Zakupy
W jaki sposób mogę dodać nowego dostawcę będąc w trakcie wprowadzania faktury zakupu?
Dodawania nowych dostawców lub modyfikacja ich danych podczas wprowadzania faktur zakupu jest możliwa na kilka sposobów:
- otworzyć aplikację w nowym oknie przeglądarki; po wprowadzeniu nowego kontrahenta w osobnym oknie niezbędne jest odświeżenie okna w którym wprowadzana jest faktura;
- nacisnąć klawisz F2 w trakcie wprowadzania faktury; klawisz F4 pozwala na dodawania i modyfikację pozycji w kartotece towarowej;
- można skorzystać z ikonki dodawania kontrahenta
; po dopisaniu kontrahenta skorzystaj z klawisza Wybierz, aby wprowadzić fakturę dla tego kontrahenta.
Jak podczas wprowadzania faktury wyświetlić ceny brutto?
Sposób wprowadzania cen zależy od określenia cennika w kartotece dostawcy. Jeżeli pole Ceny brutto w kartotece jest zaznaczone, wówczas w fakturach zakupu określa się ceny brutto poszczególnych pozycji faktury.
Program korzysta z cenników zakupu podczas wprowadzania dokumentów. Cenniki są tworzone automatycznie, podczas wprowadzania faktur zakupu.
Dlaczego nie mogę wprowadzić faktury zakupu na produkt, zdefiniowany wcześniej w systemie?
Podczas definiowania pozycji kartoteki, każdej pozycji należy przypisać odpowiedni Typ. Tylko pozycje typu Towar lub Usługa będą wyświetlane na liście wyboru przy wprowadzenia do faktury zakupu.
Pozycje kartoteki typu Produkt można jedynie sprzedawać. Pozycje te są używane w programie w module produkcji.
Jeżeli chcesz prowadzić w programie zakup i sprzedaż określonych pozycji, skorzystaj z typu Towar.
W jaki sposób mogę rozliczyć fakturę zakupu zapłaconą przez pracownika?
Przed wprowadzaniem faktur zakupu zapłaconych przez pracowników należy skonfigurować dla każdego pracownika konto rozliczeniowe używając pozycji menu Konta Rozliczeniowe - Konfiguracja. Konta takie zaznaczamy jako Zaliczki pracownicze.
Podczas wprowadzania faktury zakupu, w polu Sposób Płatności pojawią się konta zaliczek pracowniczych.
Zwrot pieniędzy dla pracownika dokonuje się przez Transfer Płatniczy. Więcej szczegółów w artykule Rozliczanie faktur zakupu zapłaconych zaliczką.
Czy mogę zmienić coś na fakturze bez robienia korekty?
Faktury zakupu wprowadzone w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl można modyfikować pod pewnymi warunkami:
- nie została jeszcze wykonana korekta do faktury,
- nie został zamknięty rok podatkowy,
- nie został zamknięty dziennik księgowy.
Modyfikacje faktur zakupu dostępne są w ekranach:
Dlaczego niektóre dokumenty PZ mają numer ewidencyjny "auto"?
Zasada działania programu została tak ustawiona, że:
- dokumenty PZ i WZ wystawiane w programie zawsze posiadają numer ewidencyjny zgodny z ustawieniami numeracji
- dokumenty PZ i WZ generowane automatycznie do faktur (tzw. faktura bezpośrednia) zawsze generowany jest bez numeru, natomiast w miejscu numeru ewidencyjnego są wpisywane znaki "auto"; ma to podkreślić ścisły związek 1 do 1 z fakturą.
W poniższym przykładzie:

- dokument PZ o numerze wewnętrznym 36 i numerze ewidencyjnym 01/04/14 został wprowadzony za pomocą funkcji wprowadzania dokumentu PZ,
- dokument PZ o numerze wewnętrznym 37 i numerze ewidencyjnym auto został wprowadzony za pomocą faktury zakupu, do której został wygenerowany automatycznie dokumentu PZ o identycznej jak faktura ilości i cenie kupionych towarów lub usług.
Jak wprowadzić korektę faktury, na które został zmieniony VAT dla usługi lub towaru?
- Sprawdzić, czy w kartotece jest pozycja z innym VAT-em.
- Wprowadź PZ zawierający tą pozycję.
- Wprowadź korektę faktury w sposób następujący:
Usuń pozycję z niewłaściwą stawką VAT z faktury
Kliknij ikonkę przy wybranym wierszu faktury; wiersz zostaje przeniesiony do niższego segmentu pozycji pozostających do zafakturowania:

Rys.1 Usuwamy pozycję z VAT23%
Wybierz pozycję z innym VATem
W pozycji z poprawnym VAT (wprowadzonej wcześniej dokumentem PZ) należy wpisać Ilość i kliknąć klawisz Dodaj; pozycja zostanie przeniesiona do wyższego segmentu;

Rys.2 Wybrana pozycja (w tym przypadku z VAT 8%) zostanie przeniesiona do korekty
Korekta zawiera teraz pozycję z inną stawką VAT

Rys.3 Wybrana pozycja (w tym przypadku z VAT 8%) zostanie przeniesiona do korekty
Kliknij klawisz Wprowadź korektę u dołu ekranu.
Przykładowa korekta zostanie zaksięgowana następująco:

Rys.4 Sposób zaksięgowania korekty VAT
Czy można w programie wprowadzić więcej niż jedną korektę do faktury zakupu?
W programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl można wprowadzać i automatycznie księgować dowolną liczbę korekt do faktury zakupu.
Sposób wprowadzania kolejnych korekt do faktur zakupu jest taki sam jak wprowadzanie pierwszej korekty.
Sposób obliczania wielu korekt do faktury zakupu zaprezentowany jest poniżej na przykładzie.
Faktura zakupu VAT
Poniżej pokazana jest faktura zakupu, do której wystawione zostaną 2 korekty. W celu prezentacji sposobu działania, faktura została wprowadzona z kwotą VAT o 1 gr inną niż wyliczona.

Rys.1 Faktura zakupu
Pierwsza korekta faktury
Wprowadzona została korekta zmniejszająca pierwotną fakturę o 20 zł netto. Podobnie, jak w przypadku faktury, program pozwolił na wpisanie innej kwoty VAT, niż wyliczona. Tutaj kwota VAT została wprowadzona w wysokości 41,39 zł od kwoty 180 zł netto.

Rys.2 Pierwsza korekta faktury zakupu
Korekta VAT wynosi: 41,39 zł - 46,01 zł = -4,62 zł

Rys.3 Księgowanie pierwszej korekty
Druga korekta faktury
Druga korekta została wprowadzona na kwotę netto 160 zł oraz VAT 36,85 zł (ponownie wprowadzona została wartość inna, niż wyliczona).

Rys.4 Druga korekta faktury zakupu
Proszę zwrócić uwagę, że zmiana wartości netto i VAT prezentowane są w odniesieniu do pierwotnej faktury VAT:
- zmiana wartości netto = 160 zł - 200 zł = -40 zł
- zmiana wartości VAT = 36,85 zł - 46,01 zł = -9,16 zł

Rys.5 Księgowanie drugiej korekty
Księgowanie korekty jest jedynie na 20 zł netto, ponieważ wcześniejsza korekta na 20 zł pozostaje w dzienniku.
Kolejne korekty można wprowadzać podobnie:
- wartość korekty wyliczana jest w odniesieniu do oryginalnej faktury
- księgowanie odbywa się z uwzględnieniem poprzednich korekt
Podgląd wszystkich dokumentów związanych z fakturą zakupu
Program prezentuje wszystkie dokumenty na podglądzie zamówienia zakupu. Dokument taki jest tworzony przez program automatycznie, w celu powiązania wprowadzonych faktur, dostaw i korekt.
Aby wejść do podglądu zamówienia należy kliknąć link do dokumentu dostawy, jak zaznaczono powyżej (na fakturze lub korekcie). Otwarty zostanie w osobnym oknie dokument dostawy, jak pokazano na poniższym rysunku.

Rys.6 Dokument PZ
W kolejnym oknie otwarty zostanie dokument zamówienia, jak poniżej.

Rys.7 Podgląd wszystkich powiązanych dokumentów do faktury zakupu
Jak zmienić konto zakupu na fakturze zakupu?
Zdarza się, że po wprowadzeniu faktury zakupu zorientujemy się, że została ona zaksięgowana na niewłaściwe konto zakupu. Można to zmienić według następujących kroków.
- Sprawdź w kartotece, czy pozycja z faktury zakupu ma właściwe konto. Jeżeli, nie - zmień je.
- Znajdź fakturę na ekranie Transakcje Dostawców, Korekty.
- Wybierz fakturę do modyfikacji. Kliknij ikonkę
przy wybranej fakturze zakupu. Program wejdzie w tryb modyfikacji faktury.
- Zapisz fakturę bez jakiejkolwiek zmiany, klawiszem Wprowadź fakturę u dołu. Program zapisze dokument do dziennika związany z tą fakturą (ten sam numer dokumentu) z poprawionymi zapisami księgowymi, zgodnie z aktualnymi ustawieniami.
Uwaga: Dokumentu nie można zmienić jeżeli jest on w poprzednim roku obrotowym, lub jeżeli z datą faktury został już zamknięty dziennik.
Jak rozliczyć korektę faktury zakupu?
Konieczność rozliczenia korekty zakupu może występować w następujących sytuacjach:
- Faktura zakupu została już zapłacona i rozliczona
- Faktura zakupu nie została jeszcze zapłacona
Artykuł niniejszy dotyczy rozliczenia korekty zmniejszającej wartość oryginalnej faktury zakupu.
Faktura zakupu została zapłacona
W tym przypadku należy wykonać następujące kroki w celu rozliczenia korekty:
- wprowadzić wpłatę środków pieniężnych od dostawcy (wybrać Płatne od = Dostawca)
- rozliczyć wpłatę z korektą za pomocą Rozliczenie Płatności Dostawcy
Faktura zakupu nie została zapłacona
Jeżeli faktura zakupu nie została jeszcze zapłacona, wówczas możemy rozliczyć fakturę korektą również za pomocą Rozliczenie Płatności Dostawcy.