Wysyłanie Dokumentów Emailem

Wysyłanie dokumentów emailem

W systemie księgowym online mKsiegowa.pl można wysyłać niektóre dokumenty emailem do kontrahentów. Są one wysyłane jako załączniki w formacie pdf.

Aby wysyłać dokumenty (faktury, potwierdzenia sald) za pomocą poczty elektronicznej niezbędne jest wykonanie kilku ustawień.

 

Spis treści

1.  Ustawienie adresu w kartotece kontrahenta

2.  Ustawienia

3.  Treść maila

4.  Wysyłanie faktury emailem

5.  Wysyłanie potwierdzeń sald

6.  Potwierdzenia wpłat

7.  Konfiguracja własnego serwera SMTP

8.  Archiwum elektroniczne

 


1.  Ustawienie adresu w kartotece kontrahenta

W kartotece klientów lub oddziałów klientów należy ustawić adresy email klientów/odbiorców następująco: w zakładce Kontakty wprowadzamy dane osób kontaktowych lub modyfikujemy istniejące dane.

Aby modyfikować dane należy kliknąć ikonkę faktury mailem pojawiającą się w wierszu danego kontaktu.

Istotne jest wpisanie w zakładce Kontakty:

  • nazwiska (jest używane w treści email)
  • identyfikator kontaktu (pole obowiązkowe)
  • pola Kontakt używany do:
  • adresu email
  • Język raportów - możemy ustawić język, w którym faktura zostanie zapisana do pliku pdf (obecnie dostępne to polski i angielski)

W polu Kontakt używany do: można zaznaczyć więcej niż 1 pozycję spośród zdefiniowanych kategorii kontaktów. W tym celu należy przytrzymać klawisz Ctrl i myszką zaznaczyć odpowiednie wartości.
Program pozwoli na wysłanie następujących dokumentów w zależności od typu kontaktu (nazwy kontaktów mogą różnić się od podanych poniżej - w zależności od ustawień kategorii kontaktów):

 
Kontakt używany do: Jakie dokumenty można wysyłać emailem
Zamówienia oferty, zamówienia
Faktury faktury
Koordynacja dostaw dokumenty wydania WZ
Ogólne wszystkie dokumenty
 

2.  Ustawienia

W Ustawieniach firmy należy wpisać swój adres email oraz można ustawić adres, na który będą wysyłane kopie (cc) emaili generowanych przez program.

 

3.  Treść maila

Domyślną treść emaila możesz ustawić w sekcji Pielęgnacja w module Sprzedaż.

 

4.  Wysyłanie faktury emailem

Faktury sprzedaży można wysłać po zakończeniu wprowadzania dokumentu. Ekran wygląda wówczas następująco:

faktury mailem

Po kliknięciu odpowiedniego linku następuje pojawia się ekran, który pozwala na edycję treści emaila:

 
Wysyłanie faktur emailem

Jeżeli chcemy wysłać fakturę emailem, możemy również znaleźć ją w menu Przegląd transakcji Klienta, a następnie kliknąć ikonkę po prawej stronie.

 

5.  Wysyłanie potwierdzeń sald

Potwierdzenia sald można wysyłać w module Sprzedaż -> Raporty Sprzedaży -> Wydruk uzgodnień sald.

 

6.  Potwierdzenia wpłat

Wysyłanie potwierdzeń wpłat można wysyłać w module Zakupy -> Raporty Sprzedaży -> Kwity Wpłat.

 

7.  Konfiguracja własnego serwera SMTP

Standardowo program korzysta z serwera SMTP mKsiegowa.pl. Jeżeli chcesz ustawić własny serwer SMTP skontaktuj się z nami podając następujące dane:

  • adres lub nazwę serwera SMTP
  • port
  • nazwa użytkownika
  • hasło
 

8.  Archiwum elektroniczne

Więcej informacji na temat przechowywania dokumentów w Archiwum Elektronicznym.