Import faktur sprzedaży

Import faktur sprzedaży

W programie mKsiegowa.pl dostępna jest możliwość importu 'paczki' faktur sprzedaży z plików tekstowych typu CSV i JPK_VAT. Pliki takie można przygotować np. przy pomocy programu Excel.

Prosimy o kontakt w przypadku, gdy opcja importu nie jest widoczna w menu Twojego programu.

Uwaga: program importu faktur nie obsługuje gospodarki magazynowej. Faktury z pozycjami kartoteki zapisane jako Towar lub Produkt nie są importowane.

Sposób importu plików JPK_VAT

Sposób konfiguracji importu

Pliki JPK_VAT posiadają jedynie informację wartościową na temat faktur, więc przyjęliśmy następujący sposób umożliwiający ich zaksięgowanie:

  • dla każdej stawki VAT należy przygotować w kartotece pozycję z odpowiednimi ustawieniami:
    • 730-1-23% dla stawki 23%
    • 730-1-8% dla stawki 8%
    • 730-1-5% dla stawki 5%
  • pozycje powinny mieć ustawiony Typ = Usługa

Sposób działania importu plików JPK_VAT:

  • analizowane są dane kontrahentów na podstawie numeru NIP:
    • jeżeli kontrahent o określonym numerze NIP nie istnieje, program dopisuje go do kartoteki na podstawie analizy pierwszego znacznika:
      • dla znaczników K_15 do K_20 tworzony jest kontrahent krajowy
      • dla znaczników K_12 lub K_21 tworzony jest kontrahent UE
      • dla znaczników K_11 lub K_22 tworzony jest kontrahent poza UE
    • NIP może zawierać jedynie litery i cyfry; inne znaki są pomijane;
    • jeżeli kontrahent o podanym NIP istnieje, wówczas faktura jest zapisywana dla tego kontrahenta;
    • wszyscy nowi kontrahenci tworzeniu są z walutą PLN;
    • sposób wyboru konta rozrachunkowego:
      • kontrahnentom krajowym przypisywane jest konto należności na podstawie wartości w polu Konto należności dla kontrahentów krajowych 
      • kontrahentom UE i poza UE przypisywane jest Konto należności dla kontrahentów zagranicznych 
  • program wczytuje faktury:
    • krajowe (znaczniki K_15 do K_20)
    • WDT (znaczniki K_12 lub K_21)
    • exportowe (znaczniki K_11 lub K_22)
  • dokumenty posiadające ujemną kwotę program traktuje jako korekty:
    • krajowe (znaczniki K_15 do K_20)

Uwagi:

  • Korekty WDT i exportowe nie są w obecnej wersji księgowane - dokumenty są ignorowane.
  • Plik JPK_VAT nie powinien zawierać więcej niż 3000 dokumentów

Sposób importu plików CSV

Importu faktur sprzedaży dokonuje się na podstawie 2 plików, z których:

  • pierwszy zawiera nagłówki faktur
  • drugi zawiera pozycje wszystkich faktur

Na ekranie importu należy podać lokalizację 2 plików tekstowych zawierających faktury oraz wybrać prefix numeru ewidencyjnego faktur sprzedaży.

 
API
 
Pola Konto należności dla kontrahentów krajowych oraz Konto należności dla kontrahentów zagranicznych są używane jeżeli kontrahent nie zostanie znaleziony w kartotece i zostanie dopisany.
 

Format plików CSV

Pliki należy przygotować wg następujących reguł:

  • wszystkie liczby powinny być zapisane z kropką oddzielającą część dziesiętną
  • daty zapisywane w formacie RRRR-MM-DD
  • jeżeli klient nie zostanie znaleziony w kartotece, wówczas nastąpi dopisanie kontrahenta do kartoteki na podstawie danych importowanych z pliku. Podczas importu danych program wyszukuje kontrahenta wg numeru NIP. Podczas porównania NIPu wczytanego z pliku z numerami NIP w kartotece program eliminuje wszystkie znaki poza cyframi. Dla nowych kontrahentów zapis NIP w kartotece następuje w formacie podanym w pliku.
  • interfejs nie uwzględnia faktur korygujących
  • puste wiersze są pomijane
  • dokument nie powinien zawierać znaków innych niż 7-bitowe znaki ASCII oraz polskie znaki w wybranym formacie

Uwaga:

  • Pliki CSV nie powinny zawierać więcej niż 1000 dokumentów

Format pliku CSV nagłówków faktur

Lp Nazwa pola Typ pola Uwagi
1 nr dok varchar(20) Numer dokumentu. Każda faktura sprzedaży musi posiadać unikalny numer. Pole jest używane do skojarzenia odpowiednich wierszy faktury w pliku pozycji faktur z nagłówkiem.
2 nazwa kontrahenta varchar(60) Nazwa kontrahenta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece - klient jest dopisywany z tą nazwą.
3 NIP varchar(25) NIP klienta. Używane do identyfikacji klienta w kartotece. Jeżeli NIP nie istnieje w kartotece kontrahent zostanie dodany.
4 adres1 varchar(60) Pierwsza linia adresy kontrahenta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece.
5 adres2 varchar(60) Druga linia adresy kontrahenta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece.
6 waluta varchar(3) Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. Nowy klient zostanie dodany do kartoteki z walutą określoną w tym polu. Waluta musi istnieć w tabeli walut. Uwaga: pole kurs_waluty musi być wypełnione.
7 grupa podatkowa varchar(60) Identyfikator grupy podatkowej klienta. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece. Należy wybrać odpowiednią grupę podatkową z listy, np. Kontrahent krajowy, Export/Import, Kontrahent UE
8 numer korekty varchar(60) Pozostawić puste - będzie wykorzystane w przyszłych implementacjach.
9 komentarz tinytext(0 – 256 znaków) Komentarz - zostanie umieszczony w polu Opis faktury.
10 data faktury date Data wystawienia faktury
11 data sprzedaży   Z tą datą zostanie zapisany dokument WZ wygenerowany automatycznie do tej faktury
12 data płatnosci date Data płatności faktury
13 data VAT date Data, z jaką faktura zostanie zapisana w rejestrze VAT
14 kurs waluty double Kurs waluty dla faktur w walucie obcej; dla klientów w PLN podać wartość = 1. Używane w przypadku, gdy klienta nie było wcześniej w kartotece.
15 wartość double Całkowita wartość faktury brutto. Pole jest ignorowane.
16 kod magazynu varchar(20) Kod magazynu należy podać dla towarów. Należy podać kod określony w konfiguracji magazynów. Kody magazynów można zobaczyć w zakładce Magazyny-->konfiguracje magazynów
 

Format pliku CSV pozycji faktur

Lp Nazwa pola Typ pola Uwagi
1 nr_dok varchar(20) Numer dokumentu. Dla wszystkich wierszy określonej faktury pole musi mieć identyczną zawartość, jak pole nr_dok w pliku nagłówków.
2 nr kartoteki varchar(20) Kod towaru (od wersji 3.3 programu) lub usługi. Kod musi istnieć w kartotece. W przypadku towarów, w magazynie musi byc dostępna odpowiednia ilość towaru. W przeciwnym razie faktura nie zostanie zaimportowana.
3 cena_netto double cena jednostkowa netto. Wartość dodatnia. Jeżeli faktura jest zapisywana w walucie obcej, program zapisuje pozycję faktury z wartością w tej walucie. Księgowanie faktury nastąpi z przeliczeniem według kursu waluty z pola kurs_waluty
4 kwota_VAT double Kwota podatku VAT. W obecnej wersji programu pole jest ignorowane - wartość VAT na fakturze jest obliczana na podstawie przedmiotowej stawki VAT ustawionej w kartotece oraz podmiotowej stawki VAT kontrahenta.
5 ilość double  
 

Import plików CSV

Po kliknięciu Wczytaj plik program najpierw sprawdza poprawność pliku i prezentuje jego zawartość na ekranie.

W kolejnych wierszach prezentowane są na przemian klienci (wiersze ciemniejsze) i faktury (wiersze jaśniejsze).

W prawej kolumnie pojawiają się komunikaty:

  • informacja, czy klient został znaleziony w kartotece klientów
  • informacja o poprawności danych dotyczących faktury

Po kliknięciu Import danych faktury zostaną wczytane.

UWAGA: W przypadku dodania nowego klienta do kartoteki klientów, cennik sprzedaży zostanie wprowadzony zgodnie z cennikiem domyślnym. Domyślny cennik sprzedaży konfigurowany jest na ekranie Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej

 

Przykład plików CSV

Przykład pliku nagłówków:

 FV1/2018;nazwa-firmy;123456789;adres1;adres2;PLN;Kontrahent krajowy;;komentarz;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;1;246;DEF
 FV2/2018;firma-import;987654321;adres1;adres2;USD;Export/Import;;komentarz;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;2018-01-31;3.2;246;DEF

Przykład pliku pozycji faktury:

 FV1/2018;d1;200;46;1
 FV2/2018;d2;100;23;1
 FV2/2018;d3;100;23;1

Pliki z powyższego przykładu należy importować z następującymi opcjami:

  • Pomiń nagłówki nie zaznaczone
  • Ogranicznik tekstu = apostrof
  • Separator danych = średnik
Wypróbuj nas
mKsiegowa.pl