słyszał o tej zasadzie, ale zawsze się zastanawiał skąd księgowi wiedzą, z której strony należy wpisać kwotę dla każdego konta?
Ma więc 2 rozwiązania: albo pozostawi to zadanie księgowym, albo będzie czytał dalej i pozna zasady poprawnego księgowania zapisów na kontach w planie kont jego spółki.
Pan Marek, używając programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl wie, że program zapisze liczby po właściwych stronach dla wszystkich podstawowych operacji gospodarczych, jak zakup, sprzedaż, wpłata, czy wypłata środków pieniężnych.
Przedstawmy więc zasadę, która pomoże zapamiętać po której stronie zapisujemy kwoty na kontach. Warto zapamiętać to równanie.
Aktywa = Zobowiązania + Kapitał własny
Ponieważ Aktywa są po lewej stronie równania (strona Winien), konta planu kont związane z aktywami mają swoje zapisy również po lewej stronie.
Tzn. aby zwiększyć wartość aktywów należy wpisać określoną dodatnią wartość po stronie Winien. Aby zmniejszyć wartość aktywów wpisujemy wartość po stronie Ma.
Ponieważ Zobowiązania i Kapitały Własne są po prawej stronie równania, więc aby zwiększyć wartość na koncie związanym ze Zobowiązaniem należy wpisać wartość po stronie Ma. I odwrotnie, aby zmniejszyć wartość, wpisujemy kwotę po stronie Winien.
Jak zawsze, od każdej reguły są wyjątki, którymi jednak w tym miejscu zajmować się nie będziemy.
Ponieważ jedną z podstawowych operacji gospodarczych są przepływy gotówkowe warto zapamiętać, że:
- jeżeli firma otrzymuje gotówkę, wówczas jest ona księgowana na konto kasy lub rachunku bankowego po stronie Winien. (zwiększają się Aktywa).
- jeżeli firma płaci, wówczas gotówka jest księgowana na konto kasy lub rachunku bankowego po stronie Ma (np. zapłata kontrahentowi za usługę spowoduje z jednej strony uszczuplenie aktywów - zmniejszenie się stanu gotówki na koncie bankowym spółki, oraz z drugiej - zmniejszenie zobowiązań o taką samą kwotę).
Przykład:
Jeżeli wspólnik wpłaca 10 000 zł na rachunek bankowy wiemy już, że kwotę trzeba umieścić po stronie Winien na koncie 130.
Pan Marek wie, że musi znaleźć w planie kont drugie konto, na które trzeba również zaksięgować 10 000 zł.
Tutaj musimy się zastanowić, po co została dokonana ta wpłata?
W tym przypadku będzie to wpłata na kapitał założycielski firmy. Wybierzemy więc z planu kont konto 801 Kapitał zakładowy. Kwota 10 000 zł zostanie zapisana po stronie Ma, by powiększyć prawą stronę bilansu (Kapitał własny).
Księgowanie będzie miało postać:
| Numer konta | Winien | Ma |
|---|---|---|
| 130 | 10 000 zł | |
| 801 | 10 000 zł |
Pojedynczy zapis księgowy odzwierciedlający zdarzenie gospodarcze określamy jako Pozycja Dziennika.
Zapisy grupowane są w tzw. Dzienniku Księgowań.
 |
W dzisiejszych czasach rzadko używamy ręcznego księgowania. Programy księgowe odzwierciedlają tradycyjne pojęcia księgowe, jak Dziennik Księgowań i Pozycje Dziennika.
Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl grupuje dodatkowo wszystkie księgowania w rejestrach odzwierciedlających podobne zdarzenia gospodarcze, np.:
W firmie zdarzają się też zdarzenia gospodarcze, których nie da się przypisać do w.wym. kategorii. Księgowania te określamy po prostu jako Pozycja Dziennika.
Jest jeszcze jedna zasada, którą przyjęliśmy w mKsiegowa.pl: typowe zdarzenia gospodarcze jak faktury, wpłaty i wypłaty prezentowane są podwójnie.
Na przykład Faktura Sprzedaży reprezentowana jest w programie jako 2 dokumenty:
Oba te dokumenty są w programie nierozłączne. Wystawienie faktury sprzedaży od razu generuje automatycznie odpowiedni zapis w dzienniku (zapisy na kontach).
Podstawą działania programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl jest Zasada Podwójnego Zapisu. Program pozwala elastycznie budować sprawozdania finansowe przyporządkowując odpowiednie konta do wierszy sprawozdania.
Standardowy plan kont dla firmy usługowo-handlowej w programie: Plan-kont.pdf.
|