Wymogi ustawy o rachunkowości

Wymogi Ustawy o Rachunkowości

Każdy system księgowy musi spełniać wymogi określone w Ustawie o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity - Dz.U. 2018 poz. 395), aby mógł zostać wykorzystany w rachunkowości jednostki organizacyjnej. Dlatego prezentujemy Państwu najistotniejsze wymagania dotyczące systemu księgowego, zapisane w ustawie, oraz sposób ich realizacji w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl.


 

1.  Przeznaczenie programu mKsiegowa.pl

Podstawowe kryteria zastosowania Ustawy o Rachunkowości są szeroko określone w art. 2. Znowelizowana ustawa dotyczy większości form prawnych jednostek organizacyjnych działających na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, bez ograniczeń przychodowych. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie osiągające przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyższe niż równowartość w walucie polskiej 1 200 000 EURO podlegają również pod Ustawę o Rachunkowości.

Program finansowo - księgowy mKsiegowa.pl, zgodnie z UoR, swoją funkcjonalnością został przygotowany dla jednostek, które nie spełniają przynajmniej dwóch z trzech poniższych warunków art. 64:

  1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
  3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 EURO.

Innymi słowy, program mKsiegowa.pl jest przeznaczony dla jednostek, które nie podlegają badaniu i ogłaszaniu rocznych sprawozdań finansowych, oraz których sprawozdanie finansowe na zamknięcie roku obrotowego składa się z (w myśl art. 54 ust. 2):

  1. bilansu,
  2. rachunku zysków i strat,
  3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

W art. 5 ustawy czytamy:
Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Ustawa o Rachunkowości wymaga więc od jednostki gospodarczej ciągłego prowadzenia przyjętych zasad rachunkowości w kolejnych latach obrotowych. Internetowy program księgowy mKsiegowa.pl zapewnia pełną elastyczność w dostosowaniu go do obranej polityki rachunkowej wszystkich jednostek gospodarczych (z wyłączeniem banków, zakładów ubezpieczeń, funduszy emerytalnych), prowadzących swoją rachunkowość wg. zasady pełnej księgowości.

System umożliwia w szczególności:

  • konfigurację planu kont, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości,
  • zapis wszystkich zdarzeń gospodarczych, dotyczących jednostki i jej otoczenia,
  • grupowanie operacji gospodarczych w jednolity sposób,
  • dokonywanie zapisów amortyzacyjnych,
  • sporządzanie sprawozdań finansowych.

Ponadto naszym klientom oferujemy szeroką pomoc w zakresie:

Zakres pomocy jest uzależniony od wykupionego abonamentu.

Podsumowując: program księgowy mKsiegowa.pl jest programem elastycznym i uniwersalnym, dostosowującym się do potrzeb księgowych jednostki, w szczególności z uwzględnieniem jej formy prawnej i przyjętej polityki rachunkowowści.

 

2.  Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacja polityki rachunkowości

Wymogi dotyczące polityki rachunkowości i związanymi z nimi zasadami prowadzenia dokumentacji jednostki zostały określone w art. 9, 10 i 11 Ustawy o Rachunkowości.

Art. 9. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Art. 10.
1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.

Wychodząc naprzeciw powyższym wymogom ustawy, program księgowości internetowej mKsiegowa.pl zapewnia prowadzanie ksiąg rachunkowych w walucie polskiej oraz języku polskim. Ponadto, program umożliwia przeliczanie wielkości ujętych na dokumentach księgowych z walut obcych, po aktualnych kursach.

mKsiegowa.pl w pełni dostosowuje się do przyjętej polityki rachunkowości jednostki, w tym w szczególności do jej elementów, co do których ustawa, w określonym zakresie, pozostawia jednostkom wolną rękę:

  1. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
  2. zakładowego planu kont, wykazu kont księgi głównej, przyjętych zasad kwalifikacji zdarzeń,
  3. zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej;

Powyższe dokumenty należą do niezbędnej dokumentacji, dostępnej w mKsiegowa.pl/doc. Zakładowy plan kont, wpisany do programu, można wydrukować i dołączyć do dokumentacji. Należy również, niezależnie od systemowych zasad bezpieczeństwa, dołączyć do dokumentacji rachunkowej jednostki jasno określone zasady organizacyjne ochrony danych, między innymi opisując zakładowy system obiegu, numerowania i przechowywania dokumentacji księgowej. W tym zakresie mKsiegowa.pl również służy pomocą.

Spełniając wymogi ustawy, operator programu mKsiegowa.pl gwarantuje dostęp do wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.

Ponadto, operator dostarcza, na życzenie, dokumentację programu mKsiegowa.pl, zawierającą opis systemu informatycznego, wykaz programów, procedur lub funkcji, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz zasad ochrony danych, w tym, w szczególności, metod zabezpieczania dostępu do danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

 

3.  Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Art. 11.
1. Księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę.

Art. 11a

W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

W przypadku korzystania z programu mKsiegowa.pl, miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest siedziba jednostki albo jej oddziałów, chyba, że jednostka powierzyła prowadzenie rachunkowości innej jednostce, uprawnionej do świadczenia takich usług. System przechowuje dowody księgowe tylko w wersji elektronicznej i nie jest miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 11 UoR. Jednocześnie, operator systemu mKsiegowa.pl nie bierze odpowiedzialności za jakość, zgodność i prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych.

Jednostkom, które zdecydują się powierzyć prowadzenie rachunkowości zewnętrznemu podmiotowi, zespół mKsiegowa.pl doradzi kontakt z jednym z autoryzowanych partnerów serwisu.

 

4.  Księgi rachunkowe i oznaczenia, umożliwiające ich identyfikację

Art. 12.
1. Księgi rachunkowe otwiera się (...):
1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej, z zastrzeżeniem ust. 3,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego:
- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

2. Księgi rachunkowe zamyka się:
1) na dzień kończący rok obrotowy,
2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału.
6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,
7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
- nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl domyślnie umożliwia otwarcie ksiąg rachunkowych na dzień rozpoczynający rok obrotowy i zamknięcie ich na dzień kończący rok obrotowy. Ponadto, zgodnie z art. 12 ustawy, mKsiegowa.pl zapewnia nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Domyślnie, podstawowym okresem sprawozdawczym w programie mKsiegowa.pl jest miesiąc.

Ustawa wymaga od objętych nią jednostek zapisów księgowych na dokumentach:

  1. dziennik,
  2. księga główna,
  3. księgi pomocnicze,
  4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

System mKsiegowa.pl zapewnia automatyczną ciągłość zapisów oraz kontrolę przenoszenia obrotów lub sald. Każde zdarzenie księgowe otrzymuje automatycznie numer oraz datę zdarzenia, ułatwiające ewidencję rozrachunków jednostki. Wydruki komputerowe ksiąg oraz pozostałych dokumentów księgowych, generowanych przez program, posiadają oznaczenia jednostki, której dotyczą oraz automatyczną numerację stron.

Zapisy na kontach księgi głównej są dokonywane w kolejności chronologicznej. Dane księgowe, stanowiące podstawę zapisów księgowych na kontach są chronione, zapewniając ich niezmienność, są przechowywane przez okres wymagany, w zależności od rodzaju dowodu księgowego oraz istnieje możliwość identyfikacji osoby wprowadzającej dane, poprzez unikalny login i hasło przypisane w systemie do konkretnej osoby oraz jednostki gospodarczej.

W razie zaksięgowania błędnych zapisów księgowych, lub wprowadzenia niewłaściwych/błędnych dokumentów do systemu, należy zgodnie z ustawą, utworzyć dokument korygujący błąd.

 

5.  Dowody księgowe

Każdy dowód księgowy jest określony w programie mKsiegowa.pl poprzez:

  1. rodzaj (typ) dowodu
  2. numer identyfikacyjny
  3. strony dokonujące operacji gospodarczej
  4. opis operacji
  5. datę operacji i sporządzenia dowodu

Powyższe oznaczenia zapewniają identyfikację dowodu księgowego i są zgodne z wymogami Ustawy o Rachunkowości.

System mKsiegowa.pl umożliwia przeliczanie walut obcych, występujących na dowodach księgowych na walutę polską.

 

6.  Zapis księgowy

Zapisy księgowe są dokonywane za pomocą programu księgowości On-line mKsiegowa.pl w sposób trwały, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. System zapewnia ochronę zapisów, przed ich zniszczeniem, modyfikacją lub zakryciem zapisu.
Szczegóły ochrony danych opisane są w sekcji dotyczącej bezpieczeństwa.

Każdy zapis księgowy jest w systemie ewidencjonowany za pomocą:

  1. daty dokonania operacji
  2. określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji
  3. kod opisu operacji
  4. kwotę i datę zapisu
  5. oznaczenie kont, których dotyczy
  6. zapisów dot. operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.

Ponadto, zapisy w dzienniku i na kontach są powiązane ze sobą, tak że istnieje możliwość sprawdzenia zgodności. System księgowy mKsiegowa.pl zapewnia przechowanie zapisów na księgach rachunkowych przez czas nie krótszy, od wymaganego w ustawie.

 

7.  Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Art. 45.
1. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4.
(...)
2. Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu,
2) rachunku zysków i strat,
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
(...)
5. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.

Art. 46.
1. W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
1a. W przypadku sporządzania bilansu na inny dzień bilansowy niż określony w ust. 1, w bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na ten dzień oraz na dzień kończący rok obrotowy bezpośrednio poprzedzający ten dzień bilansowy.
2. Wykazana w aktywach bilansu, z zastrzeżeniem ust. 2a, wartość poszczególnych grup składników aktywów wynika z ich wartości księgowej, skorygowanej o:
1) dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy aktualizujące, w tym również z tytułu trwałej utraty wartości składników aktywów trwałych,
2) odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych,
3) odpisy aktualizujące wartość należności.
2a. Aktywa finansowe i zobowiązania finansowe wykazuje się w bilansie w kwocie netto po kompensacie, jeżeli jednostka ma bezwarunkowe prawo do kompensaty aktywów i zobowiązań danego rodzaju i zamierza je rozliczyć w kwocie netto albo jednocześnie wydać składnik aktywów finansowych i rozliczyć zobowiązanie finansowe.
3. Jeżeli w myśl odrębnych przepisów w ciągu roku dokonywane są odpisy z wyniku finansowego bieżącego roku obrotowego, to należy je wykazać ze znakiem ujemnym w odrębnej pozycji pasywów "Kapitał (fundusz) własny", w pozycji "Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)".
4. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych przepisów, niezaliczone do kapitałów (funduszów) własnych, wykazuje się w pasywach bilansu w grupie zobowiązań jako fundusze specjalne.
5. Bilans powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym:
1) dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji - w załączniku nr 1 do ustawy,
(..)

Art. 47.
1. W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
2. W przypadku sporządzania rachunku zysków i strat za inny okres sprawozdawczy niż określony w ust. 1, w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący okres sprawozdawczy oraz analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego.

(...)

4. Rachunek zysków i strat powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym:
1) dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń 
i zakłady reasekuracji - w załączniku nr 1 do ustawy, w wariancie kalkulacyjnym albo porównawczym, zależnie od wyboru dokonanego przez kierownika jednostki

(...)

Ustawa jasno określa kryteria poprawnie skonstruowanych ksiąg rachunkowych, pod które podlegają wszystkie zapisy księgowe. Wychodząc naprzeciw wymaganiom ustawy, mKsiegowa.pl umożliwia prowadzenie ksiąg w sposób ciągły i umożliwia dokonywania zapisów księgowych na bieżąco. Funkcjonalność systemu zapewnia dostęp do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie w dowolnym miejscu i czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.


8.  Ochrona danych

Wszelkie zbiory dokumentów, generowanych za pomocą systemu mKsiegowa.pl (księgi rachunkowe, dowody księgowe) są przechowywane na zabezpieczonych przed włamaniami serwerach. Serwery zapewniają 24-godzinny dostęp do danych księgowych jednostki oraz minimalizują ryzyko utraty danych na skutek awarii. Ponadto, codziennie tworzone są rezerwowe kopie zbiorów danych, zapisywane na nośnikach komputerowych i przechowywane przez okres przewidziany w ustawie (5 lat, z zastrzeżeniem sprawozdań finansowych – trwałe przechowanie).
System mKsiegowa.pl zapewnia dostęp do danych księgowych jednostki tylko tym osobom trzecim, którym kierownik jednostki wyraził pisemne upoważnienie dostępu do systemu.

Jako że program rachunkowości internetowej mKsiegowa.pl umożliwia dostęp do danych księgowych firm wielu wcześniej zidentyfikowanym użytkownikom, system prowadzi automatyczne monitorowanie zapisów wykonywanych przez poszczególnych użytkowników. Każdy dokument stworzony w systemie jest oznaczony sygnaturą użytkownika, który go wpisał.

Każdy, zatwierdzony przez klienta użytkownik, mający dostęp do danych księgowych, ma zdefiniowany zakres dostępu do poszczególnych modułów programu. Zasady nadawania uprawnień są ściśle związane z polityką bezpieczeństwa w firmie użytkownika.

Aby zapewnić najwyższy poziom ochrony danych zespół mKsiegowa.pl dokłada wszelkich starań oraz informuje klientów o podstawowych wymaganiach polityki bezpieczeństwa.

 
opis systemy księgowego

9.  Uzupełnienie polityki rachunkowości w firmie

Najczęściej do polityki rachunkowości w organizacji, przyjętej uchwałą zarządu, dołącza się opis używanego programu księgowego. Naszych klientów prosimy o kontakt - prześlemy Państwu stosowny dokument.

 
księgowość internetowa
Zespół programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl oferuje pomoc w zakresie przygotowania programu do przyjętej polityki rachunkowości.
Prezentujemy cykl artykułów na temat przygotowania polityki rachunkowości, a osoby które zarejestrują się w programie, otrzymają pełną wersję w postaci ebooka.