W programie mKsiegowa.pl można importować 'paczki' faktur kosztowych z plików tekstowych typu CSV. Pliki takie można przygotować np. przy pomocy programu Excel. Import faktur zakupu bazuje na kartotece, która musi zawierać odpowiednie wpisy używane w plikach CSV.
Sposób importu
Importu faktur zakupu dokonuje się zawsze na podstawie 2 plików, z których:
- pierwszy zawiera nagłówki faktur
- drugi zawiera pozycje wszystkich faktur
Import można wywołać w module Zakupy. Należy podać lokalizację 2 plików tekstowych zawierających faktury oraz wybrać prefix numeru ewidencyjnego faktur zakupu.
Format plików
Pliki należy przygotować wg następujących reguł:
- wszystkie liczby zapisywane są w PLN
- daty zapisywane w formacie RRRR-MM-DD
- jeżeli dostawca nie zostanie znaleziony w kartotece dostawców wówczas nastąpi dopisanie kontrahenta do kartoteki na podstawie danych importowanych z pliku. Podczas importu danych program będzie wyszukiwał kontrahenta wg numeru NIP. Podczas porównania NIPu wczytanego z pliku z numerami NIP w kartotece program eliminuje wszystkie znaki poza cyframi. Dla nowych kontrahentów zapis NIP w kartotece następuje w formacie podanym w pliku.
- pola muszą być rozdzielone znakiem ;
- pola tekstowe muszą być ujęte w pojedynczych apostrofach
- interfejs nie uwzględnia faktur korygujących
- puste wiersze są pomijane
- w pliku pozycji faktur należy używać kont zespołu 4 zapisanych w planie kont
- w kartotece towarowej należy przygotować wzorce księgowe w następujący sposób:
- kod pozycji kartoteki należy wpisać wg wzoru konto_vat_kategoriaVAT (np. 401-01_23_0)
- nazwa pozycji kartoteki może być dowolna, chociaż zaleca się wpisanie nazwy konta i stawki VAT
- stawka VAT musi być określona taka, jak została określona w kodzie pozycji kartoteki
- kategoria VAT musi być określona taka, jak została określona w kodzie pozycji kartoteki
- "Konto Kosztów Własnych Sprzedaży" powinno zostać określone takie, jak w kodzie
Kategorie VAT posiadają następującą numerację:
- Inne - 0
- środki trwałe - 2
- Inne usługi - 4
- Podlegające częściowemu odliczeniu - 6
- Inne - procedura uproszczona - 8
Program zapisuje faktury zakupu z pozycjami utworzonymi z wzorców kartoteki wynikających z numeru konta, stawki VAT i kategorii VAT.
Format pliku nagłówków faktur
| Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | wersja | varchar(2) | znaki '01' |
| 2 | nr_dok | varchar(20) | Numer dokumentu. Można wpisać numer faktury nadany przez dostawcę lub inny numer ewidencyjny. Pole jest używane do skojarzenia odpowiednich wierszy faktury w pliku pozycji faktur z nagłówkiem. |
| 3 | nazwa_dostawcy | varchar(60) | Nazwa dostawcy. Używane w przypadku, gdy dostawcy nie było wcześniej w kartotece. |
| 4 | NIP | varchar(25) | NIP dostawcy. Używane do identyfikacji dostawcy w kartotece. |
| 5 | adres1 | varchar(60) | Pierwsza linia adresy dostawcy. Używane w przypadku, gdy dostawcy nie było wcześniej w kartotece. |
| 6 | adres2 | varchar(60) | Druga linia adresy dostawcy. Używane w przypadku, gdy dostawcy nie było wcześniej w kartotece. |
| 7 | symbol_dok | varchar(2) | znaki 'FV' |
| 8 | id_dok | varchar(60) | Identyfikator dokumentu nadany przez dostawcę. |
| 9 | numer_korekty | varchar(60) | Pozostawić puste - będzie wykorzystane w przyszłych implementacjach. |
| 10 | komentarz | tinytext(0 – 256 znaków) | Komentarz - zostanie umieszczony w polu Opis faktury. |
| 11 | data_faktury | date | Data wystawienia faktury |
| 12 | data_otrzymania | date | Data otrzymania faktury |
| 13 | data_platnosci | date | Data płatności faktury |
| 14 | data_VAT | date | Data, z jaką faktura zostanie zapisana w rejestrze VAT |
| 15 | wartosc | double | Całkowita wartość faktury brutto |
Format pliku pozycji faktur
| Lp | Nazwa pola | Typ pola | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | nr_dok | varchar(20) | Numer dokumentu. Dla wszystkich wierszy określonej faktury pole musi mieć identyczną zawartość, jak pole nr_dok w pliku nagłówków. |
| 2 | VAT | varchar(2) | wartość stawki VAT: '23' – towar ze stawką 23%, '8' – towar ze stawką 8%, '5' – towar ze stawką 5%, '0' – towar ze stawką 0%, 'zw' – towar ze stawką zw |
| 3 | wart_netto | double | wartość netto faktury podsumowana dla stawki określonej w polu "VAT". Wartość dodatnia. |
| 4 | wart_VAT | double | wartość podatku VAT faktury podsumowana dla stawki określonej w polu "VAT". Wartość dodatnia. |
| 5 | kategoria_VAT | int(11) | kategoria VAT wg kartoteki towarowej: 0 – inne, 1 – media, 2 – środki trwałe, 3 – nie podlegające odliczeniu |
| 6 | konto | varchar(15) | kod kartoteki towarowej połączony z numerem konta, na które ma zostać zafakturowany wydatek |
Import plików
Po kliknięciu Wczytaj plik program najpierw sprawdza poprawność pliku i prezentuje jego zawartość na ekranie.
W kolejnych wierszach prezentowane są na przemian dostawcy (wiersze ciemniejsze) i faktury (wiersze jaśniejsze).
W prawej kolumnie pojawiają się komunikaty:
- informacja, czy dostawca został znaleziony w kartotece dostawców
- informacja o poprawności danych dotyczących faktury
Po kliknięciu Import danych faktury zostaną wczytane.
Dla każdej faktury zostanie automatycznie wygenerowany dokument zamówienia zakupu oraz przyjęcia PZ.
Przykładowe pliki
Przykład pliku nagłówków faktur:
01;0440/20;POLSKI KONCERN NAFTOWY ORLEN S.A.;7740001454;CHEMIKÓW 7;Stara Biała;FV;99;;;2020-05-29;2020-05-08;2020-05-08;2020-05-08;155.36
Przykład pliku pozycji faktur:
0440/20;23;100;23;0;402-1