Księga Główna
Czy istnieje coś takiego jak "bufor", czyli taka "przechowalnia" dla wystawionych dokumentów, w której można by je poprawiać (zmieniać zawartość), zanim ostatecznie "wrzuci się" dokumenty do Księgi Głównej?
Czy istnieje w programie możliwość definicji kont, które dopiero z interpretacji danego przypadku zdarzenia księgowego będzie przypisane do bilansu po stronie aktywnej lub pasywnej (czyli to samo konto może być - w zależności od sytuacji - albo zapisem pasywnym, albo aktywnym)?
W którym miejscu w systemie sygnalizujemy, jaki typ dokumentu (np. faktury) księgujemy. Czy jest dostępny dokument PK?
W program księgowości internetowej mKsiegowa.pl posiada zdefiniowane okreslone typy dokumentow, w zaleznosci od rodzaju operacji gospodarczej. Można tez księgować dokumenty typu PK (Polecenie Księgowania). Wprowadzanie dokumentów PK dostępne jest w module Księgowość.
Program posiada szereg innych typów dokumentów (rejestrów), jak:
- faktury zakupu,
- faktury sprzedaży,
- korekty,
- wpłaty, wypłaty (wyciągi bankowe),
- dokumenty magazynowe (PZ, WZ, bilans otwarcia, korekty)
- przeceny
- paragony, faktury do paragonów
- zlecenie produkcyjne
W programie wbudowane są automaty księgowe, które przyspieszają prowadzenie księgowości. Wprowadzane dokumenty (np. faktury) są dekretowane automatycznie. Program zachowuje powiązanie dokumentu źródłowego z jego zapisem księgowym. Przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentów niezbędne jest ustawienie odpowiednich dekretów.
Dodatkowo, program pozwala na zdefiniowanie dowolnych pod-rejestrów w ramach każdego typu dokumentu. Ustawienia pod-rejestrów dokonuje się w oknie Numeracja dokumentów dopisując dla określonego typu dokumentu dodatkowe wiersze.
Czy i gdzie w systemie jest miejsce na księgowanie kosztów niepodatkowych?
Możliwe jest to poprzez wyodrębnione konta księgowe - NKUP. Można też wprowadzać faktury kosztowe nie podlegające odliczeniu VAT. W tym celu należy ustawić odpowiednią opcję w pozycji kartoteki.
W jaki sposób realizowany jest w programie podział na konta analityczne i syntetyczne?
Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl posiada rozbudowane możliwości prowadzenia ksiąg w oparciu o zdefiniowany plan kont.
Podstawowym elementem księgi głównej są konta analityczne najniższego poziomu (te, na których wykonuje się księgowania). Konta takie są pogrupowane w celu uzyskania syntetyki.
Dla każdego konta analitycznego określa się grupę, do której ono należy. Wartości sumaryczne są wyliczane dla kont syntetycznych dopiero podczas wyświetlania/wydruku ich obrotów i sald.
Uwaga: w programie księgowym online mKsiegowa.pl każde konto analityczne musi mieć określoną grupę do której należy.
W jaki sposób dekretuje się faktury kosztowe?
Faktury kosztowe w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl można wprowadzać na 2 sposoby:
- jako faktura zakupu, z pomocą zdefiniowanych wcześniej wzorców księgowych,
- bezpośredni do Księgi Głównej.
Wprowadzanie faktur z pomocą kartoteki wzorców
Rozwiązanie takie jest wygodne w sytuacji, gdy osoba wprowadzająca dokumenty kosztowe nie ma wiedzy na jakie konta fakturę należy zaksięgować.
Dokument jest wprowadzany z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanych wzorców księgowych takich, jak np:
- paliwo
- koszty energii elektrycznej
- koszty przesyłek pocztowych
- itd.
Wzorce należy wprowadzić zgodnie z polityką rachunkowości jednostki.
Program, dzięki odpowiedniej konfiguracji automatycznego księgowania dekretuje wprowadzone faktury na odpowiednio ustawione konta Księgi Głównej.
Program pozwala na przydzielenie do pozycji kartoteki tylko konta analitycznego. Jeżeli potrzebne konto występuje jedynie na poziomie grupy kont, wówczas trzeba stworzyć nowe konto w Plan Kont (Analityka) i przydzielić je do odpowiedniej grupy.
Ponadto program zapisuje fakturę w dzienniku, jeżeli jest odpowiednio skonfigurowany.
Przykład konfiguracji wzorców księgowych.
Wprowadzanie faktur kosztowych za pomocą dokumentu księgowego
Jeżeli organizacja wprowadzania dokumentów w jednostce przewiduje księgowanie dokumentów kosztowych bezpośrednio na konta można do tego celu skorzystać z opcji wprowadzania dokumentów księgowych.
Osobny pod-rejestr dla faktur kosztowych w ramach dziennika można ustawić w opcji numeracji dokumentów.
Aby wprowadzić fakturę do należy skorzystać z opcji Zapisz do rejestru VAT.
W jaki sposób można automatycznie księgować koszty rodzajowe na kontach zespołu 5?
Przeksięgowanie z zespołu 4 na 5 można dokonywać zwykłymi dokumentami księgowymi. Można też zautomatyzować księgowanie kosztów rodzajowych poprzez księgowanie równoległe.
Czy księgowanie na kontach VAT powoduje zapis do rejestru VAT?
Program księgowy mKsiegowa.pl posiada możliwość skonfigurowania stawek podatku VAT. Prawidłowe działanie rejestru VAT wymaga przygotowania w planie kont osobnego konta dla każdej stawki VAT podatku należnego i naliczonego. Przy rozpoczęciu pracy z programem konta będą najczęściej ustawione dla podstawowych stawek podatku od towarów i usług, zgodnie z przepisami obowiązującymi na dzień uruchomienia programu.
Wprowadzając Dokumenty Księgowe istnieje możliwość wybierania kont związanych z poszczególnymi stawkami VAT. Księgowanie na tych kontach powoduje zapis dokumentu księgowego do rejestru VAT, w zależności od ustawienia przełącznika (checkbox) o nazwie Zapis do rejestru VAT. Dodatkowa zakładka o nazwie Rejestr VAT pozwala sprawdzić i skorygować zapisy.
Zapis do rejestru VAT odbywa się również za pomocą dokumentów:
Czy można przenumerować numery ewidencyjne dokumentów w dzienniku?
Program księgowy mKsiegowa.pl posiada kilka rodzajów numeracji, które służą różnym celom:
- numer dziennika (kolumna nr)
- numer wewnętrzny dokumentu (kolumna Nr Trans)
- numer ewidencyjny (kolumna Numer Ewid)
.Numer ewidencyjny
Numery ewidencyjne są przypisywane do każdego dokumentu, zgodnie z przyjętym systemem numeracji. Można tworzyć wiele różnych ciągów numeracyjnych w ramach roku lub w ramach miesiąca. Program sam proponuje kolejny numer podczas wprowadzania dokumentu, lecz można go zmienić.
.Numer wewnętrzny
Jest to numer dokumentu, który wynika ze struktury programu. Tego numeru nie można zmieniać. W przypadku kasowania dokumentów nie ma możliwości zapisania innego dokumentu pod tym numerem.
Numer dziennika
Numer ten tworzony jest automatycznie podczas zamykania dziennika księgowego. Numeracja ta jest zawsze ciągła i zgodna z Ustawą o Rachunkowości. W wyjątkowych przypadkach dziennik można otworzyć ponownie, dokonać zmian i zamknąć. Program automatycznie utworzy ciągłą numerację dokumentów w dzienniku.
Mam problem z dodaniem nowego konta w planie kont. Chciałem dodać konto 640-1-3 w grupie kont 640-1 i otrzymuję komunikat Numer konta ma niewłaściwy format dla wybranej grupy kont 640-1. Czy coś robię nie tak? Konto 220-3 dodałem bez najmniejszego problemu.
W programie księgowym mKsiegowa.pl plan kont zorganizowany jest z podziałem na:
Konta analityczne najniższego poziomu są "podpięte" do grup kont. Program pozwala na następujące struktury planu kont:
Konto analityczne jest takie samo, jak grupa kont:
| Konto syntetyczne (Grupa) | Konto analityczne |
| 640-1 | 640-1 |
W tym przypadku konto analityczne jest tylko jedno. Aby tworzyć dodatkowe konta analityczne należy w opcji Konta analityczne wybrać konto 640-1 i kliknąć klawisz Zmień w grupę kont. Program zmieni konto 640-1 na konto 640-1-1 i przeniesie wszystkie zapisy na tym koncie.
Konto analityczne ma poziom niżej, niż grupa kont:
| Konto syntetyczne (Grupa) | Konto analityczne |
| 640-1 | 640-1-1 |
| 640-1 | 640-1-2 |
| 640-1 | 640-1-3 |
W tym przypadku nie ma problemu z tworzeniem kolejnych konta analitycznych o numerach 640-1-x.
Odpowiadając na pytanie:
Należy w opcji Konta analityczne wybrać konto 640-1 i kliknąć klawisz Zmień w grupę kont. Program zmieni konto 640-1 na konto 640-1-1 i przeniesie wszystkie zapisy na tym koncie. Potem można utworzyć konto 640-1-3.
Konfiguracja Planu Kont opisana jest szczegółowo w dokumentacji.
Chciałabym przeksięgować fakturę na zobowiązania wobec pracowników, jednak tej operacji nie potrafię wykonać, gdyż korzystając z polecenia księgowania przywołuje mi się jedynie konto syntetyczne rozrachunków z dostawcami (202), a nie bezpośrednio kontrahent.
Podczas wprowadzania prostych dokumentów księgowych program pozwala na wybór kontrahenta trochę inną metodą, niż w przypadku innych kont księgowych.
Podczas wprowadzania zwykłych kont, wybieramy je po prostu z listy, zgodnie z ustawionym planem kont:
Rys.1 Wyszukiwanie "zwykłych" kont w dokumencie
W przypadku kont analitycznych poszczególnych kontrahentów program działa nieco inaczej:
- wybieramy konto syntetyczne określonej grupy kontrahentów
- przechodzimy klawiszem TAB lub myszką do kolejnego pola na formatce
- program wyświetli listę wszystkich kontrahentów związanych z tym kontem syntetycznym
Związanie kontrahenta z kontem syntetycznym odbywa się poprzez:
- przypisanie konta w polu Konto Należności: w kartotece oddziałów klientów
- przypisanie konta w polu Konto Zobowiązań: w kartotece dostawców
Rys.2 Wyszukiwanie kontrahentów w dokumencie
Czy mogę zaimportować własny plan kont do programu?
Własny plan kont można zaimportować w następujących krokach:
- Podczas rejestracji w programie należy wybrać wersję bez planu kont lub zwrócić się do administratora o wykasowanie poprzedniego planu kont.
- Należy przygotować plik w Excelu zawierającego kolumny:
- numer konta
- nazwa konta
- klasa konta (aktywa = 1, pasywa = 2, przychody = 3, koszty = 4)
- polskie znaki powinny być w formacie UTF8, co może oznaczać konieczność konwersji pliku CSV
- w zależności od struktury planu kont liczba kolumn może być większa.
- zapisać dane do 2 plików typu CSV:
- osobno zapisać grupy
- osobno zapisać konta analityczne
- Zaimportować pliki CSV za pomocą iMacros, wykorzystując przygotowane makra:
- Skonfigurować program do nowego planu kont:
Jak zaksięgować raport dobowy z drukarki fiskalnej?
Jeżeli firma prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych może zaistnieć konieczność prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych (ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 1).
Tzw. sprzedaż detaliczną rejestrowaną za pomocą kas fiskalnych należy ujmować w księgach rachunkowych na podstawie dobowych raportów fiskalnych.
Wprowadzanie raportu dobowego
Zdarzenia gospodarcze zarejestrowane w dobowym raporcie fiskalnym można wprowadzić w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl następująco:
- wprowadzamy dokument typu Pozycje Dziennika
- w nagłówku dokumentu należy zaznaczyć opcję Zapisz do rejestru VAT
- wprowadzamy pozycje dokumentu według schematu
| Liczba z raportu | Przykładowe konto | Strona |
|---|---|---|
| Dobowa wartość sprzedaży netto | 702-1 | Ma |
| VAT należny stawka podatkowa | 222-1 | Ma |
| VAT należny stawka obniżona | 222-2 | Ma |
| Kasa główna | 100-1 | Wn |
- sprawdzamy w zakładce Rejestr VAT poprawność wyliczenia kwot netto i VAT należnego
- zaznaczamy dokument jako RO, w celu uzyskania odpowiedniego zapisu w pliku JPK_V7
Jeżeli część sprzedaży ujętej w raporcie dobowym z kasy była opłacona kartą płatniczą, można zaksięgować ją za pośrednictwem konta Środki pieniężne w drodze.
Na podstawie wyciągu bankowego rozliczamy wpłaty dokonane z pomocą kart płatniczych.
Zapis do rejestru VAT
Wprowadzony dokument będzie wykazany w raporcie VAT, w sekcji Sprzedaż krajowa.
Wzorzec szybkiego księgowania
Za pomocą mechanizmu Wzorców Szybkiego Księgowania można przygotować wzorzec dla raportu dobowego.
Obsługa drukarki fiskalnej
Program pozwala na podłączenie drukarek fiskalnych i drukowanie paragonów. Paragony nie są zapisywane do rejestru VAT i księgowanie raportu dobowego dalej jest niezbędne w celach podatkowych i kontrolnych.
Jak zaksięgować wpłaty z tytułu sprzedaży detalicznej?
Jeżeli firma prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych może zaistnieć konieczność prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych (ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 1).
Tzw. sprzedaż detaliczną rejestrowaną za pomocą kas fiskalnych należy ujmować w księgach rachunkowych na podstawie dobowych raportów fiskalnych.
Wprowadzanie raportu dobowego
Zdarzenia gospodarcze zarejestrowane w dobowym raporcie fiskalnym można wprowadzić w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl według instrukcji księgowania raportu dobowego zamieszczonej w pytaniach powyżej.
Rozliczanie płatności
Jeżeli płatności z tytułu sprzedaży detalicznej odbywają się wyłącznie do kasy gotówkowej, wówczas raport dobowy może być księgowany bezpośrednio na konto gotówkowe.
Jeżeli jednak wpłaty następują różnymi metodami, wówczas należy skorzystać z konta Środki pieniężne w drodze (w standardowym planie kont jest to konto 205).
Księgowanie poszczególnych płatności może odbywać się następująco:
Księgowanie wpłat gotówkowych i na rachunek bankowy
- Wykonujemy za pomocą funkcji Księgowość -> Wpłaty.
- wybieramy kasę lub rachunek bankowy
- wybieramy konto 205 i wpisujemy kwotę
- wprowadzamy dokument
W jaki sposób mogę zapisać dokument w rejestrze VAT w innym miesiącu?
Dokumenty księgowe typu Pozycje Dziennika można w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl zapisywać do Rejestru VAT. Czasami zachodzi konieczność zmiany okresu, w którym dokument jest ujęty w rejestrze.
Zmiana daty VAT w dokumencie typu Pozycje Dziennika
W programie mKsiegowa.pl zmianę okresu dokonujemy przez zmianę daty zapisu w rejestrze VAT. Zmiana daty możliwa jest poprzez modyfikację dokumentu.
W wyniku zmiany daty w zakładce Rejestr VAT i po zapisaniu dokumentu, następuję przeniesienie dokumentu do innego okresu.
Zmiana daty VAT dla faktury zakupu
Zmianę zapisu w rejestrze VAT dla faktury zakupu możemy zrobić poprzez modyfikację faktury zakupu.
Zmiana daty VAT dla faktury sprzedaży
Dla większości faktur sprzedaży zmiana daty VAT jest możliwa bezpośrednio w rejestrze VAT sprzedaży.
Dla innych faktur można zmieniać datę VAT przez modyfikację faktury sprzedaży.
Uwaga
W obecnej wersji 2.11 program nie wykonuje automatycznie zmiany deklaracji VAT, jeżeli została już ona utworzona. Korektę deklaracji należy wykonać w opcji Deklaracja VAT.
Jak poprawnie księgować w systemie kompensatę pomiędzy fakturą zakupową i fakturą sprzedaży od tego samego kontahenta? Różnica ma zostać zapłacona.
Kompensatę można bezpośrednio zaksięgować jako Polecenie księgowania. Wcześniej należy się upewnić, że kontrahent znajduje się zarówno w kartotece Klientów, jak i Dostawców.
Następnie, taki dokument można wykorzystać w rozrachunkach:
- Rozliczenie Płatności Dostawcy po stronie zakupu
- Rozliczenie Płatności Klienta po stronie sprzedaży
Rozrachunki mogą uwzględniać dowolne, inne płatności rozliczające kompensatę. Robi się to podobnie, jak przy rozliczeniu płatności za faktury i korekty.
Przykład
Należy skompensować fakturę zakupu i sprzedaży na tą samą kwotę 1000 zł. Wykonujemy następujące czynności:
- Wprowadzamy dokument kompensaty PK:
- 201/Klient/Ma/1000
- 202/Dostawca/Wn/1000
- Rozliczamy fakturę sprzedaży za pomocą dokumentu kompensaty: Rozliczenie Płatności Klienta
- wybieramy klienta
- wyszukujemy dokument PK wprowadzony w ramach pkt.1
- rozliczamy fakturę sprzedaży, która ma podlegać kompensacie
- Rozliczamy fakturę zakupu za pomocą dokumentu kompensaty: Rozliczenie Płatności Dostawcy
- wybieramy dostawcę
- wyszukujemy dokument PK wprowadzony w ramach pkt.1
- rozliczamy fakturę zakupu, która ma podlegać kompensacie
W jaki sposób mogę zamknąć rok podatkowy? Jakie czynności powinienem wykonać?
Program księgowy mKsiegowa.pl w pełni wspiera zamnięcie roku podatkowego. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje oraz kolejne kroki niezbędne podczas zamknięcia roku.
Instrukcja zamknięcia roku podatkowego dostępna jest również w formie prezentacji - kliknij obok.
Procedura zamknięcia roku - działania przygotowawcze
Zasady zamykania ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego zawarte są w art. 12 Ustawy o Rachunkowości. Ustawa określa, że należy:
- wykonać odpowiednie przeksięgowania i ustalić salda końcowe aktywów i pasywów;
- porównać salda z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzić niezbędne korekty;
- sporządzić zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych; zgodnie z Art. 13 pkt. 6 UoR, równoważne z wydrukiem jest przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych;
Procedura zamknięcia roku może więc zawierać następujące czynności:
- wykonać wszystkie księgowania do starego roku;
- ustalić salda końcowe - do tego celu najlepiej skorzystać z Obroty na Kontach w module Księgowość;
- sporządzić zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych i zapisać plik w formacie pdf tworzony przez program na zewnętrznym nośniku danych (nie jest to jednak konieczne, gdyż program mKsiegowa.pl przechowuje dane przez odpowiedni czas);
- wykonać czynności w programie
- Ustawienia -> Rok obrotowy sprawdzić, czy jest utworzony zapis na kolejny rok. Jeżeli nie - należy utworzyć.
- Ustawienia -> Ustawienia ogólne zmienić rok podatkowy na bieżący (nowy rok podatkowy)
- Ustawienia -> Numeracja dokumentów sprawdzić numerację dokumentów; np. można rozpocząć numerację w nowym roku w formacie xx/13 (dla roku 2013)
Zamknięcie roku w programie
Działanie zamknięcia roku w programie jest uzależnione od ustawienia opcji Ręczne Księgowania Zysku/Straty przy Zamknięciu Roku w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej.
Jeżeli:
- opcja jest zaznaczona, wówczas sekwencja księgowania zamknięcia roku jest wykonywana ręcznie
- opcja nie jest zaznaczona, wówczas sekwencja księgowania zamknięcia roku jest wykonywana automatycznie przez program
Aby całkowicie zamknąć rok poprzedni do dalszych zapisów trzeba w Ustawienia -> Rok obrotowy wykonać kroki:
- Wybrać rok poprzedni i kliknąć modyfikację (ikonka
)
- W polu wyboru Zamknięty ustawić Tak
- Kliknąć Aktualizuj
Po zamknięciu roku program dalej pozwala przełączać się między latami podatkowymi poprzez zmianę roku w Ustawieniach Ogólnych - opcja Rok Podatkowy. W starym roku podatkowym nie można jednak już zapisywać żadnych dokumentów.
Sposób działania ręcznego zamknięcia roku
Po uzgodnieniu sald mijającego roku sekwencja księgowań powinna być następująca:
- przeksięgować salda kont wynikowych (Przychody, Koszty) na konto Zysk/strata roczna ustawione w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej; zwykle jest to konto 860; można wcześniej przygotować wzór szybkiego księgowania zawierający niezbędne pozycje dokumentu księgowego;
- zamknąć rok poprzedni do dalszych zapisów, wg opisu powyżej
- przeksięgować wynik na odpowiednie konto bilansowe po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
Aby zachować bilansowanie się obrotówki w nowym roku program wyświetla w kolumnie Bilans otwarcia obroty z roku poprzedniego na koncie ustawionym w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej jako Zysk/strata roczna (zwykle konto 860).
Sposób działania automatycznego zamknięcia roku
Automatyczne (uproszczone) zamknięcie roku wykonywane jest przy następujących założeniach:
- nie ma konieczności przeksięgowania salda kont wynikowych (Przychody, Koszty) na konto Wyniku finansowego,
- ustalenie wyniku finansowego odbywa się za pomocą Zestawienie Wyników,
- program wykonuje przeksięgowanie wyniku w ramach kont ustawionych w Ustawieniach Systemowych i Księgi Głównej:
- Konto rozliczenia wyniku finansowego
- Konto wyniku finansowego
Jeżeli zapisy z poprzedniego roku nie zostały zbilansowane, przy zamykaniu roku program wykonuje przeksięgowanie z datą ostatniego dnia zamykanego roku podatkowego:
- Konto rozliczenia wyniku finansowego/Ma/kwota wyniku finansowego
- Konto wyniku finansowego/Wn/kwota wyniku finansowego
W przypadku straty, księgowanie jest odwrotne.
Dodatkowo, aby zachować bilansowanie się obrotówki w nowym roku program blokuje wyświetlanie obrotów na kontach wynikowych w kolumnach Bilans otwarcia (wyświetla wartości zerowe, niezależnie od wartości obrotów w roku ubiegłym). Taki sposób działania pozwala nie przeksięgowywać sald kont wynikowych na konto Wyniku finansowego.