Kontrola wewnętrzna

Poradnik księgowego - Kontrola Wewnętrzna

Każda firma, w miarę rozwoju, powinna wprowadzać i udoskonalać procedury kontroli wewnętrznej w obszarze finansów, jako uzupełnienie polityki rachunkowości.

Obowiązek zorganizowania i odpowiedzialność za funkcjonowanie rachunkowości wynika jednoznacznie z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330). Obowiązek ten spoczywa na kierowniku jednostki, osobie pisemnie wyznaczonej lub na całym zarządzie (jeżeli zarząd jest wieloosobowy i nikt osobiście nie został wyznaczony). Prawidłowa realizacja polityki rachunkowości wymaga niejednokrotnie wprowadzenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej.

 

1.  Jakie procesy powinny podlegać kontroli wewnętrznej?

Firmy i inne jednostki mają swoją specyfikę działania i procedury kontroli wewnętrznej powinny być do tej specyfiki dostosowane. Dokumentem nadrzędnym w jednostce jest polityka rachunkowości określająca szczegółowo sposób prowadzenia księgowości.

Procedury kontroli wewnętrznej powinny rozszerzać postanowienia zarządu na działy zaangażowane w gromadzenie i dokumentację zdarzeń gospodarczych.

Publikujemy przykładowe procedury dla następujących procesów:

  • Budżetowanie
  • Obieg dokumentów dotyczących umów
  • Rozliczanie projektów
  • Zakupy dóbr i usług
  • Zwrot kosztów
  • Proces akceptacji płatności
  • Wyjazdy służbowe
  • Raportowanie finansowe
 

2.  Jak tworzyć procedury kontroli wewnętrznej?

Jest kilka podstawowych zasad tworzenia procedur i regulaminów. Ogólne zalecenia stanowią, że powinny one być napisane prosto i zrozumiale. Regulaminy mogą zawierać wyliczenia i wypunktowania. Powinny być pisane językiem nieliterackim, z przewagą zdań prostych. Powinny powołać się na inne dokumenty związane. Regulaminy piszemy bezosobowo.

Poniżej zamieszczamy jedynie szkic niektórych procedur, ułatwiając rozpoczęcie pracy nad własnym zestawem procesów.

 

3.  Budżet

Rok obrotowy, zgodnie z polityką rachunkowości firmy, trwa od 1 stycznia do 31 grudnia. Budżet przedsiębiorstwa tworzony jest również w cyklu rocznym. Osobą odpowiedzialną za stworzenie budżetu jest Dyrektor Finansowy.

Budżet tworzony jest w następujących krokach:

  1. Dyrektorzy działów przekazują dane do budżetu na kolejny rok obrotowy do końca listopada.
  2. Dyrektor finansowy przygotowuje budżet do dnia 15 grudnia i przedstawia do akceptacja zarządu.
 

4.  Obieg dokumentów dotyczących umów

Dyrektor działu jest odpowiedzialny za przygotowanie umów do podpisania. Umowy podpisuje zarząd, zgodnie z zapisem w KRS (powołanie się na odpowiedni zapis w KRS). Obieg dokumentów:

  1. Dyrektor działu przygotowuje zapotrzebowanie na podpisanie umowy ze wskazaniem przedmiotu umowy i innych, podstawowych parametrów.
  2. Dział prawny (lub zewnętrzna firma) przygotowuje projekt umowy.
  3. Projekt umowy jest zatwierdzany przez dyrektora finansowego
  4. Projekt umowy jest przedstawiany zarządowi przez Dyrektora działu wnioskującego
 

5.  Rozliczanie projektów

Większość przedsięwzięć w jednostce zorganizowana jest w projekty. Projekty są zarządzanie w oparciu o wewnętrzną procedurę zarządzania projektami (powołać się na odpowiedni dokument).

Sekretariat firmy prowadzi ewidencję projektów.

Podstawowe elementy rozliczenia projektów:

  • Dla każdego projektu Kierownik Projektu przedstawia definicję zakresu, budżet i deklarowaną datę zakończenia projektu do akceptacji Zarządu.
  • Kierownik Projektu może wnioskować o zmianę zakresu, budżetu i harmonogramu projektu w trakcie jego realizacji.
  • Kierownik Projektu powinien raportować do Zarządu o stanie realizacji projektu, zgodnie ze zdefiniowanym planem komunikacji w projekcie.
  • Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za zakończenie projektu w zdefiniowanym zakresie, budżecie i czasie.
  • Odchylenia w realizacji budżetu projektu przekraczające 10 procent powinny być raportowane do Zarządu.
  • Zarząd dyskutuje sytuację i przedstawia rekomendację zmiany w projekcie lub zwiększenia budżetu. Jeśli Zarząd podejmie decyzję o zwiększeniu budżetu, to musi zagwarantować dostępność dodatkowych środków na cele projektu.

Więcej na temat rozliczenia projektów.

 

6.  Zakup dóbr lub usług

Każdy Kierownik Projektu działa w ramach budżetu zaakceptowanego przez dla danego projektu. Jeśli w ramach zaakceptowanego budżetu projektu konieczne są wydatki, należy stosować zasady opisane poniżej. Poniższe zasady dotyczą również wyjazdów służbowych niezbędnych w ramach budżetu projektu.

Jeżeli zachodzi konieczność zakupu dóbr lub usług poza projektami, wówczas należy je w każdym przypadku uzgadniać z Zarządem lub osobą wyznaczoną (Sponsor Projektu).

 

6.1  Zakup dóbr lub usług poniżej XYZ PLN

Decyzje o jednorazowych wydatkach poniżej XYZ PLN w ramach budżetu projektu podejmuje Kierownik Projektu według własnego uznania. Swoje decyzje może, lecz nie musi konsultować z Zarządem.

 

6.2  Zakup dóbr lub usług powyżej XYZ PLN

Decyzje o wydatkach przekraczających XYZ PLN muszą być akceptowane przez Zarząd lub wyznaczoną osobę (Sponsor Projektu). Dotyczy to również decyzji o powtarzających się w ciągu roku zakupach lub usługach. Proces uzyskania zgody składa się z następujących kroków:

  1. Kierownik Projektu dokumentuje zakres prac, który określa wszystkie materiały lub usługi do dostarczenia w ramach umowy.
  2. Kierownik Projektu zbiera trzy oferty z niezależnych źródeł na podstawie zdefiniowanego zakresu prac. Liczba przeanalizowanych ofert może ulec, w uzasadnionych przypadkach, zmianie.
  3. Kierownik Projektu analizuje otrzymane oferty i przedstawia je wraz z własną rekomendacją oraz ewentualnie projektem umowy do przegłosowania przez Zarząd. Zarząd ma standardowo x dni na podjęcie decyzji.
  4. W przypadku, kiedy zbieranie różnych ofert nie jest uzasadnione, Kierownik Projektu zgłasza wniosek do Zarządu o akceptację jedynego dostawcy, odpowiednio go uzasadniając.
  5. Żadne dobra ani usługi nie powinny być dostarczone lub zapłacone przed podpisaniem umowy chyba, że Zarząd wyraził na to zgodę udokumentowaną w formie pisemnej.
  6. Do podpisania umowy, należy stosować odpowiednią procedurę.
  7. Każda transakcja może być przedmiotem wewnętrznego lub zewnętrznego audytu i musi być w każdym przypadku odpowiednio udokumentowana. Zarząd lub wyznaczona osoba może wymagać od Kierownika Projektu dodatkowych informacji lub dokumentów, aby sprostać tym wymaganiom.
 

7.  Zwrot kosztów

Pracownik może wystąpić do Zarządu, za pośrednictwem dyrektora działu, o zwrot poniesionych kosztów, jeśli uprawniona osoba (członek Zarządu lub Kierownik projektu, w przypadku kosztów przewidzianych budżetem projektu) wyraziła pisemną zgodę na ich pokrycie przed ich poniesieniem.

 

7.1  Proces zwrotu kosztów

Aby otrzymać zwrot poniesionych kosztów należy:

  1. Uzyskać pisemną zgodę na zwrot planowanych kosztów przed ich poniesieniem. Na wnioskodawcy spoczywa obowiązek powiadomienia Dyrektora Finansowego o uzyskanej zgodzie przed poniesieniem kosztów, w celu zaplanowania wydatków.
  2. Wysłać emailem wniosek o zwrot kosztów załączając opisane oryginalne faktury potwierdzające poniesione wydatki (warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów) do akceptacji upoważnionej osoby.
  3. Po akceptacji dokumenty należy przesłać do Dyrektora Finansowego.
  4. Dyrektor Finansowy, po weryfikacji i akceptacji dokumentów, przekaże wnioskującemu przelewem zwrot kosztów do wysokości kwoty uprzednio zaakceptowanej.
 

8.  Proces akceptacji płatności

Po dostarczeniu dóbr lub wykonaniu usługi prawidłowo wystawiona faktura na firmę zostaje przesłana do Kierownika Projektu lub innej osoby odpowiedzialnej za zakup. Kierownik Projektu odpowiada za weryfikację treści faktury i jej zgodności z umową, na podstawie której została wystawiona. W przypadku akceptacji faktury, Kierownik Projektu opisuje ją na odwrotnej stronie wskazując projekt, pozycję budżetową i wypełnia formularz rozliczenie płatności (lub odpowiedni elektroniczny obieg dokumentów).

Tak opisana faktura przekazywana jest Dyrektorowi Finansowemu. Nieodpowiednio opisane faktury będą zwracane Kierownikowi Projektu.

Dyrektor Finansowy zleca przelew bankowy po weryfikacji dokumentów.

 

9.  Wyjazdy służbowe

Koszty wyjazdów służbowych będą zwracane tylko, jeżeli zostały zatwierdzone zgodnie z niniejszą procedurą.

Przejazdy powinny być realizowane według następujących zasad:

  • przy podróży samochodem prywatnym, koszt podróży naliczany jest na podstawie ilości przejechanych kilometrów, zgodnie z odpowiednimi przepisami;
  • przejazdy taksówką można rozliczyć tylko w uzasadnionych przypadkach, w których przejazd innymi środkami lokomocji nie byłby właściwy;
  • transport lotniczy może być rozważony w uzasadnionych przypadkach, a w szczególności, gdy transport innymi środkami komunikacji związany jest z wyższymi kosztami;
  • osoba wnioskująca o wyjazd służbowy jest zobowiązana wypełnić odpowiedni druk (lub wdrożony zostaje odpowiedni elektroniczny obieg dokumentów);
  • osoba rozliczająca delegację powinna zachować w swojej dokumentacji oryginały faktur, rachunków, biletów, kart pokładowych, wydruki wyciągów bankowych, wydruki transakcji/przelewów, a także inne dokumenty poświadczające fakt poniesienia kosztu.
 

10.  Proces raportowania finansowego

Dyrektor Finansowy odpowiedzialny jest za proces raportowania finansowego. Dyrektorzy działów współpracują w zakresie gromadzenia danych.

 
polityka rachunkowości
Program księgowy online mKsiegowa.pl ułatwia wdrożenie procedur kontroli wewnętrznej, które ściśle wiążą się z obiegiem dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów można zorganizować z pomocą funkcjonalności dostępnych w programie.
W szczególności publikujemy poradnik dotyczący wdrożenia dokumentacji elektronicznej w księgowości.