Księgowanie gospodarki magazynowej - poprawianie błędów

W poprzednim artykule poznaliśmy podstawowe zasady księgowania gospodarki magazynowej. Niniejszy artykuł zawiera omówienie jak organizacja księgowania gospodarki magazynowej wpływa na poprawianie błędów w dokumentach zakupu.

Sposób organizacji księgowania gospodarki magazynowej

W praktyce księgowanie gospodarki magazynowej możemy zorganizować na kilka sposobów. Zajmiemy się tutaj dwoma, najczęściej spotykanymi przypadkami.

Należy zwrócić uwagę, że rozpatrujemy 2 aspekty rejestrowania zdarzeń gospodarczych związanych z magazynem:

• Aktualizacja stanu magazynowego towaru – powinna zawsze odbywać się natychmiast, aby odzwierciedlić bieżący stan magazynu
• Księgowanie zdarzeń gospodarczych w dzienniku księgowym – może odbywać się na bieżąco lub na koniec miesiąca

Księgowanie na bieżąco vs. księgowanie magazynu na koniec miesiąca

Najbardziej oczekiwanym sposobem organizacji pracy księgowości i oprogramowania wspomagającego procesy biznesowe wydaje się być bieżące księgowanie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, MM). Alternatywą może być księgowanie zdarzeń gospodarczych raz w miesiącu na podstawie raportu magazynowego zawierającego wszystkie zdarzenia (przyjęcia, wydania, korekty, itp.).

Jeżeli magazyn jest księgowany na bieżąco, program księgowy prezentuje informację o wartości magazynu w księdze handlowej w każdej chwili. Taka organizacja pracy księgowości ma jednak pewne skutki uboczne - każda modyfikacja lub usunięcie dokumentu zakupu może wpływać na cenę ewidencyjną magazynu. Trzeba wówczas korygować nie tylko wartość magazynu, ale również koszt sprzedaży w przypadku, gdy zostały już zaksięgowane dokumenty WZ z błędną ceną ewidencyjną.

Przykład zmiany dokumentu zakupu

Ceną ewidencyjną magazynu jest średnia cena zakupu. Wszystkie wartości w przykładzie są w cenach netto.

1. Dokument PZ został wprowadzony z datą 1.05.2016. Do magazynu została wprowadzona 1 sztuka towaru w cenie 100 zł. Otrzymujemy księgowanie:
   • Rozliczenie zakupu/Ma/100 zł
   • Magazyn/Wn/100 zł
    
2. Dokument PZ został wprowadzony z datą 10.05.2016. Do magazynu została wprowadzona 1 sztuka towaru w cenie 150 zł. Średnia cena ewidencyjna została uaktualniona do wartości 125 zł.
   • Rozliczenie zakupu/Ma/150 zł
   • Magazyn/Wn/150 zł
   • Stan magazynowy wynosi 2 szt towaru o całkowitej wartości 250 zł.
    
3. W dniu 12.05.2016 została sprzedana 1 szt towaru. Dokument WZ zaksięgował wartość sprzedaży w wysokości 125 zł. Księgowanie ma postać:
   • Magazyn/Ma/125 zł
   • Koszt sprzedaży/Wn/125 zł
    
4. W dniu 13.05.2016 księgowy wykrył błąd przy wprowadzaniu dokumentu PZ z dnia 1.05.2016 – prawidłowa cena zakupu powinna wynosić 150 zł. Dokument został poprawiony. W efekcie modyfikacji dokumentu z dnia 1.05.2016 powinny zostać wykonane następujące zmiany:
   1. Cena ewidencyjna powinna wynosić 150 zł
   2. Wartość magazynu powinna zostać skorygowana o 25 zł.
   3. Koszt sprzedaży z dnia 12.05.2016 powinien zostać poprawiony o 25 zł

Musimy wprowadzić następujące księgowanie korygujące (jeżeli stosujemy storno czarne):

• Magazyn/Wn/25 zł
• Koszt sprzedaży/Ma/25 zł

Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl jest wyposażony w moduł Gospodarki Magazynowej. Moduł zapewnia księgowanie podstawowych operacji magazynowych, jak: Przyjęcie z Zewnątrz - PZ, Wydanie na Zewnątrz - WZ, przesunięcia międzymagazynowe - MM, korekty stanu magazynowego, i wiele innych.