Budżet projektu
Monitorowanie budżetu projektu jest zwykle jednym z ważniejszych zadań kierownika projektu. W porozumieniu z działem księgowości lub/i z działem kontroli finansowej kierownik projektu powinien raportować wszelkie odchylenia od budżetu.
Dokumentowanie budżetu i odchyleń
Budżet, jako istotny dokument projektu, powinien być odpowiednio udokumentowany i komunikowany. Stosowane rozwiązania, to:
- przechowywanie budżetu wraz z jego składnikami w formie dokumentu (np. arkusz kalkulacyjny) z oznaczeniem jego wersji,
- przechowywanie i zarządzanie wersjami budżetu przy pomocy specjalistycznego oprogramowania,
- uzyskiwanie zatwierdzeń dla istotnych zmian w budżecie, zgodnie z polityką firmy.
Zadania kierownika projektu
Przykładowy zestaw zadań kierownika projektu związanych z monitorowaniem budżetu oraz kosztów:
- kontrolowanie i raportowanie wydatków w projekcie w stosunku do ustalonego budżetu,
- czuwanie nad zmianami w projekcie mogącymi mieć wpływ na budżet,
- analiza ilościowa wpływu zmiany na projekt, a szczególnie na jego budżet,
- zapewnienie, że zmiany zwiększające budżet są absolutnie konieczne,
- przedstawianie zmian w stosunku do pierwotnego budżetu (lub jego poprzedniej wersji),
- uzyskanie od właściwych osób zatwierdzenia zmiany,
- dokumentowanie wszystkich zmian w projekcie oraz ich zatwierdzeń,
- komunikowanie zmian właściwym osobom.
Dokładność planowania budżetu oraz harmonogramu
Planowanie projektu nie zawsze jest działaniem jednokrotnym. Bardzo często zdarza się, że w miarę postępów prac lepiej rozumiemy jego elementy składowe i zmuszeni jesteśmy uszczegółowić harmonogram i budżet.
W przypadku kontraktów ze stałą ceną uszczegółowienie harmonogramu i budżetu może być sporym wyzwaniem. Lepiej sprawa się ma w przypadku projektów rozliczanych na podstawie rzeczywistego zużycia materiałów oraz kosztów pracy.
Tym niemniej, wiele organizacji przyjmuje możliwość re-definicji całego lub części harmonogramu oraz budżetu. W takim przypadku można postępować podobnie jak w fazie tworzenia pierwszej wersji planu:
- ponowne określenie czynności niezbędnych do realizacji projektu oraz zależności między tymi czynnościami,
- stworzenie nowej wersji harmonogramu,
- nowa wersja budżetu.
W zależności od charakteru prowadzonych projektów firma może wprowadzić pojęcia kolejnych przybliżeń harmonogramu i kosztów:
-
Wartość przybliżona kosztów i terminu realizacji projektu. Wartości takie podaje się na początku lub jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu (np. na etapie oferty). Firma może przyjąć, że na podstawie dotychczas zrealizowanych projektów, wartość przybliżona mieści się w określonym zakresie.
- Wartość dokładna kosztów oraz terminu. Znowu, w zależności od charakteru projektów można przyjąć, że po zakończeniu fazy planowania projektu wartość kosztów oraz końcowy termin realizacji nie powinien różnić się od rzeczywistych (końcowych) parametrów projektu o więcej niż określony margines.