Księgowanie listy płac
Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, warunki pracy i płacy i przede wszystkim:
- rodzaj pracy;
- miejsce wykonywania pracy;
- wynagrodzenie za pracę z wyszczególnieniem jego składników;
- wymiar czasu pracy;
- termin rozpoczęcia pracy.
Wynagrodzenie za pracę
Wynagrodzenie, to umowne świadczenie, jakie pracodawca zobowiązany jest wypłacać pracownikowi, okresowo w zamian za wykonaną przez niego pracę, stosownie do rodzaju tej pracy, ilości i jakości jej wykonania. Zatwierdzona lista płac jest dokumentem stanowiącym podstawę do ewidencji księgowej wynagrodzeń pracowniczych i powinna być zgodna z wymogami zawartymi w ust. 1 artykułu 21 i ust. 1 artykułu 22 Ustawy o rachunkowości.
Przykład - księgowanie listy płac
Ewidencja księgowa listy płac prowadzona jest na podstawie planu kont w programie księgowym mKsiegowa.pl.
Niewielka spółka z o. o. zatrudnia jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3100 zł brutto. Koszty uzyskania przychodu wynoszą 111,25 zł miesięcznie, a pracodawca jest upoważniony do pomniejszania zaliczki na podatek o 1/12 kwoty 556,02 zł, czyli o 46,33 zł. Składka wypadkowa płacona jest w wysokości 1,93% podstawy wymiaru.
| Lp | Lista płac | |
|---|---|---|
| 1. | Wynagrodzenie brutto | 3100,00zł |
| 2. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne | 3100,00zł |
| 3. | Składka emerytalna (9,76%) | 302,56zł |
| 4. | Składka rentowa (1,5%) | 46,50zł |
| 5. | Składka chorobowa (2,45%) | 75,95zł |
| 6. | Składki na ubezpieczenia społeczne razem (13,71%) finansowane przez pracownika | 425,01zł |
| 7. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynagrodzenie brutto - składki na ubezpieczenia społeczne razem) | 2674,99zł |
| 8. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne pobierana (9%) | 240,75zł |
| 9. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku (7,75%) | 207,31zł |
| 10. | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnych złotych (wynagrodzenia brutto - składki na ubezpieczenia społeczne razem - miesięczny koszt uzyskania przychodu, czyli 3100-425,01-111,25=2563,74) | 2564,00zł |
| 11. | Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne (podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnych złotych ×18% - 46,33) | 415,19zł |
| 12. | Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania po zaokrągleniu do pełnych złotych (zaliczka przed obliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne - składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku 7, 75%, czyli 415,19-207,31=207,88) | 208,00zł |
| 13. | Kwota netto do wypłaty (wynagrodzenie brutto - składki na ubezpieczenia społeczne razem - składka na ubezpieczenie zdrowotne pobierana z wynagrodzenia (9%) - zaliczka na podatek dochodowy do pobrania po zaokrągleniu do pełnych złotych, czyli 3100-425,01-240,75-208=2226,24) | 2226,24zł |
| 14. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę | 3100,00zł |
| 15. | Składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%) | 302,56zł |
| 16. | Składka na ubezpieczenie rentowe (6,5%) | 201,50zł |
| 17. | Składka wypadkowa (1,93%) | 59,83zł |
| 18. | Składka na Fundusz Pracy (2,45%) | 75,95zł |
| 19. | Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Socjalnych (0,10%) | 3,10zł |
| 20. | Razem koszt pracodawcy (wynagrodzenie brutto+składki pracodawcy) | 3742,94zł |
Księgowanie wynagrodzeń na kontach
Przykładowy zestaw kont używanych do księgowania listy płac jest zaprezentowany poniżej.
| Ewidencja na kontach | ||
|---|---|---|
| Opis operacji/kwota | Wn | Ma |
| 1. Wynagrodzenie brutto: 3100 zł | 405-1 Wynagrodzenia pracownicze | 230-1 Wynagrodzenia osobowe |
| 2. Składki ZUS obciążające pracodawcę: 642,94 zł | 406-1 Narzuty ZUS na wynagrodzenia | 225-1 Ubezpieczenia społeczne (563,89 zł) oraz 225-3 Składki na FP, FGŚP (79,05 zł) |
| 3. Składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika: 425,01 zł | 230-1 Wynagrodzenia osobowe | 225-1 Ubezpieczenia społeczne |
| 4. Składka na ubezpieczenie zdrowotne pracownika: 240,75 zł | 230-1 Wynagrodzenia osobowe | 225-2 Ubezpieczenia zdrowotne |
| 5. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 208 zł | 230-1 Wynagrodzenia osobowe | 220-2 Podatek od wynagrodzeń |
| 6. WB- wypłata wynagrodzeń: 2226,24 zł | 230-1 Wynagrodzenia osobowe | 130-1 Bieżący rachunek bankowy |
| 7. WB- zapłata składek ZUS: 642,94 zł+665,76 zł=1308,70 zł | 225 Rozrachunki z ZUS | 130-1 Bieżący rachunek bankowy |
| 8. WB- zapłata zaliczki na podatek dochodowy: 208 zł | 220-2 Podatek od wynagrodzeń | 130-1 Bieżący rachunek bankowy |
W praktyce występują dwie sytuacje uzasadniające ujęcie kosztów wynagrodzeń brutto wraz z naliczonymi składkami ZUS obciążającymi pracodawcę na innych kontach niż „Wynagrodzenia pracownicze" oraz „Narzuty ZUS na wynagrodzenia”:
- w przypadku, gdy pracownicy świadczą pracę przy usuwaniu skutków zdarzeń losowych, to ich wynagrodzenia oraz składki ZUS z tym związane księguje się w ciężar konta „Straty nadzwyczajne";
- w sytuacji, gdy pracownicy wykonują pracę na rzecz środków trwałych, to wtedy wartość wynagrodzeń brutto wraz ze składkami ZUS zalicza się do kosztów związanych z budową, montażem lub ulepszeniem środka trwałego i ujmuje po stronie Wn konta „Środki trwałe w budowie".
 |
Program księgowości internetowej mKsiegowa.pl posiada możliwość definiowania wzorców szybkiego księgowania.
|
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (opracowano na podstawie Dz. U. z 2013 r., poz. 330).
- Kodeks pracy (opracowano na podstawie tekstu jednolitego z dnia 17 września 2014 Dz.U. 2014 poz. 1502).
Więcej na ten temat
Artykuł na temat ustalania zapisów na kontach wynagrodzeń w uzgodnieniu z wystawionymi informacjami o dochodach PIT11.