Import faktur zakupu/kosztowych
W programie mKsiegowa.pl można importować 'paczki' krajowych faktur kosztowych z plików tekstowych typu CSV. Pliki takie można przygotować np. przy pomocy programu Excel.
Sposób importu
Importu faktur zakupu dokonuje się zawsze na podstawie 2 plików, z których:
- pierwszy zawiera nagłówki faktur
- drugi zawiera pozycje wszystkich faktur
Import można wywołać w module Zakupy. Należy podać lokalizację 2 plików tekstowych zawierających faktury oraz wybrać prefix numeru ewidencyjnego faktur zakupu.
Format plików
Pliki należy przygotować wg następujących reguł:
- wszystkie liczby zapisywane są w PLN
- daty zapisywane w formacie RRRR-MM-DD
- jeżeli dostawca nie zostanie znaleziony w kartotece dostawców wówczas nastąpi dopisanie kontrahenta do kartoteki na podstawie danych importowanych z pliku. Podczas importu danych program będzie wyszukiwał kontrahenta wg numeru NIP. Podczas porównania NIPu wczytanego z pliku z numerami NIP w kartotece program eliminuje wszystkie znaki poza cyframi. Dla nowych kontrahentów zapis NIP w kartotece następuje w formacie podanym w pliku.
- pola muszą być rozdzielone znakiem ;
- pola tekstowe muszą być ujęte w pojedynczych apostrofach
- interfejs nie uwzględnia faktur korygujących
- puste wiersze są pomijane
- w pliku pozycji faktur należy używać kont zespołu 4 zapisanych w planie kont
-
w kartotece towarowej należy przygotować wzorce księgowe w następujący sposób:
- kod pozycji kartoteki należy wpisać wg wzoru konto_vat_kategoriaVAT (np. 401-01_23_0)
- nazwa pozycji kartoteki może być dowolna, chociaż zaleca się wpisanie nazwy konta i stawki VAT
- stawka VAT musi być określona taka, jak została określona w kodzie pozycji kartoteki
- kategoria VAT musi być określona taka, jak została określona w kodzie
- "Konto Kosztów Własnych Sprzedaży" powinno zostać określone takie, jak w kodzie
Program zapisuje faktury zakupu z pozycjami utworzonymi z wzorców kartoteki wynikających z numeru konta, stawki VAT i kategorii VAT.
Uwaga:
- Pliki CSV nie powinny zawierać więcej niż 1000 dokumentów
Format pliku nagłówków faktur
| Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | wersja | varchar(2) | znaki '01' |
| 2 | nr_dok | varchar(20) |
Numer dokumentu. Można wpisać numer faktury nadany przez dostawcę lub inny numer ewidencyjny. Pole jest używane do skojarzenia odpowiednich wierszy faktury w pliku pozycji faktur z nagłówkiem. Uwaga: program nadaje kolejne numery ewidencyjne zgodnie z wybranym na ekranie ciągiem numeracyjnym. Numer z tego pola nie jest importowany. |
| 3 | nazwa_dostawcy | varchar(60) | Nazwa dostawcy. Używane w przypadku, gdy dostawcy nie było wcześniej w kartotece. |
| 4 | NIP | varchar(25) | NIP dostawcy. Używane do identyfikacji dostawcy w kartotece. |
| 5 | adres1 | varchar(60) | Pierwsza linia adresy dostawcy. Używane w przypadku, gdy dostawcy nie było wcześniej w kartotece. |
| 6 | adres2 | varchar(60) | Druga linia adresy dostawcy. Używane w przypadku, gdy dostawcy nie było wcześniej w kartotece. |
| 7 | symbol_dok | varchar(2) | znaki 'FV' |
| 8 | id_dok | varchar(60) | Identyfikator dokumentu nadany przez dostawcę. |
| 9 | numer_korekty | varchar(60) | Pozostawić puste - będzie wykorzystane w przyszłych implementacjach. |
| 10 | komentarz | tinytext(0 – 256 znaków) | Komentarz - zostanie umieszczony w polu Opis faktury. |
| 11 | data_faktury | date | Data wystawienia faktury |
| 12 | data_otrzymania | date | Data otrzymania faktury |
| 13 | data_platnosci | date | Data płatności faktury |
| 14 | data_VAT | date |
Data, z jaką faktura zostanie zapisana w rejestrze VAT. Uwaga: Data VAT zostanie zignorowana jeśli Konto rozliczeń międzyokresowych VAT naliczonego nie zostało ustawione w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej. W takim przypadku data_VAT=data_zakupu |
| 15 | wartosc | double | Całkowita wartość faktury brutto |
| 16 | data_zakupu | date | Data zakupu. Jeżeli nie zostanie podana, to program przyjmie jako datę zakupu datę wystawienia faktury. |
Format pliku pozycji faktur
| Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | nr_dok | varchar(20) | Numer dokumentu. Dla wszystkich wierszy określonej faktury pole musi mieć identyczną zawartość, jak pole nr_dok w pliku nagłówków. |
| 2 | VAT | varchar(2) | wartość stawki VAT: '23' – towar ze stawką 23%, '8' – towar ze stawką 8%, '5' – towar ze stawką 5%, '0' – towar ze stawką 0%, 'zw' – towar ze stawką zw |
| 3 | wart_netto | double | wartość netto faktury podsumowana dla stawki określonej w polu "VAT". Wartość dodatnia. |
| 4 | wart_VAT | double | wartość podatku VAT faktury podsumowana dla stawki określonej w polu "VAT". Wartość dodatnia. Obecnie pole jest ignorowane (wartość VAT jest wyliczona z wartości netto). |
| 5 | kategoria_VAT | int(11) | kategoria VAT wg kartoteki towarowej: 0 – inne, 1 – media, 2 – środki trwałe, 3 – nie podlegające odliczeniu |
| 6 | konto | varchar(15) | numer konta, na które ma zostać zafakturowany wydatek |
Import plików
Po kliknięciu Wczytaj plik program najpierw sprawdza poprawność pliku i prezentuje jego zawartość na ekranie.
W kolejnych wierszach prezentowane są na przemian dostawcy (wiersze ciemniejsze) i faktury (wiersze jaśniejsze).
W prawej kolumnie pojawiają się komunikaty:
- informacja, czy dostawca został znaleziony w kartotece dostawców
- informacja o poprawności danych dotyczących faktury
Po kliknięciu Import danych faktury zostaną wczytane.
Dla każdej faktury zostanie automatycznie wygenerowany dokument zamówienia zakupu oraz przyjęcia PZ.
Przykładowe pliki
01;01/01/18;ABC S.A.;1234567890;Naftowa 1;Warszawa;FV;FV12345;;;2018-01-02;2018-01-08;2018-01-08;2018-01-08;155.36 01;02/01/18;ABC sp. z o.o.;0987654321;Pilotów 2;Warszawa;FV;F1518;;;2018-01-03;2018-01-08;2018-01-12;2018-01-08;750.00
Plik zawartości:
01/01/18;23;126.31;29.05;0;401-1 02/01/18;23;500.00;115.00;0;402-1 02/01/18;0;135.00;0.00;0;402-1