Pierwsze kroki z mKsięgową

Strona opisuje pierwsze kroki przy pracy z programem księgowo - magazynowym online mKsiegowa.pl. W zależności od sposobu używania programu, niektóre kroki przygotowania programu mogą być wykonywane przy współpracy z biurem rachunkowym. Przy samodzielnym księgowaniu zachęcamy do przeczytania całego dokumentu.

1.  Przeglądarka internetowa

mKsiegowa.pl jest dostępna przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerze oraz bez konieczności zakupu licencji. Przeglądarki wspierane przez program, to:

• Internet Explorer od wersji 7
• Firefox
• Google Chrome

Zachęcamy do wykorzystania podczas pracy pełnego ekranu, co w większości przeglądarek uzyskuje się przez naciśnięcie klawisza funkcyjnego F11.
Należy sprawdzić, czy używana przeglądarka ma włączone "wyskakujące okienka". Wyskakujące okienka mogą być potrzebne w niektórych funkcjach programu (np. podgląd raportów przed wydrukiem). 

Przeczytaj artykuł na temat podstaw nawigacji w programie.

2.  Smartfon, tablet

Można korzystać z programu za pomocą przeglądarki internetowej zainstalowanej na większości smartfonów lub tabletów. Program mKsiegowa.pl został przetestowany na tabletach z systemem Android od wersji 2.2 oraz na iPad.
Przy korzystaniu z programu na tablecie należy włączyć wyskakujące okienka (Pop-up) w konfiguracji przeglądarki.

3.  Użytkownik – adres internetowy

Do programu księgowego online mKsiegowa.pl można zalogować się za pomocą indywidualnego adresu w przeglądarce. Adres tworzony jest dla każdej organizacji w następujący sposób:

mksiegowa.pl/nazwa

gdzie nazwa jest indywidualną nazwą wybraną przez organizację używającą program podczas procesu rejestracji.

4.  Użytkownik – logowanie do programu

Każdy użytkownik systemu mKsiegowa.pl posiada swój indywidualny adres programu, o którym mowa powyżej. Jeżeli nie pamiętasz tego adresu - sprawdź email, który otrzymałeś podczas rejestracji lub użyj formularza logowania na stronie https://mksiegowa.pl.

Logowanie do programu wymaga podania unikalnej Nazwy użytkownika oraz hasła. Używaj Nazwy użytkownika oraz hasła ustawionego podczas rejestracji w serwisie mKsiegowa.pl. Oczywiście, dostęp do danych księgowych jest możliwy tylko dla wybranych osób, posiadających odrębne konta przypisane do organizacji. Każde użytkownik ma określony zakres dostępu do danych (więcej w polityce bezpieczeństwa danych).

5.  Reset hasła

Na ekranie logowania dostępny jest link umożliwiający odzyskanie hasła do programu. Po kliknięciu na link należy podać adres e-mail, który został wykorzystany do rejestracji w serwisie mKsiegowa.pl.

W przypadku problemów z logowaniem zapraszamy do kontaktu.

6.  Pierwsze kroki – nawigacja w programie

Program ma układ modułowy. Wygląd ekranu oraz struktura menu mogą się różnić, w zależności od wybranej skórki.

7.  Jak uzyskać pomoc w programie?

Na początku możesz włączyć system podpowiedzi kontekstowej. W każdej opcji programu masz zawsze dostęp do pomocy kontekstowej pod klawiszem Dokumentacja, dostępnym w górnym pasku programu (klawisz może być również dostępny w innych miejscach dla innych "skórek").

W głównym menu programu dostępny jest formularz kontaktowy ułatwiający opis problemu (link Kontakt).

Zawsze możesz "kliknąć w Tukana" w prawym górnym rogu ekranu, aby sprawdzić jak uzyskać pomoc w programie.

8.  Konfiguracja planu kont

Rejestrując się po raz pierwszy w naszym systemie, musisz dostosować plan kont do specyfiki swojej organizacji. Podczas rejestracji wybrałeś wzorcowy plan kont i możesz go teraz zmodyfikować. W szczególności, w zakładce Księgowość w sekcji Pielęgnacja znajdziesz dwa ważne odnośniki:

• Plan kont
• Plan kont (Analityka)

9.  Układ kont

Zarówno plan kont, jak i poszczególne grupy bilansowe mogą być zmieniane, pod warunkiem spójności i przejrzystości zapisów księgowych. Program narzuca też pewne ograniczenia zgodne z przyjętymi w Polsce standardami. W pozycji menu Plan Kont możesz mieć wgląd do obecnego planu kont, w tym kasować niepotrzebne pozycje czerwonym krzyżykiem, lub modyfikować klikając na ikonkę .

Weryfikacja kont analitycznych i przypisanie ich do odpowiednich grup w bilansie i RziS jest ważnym etapem przy tworzeniu zakładowego planu kont w systemie mKsiegowa.pl. Więcej na ten temat przeczytasz w odpowiedniej sekcji dokumentacji Planu Kont.

Uwaga: w programie księgowym online mKsiegowa.pl nie należy wprowadzać analitycznych kont rozrachunkowych (zespół 2) dla poszczególnych kontrahentów (zarówno dostawców, jak i odbiorców), ponieważ program tworzy je automatycznie podczas generowania raportów "obrotówki".

Wystarczy wprowadzić Dostawców i Klientów w odpowiednich kartotekach i program automatycznie utworzy słowniki do kont określonych bezpośrednio w tych kartotekach.

10.  Grupy kont

Zapraszamy do szerszego zapoznania się z mechanizmem działania Grup Kont w programie mKsiegowa.pl.

11.  Rachunki bankowe

Rachunki bankowe i inne konta rozliczeniowe (kasa, rozliczenie zaliczek) należy skonfigurować w module Księgowość -> Konta Rozliczeniowe - Konfiguracja. W tym samym miejscu zdefiniujesz również rachunki walutowe. Prawidłowa konfiguracja kont rozliczeniowych pozwoli na poprawne działanie rozrachunków w programie.

12.  Ustawienia ogólne

W ustawieniach ogólnych należy zdefiniować co najmniej dane firmy lub organizacji, które będą pojawiały się na fakturach i wydrukach. Szczególnie trzeba sprawdzić, czy został ustawiony właściwy rok podatkowy.

13.  Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej

Ekran Ustawienia Systemowe i Księgi Głównej pozwala na dopasowanie działania modułu Księgowości do specyfiki firmy.

14.  Kartoteka towarów

Jeżeli korzystasz z kartoteki towarów, usług i produktów, w kolejnym kroku wprowadź kategorie oraz pozycje kartoteki.

15.  Kartoteka klientów

W kolejnym kroku należy zdefiniować kartoteki klientów. Można to zrobić w module Sprzedaż -> Kartoteka Klientów.

16.  Automatyczne księgowanie

Ważne jest, aby skonfigurować w programie wszystkie mechanizmy automatycznego księgowania dokumentów.

17.  Bilans Otwarcia

Jedną z podstawowych czynności przy rozpoczynaniu pracy z mKsięgową jest wprowadzenie bilansu otwarcia, który jest jednocześnie bilansem zamknięcia w poprzednim systemie księgowym.

18.  Wystawianie faktur sprzedaży

W tym momencie można już przejść do wystawiania pierwszych faktur sprzedaży (jeżeli masz włączony moduł Sprzedaż).
Uwaga:

• na fakturach będą pojawiały się tylko pozycje z kartoteki towarowej, które nie mają zaznaczonej opcji Wyłączone ze sprzedaży. Opcję tą edytuje się w module Towary i Magazyny -> Kartoteka towarowa.
• jeżeli w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej (moduł Ustawienia) nie jest zaznaczona opcja Dozwolone stany ujemne wówczas program zablokuje sprzedaż towarów, które nie posiadają odpowiedniego stanu magazynowego. Nie ma takich ograniczeń dla usług.

19.  Skróty klawiszowe

W miarę nabierania biegłości pracy w systemie warto zapoznać się ze skrótami klawiszowymi obsługiwanymi przez program księgowy online mKsiegowa.pl.

20.  Filmy na temat konfiguracji programu

Przygotowaliśmy cykl filmów pokazujących jak rozpocząć pracę w programie mKsiegowa.pl: Filmy instruktażowe.

21.  Poradnik księgowy

Aby zapoznać się z podstawowymi zasadami rachunkowości, zapraszamy do naszego poradnika księgowego. Tam znajdziesz też podstawowe informacje na temat polityki rachunkowości. Może Cię również zainteresować nasz cykl artykułów ABC rachunkowości.

Jeżeli macie Państwo pytania dotyczące programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl, lub innych zagadnień związanych z księgowością - nasz zespół specjalistów jest do Państwa dyspozycji. Prosimy o kontakt.