Projekt - Podstawowe pojęcia finansowe

Wprowadzamy podstawowe pojęcia finansowe opisujące projekt. Za pomocą tych pojęć możemy poprawnie opisać projekt i monitorować jego przebieg.

Projekty – pojęcia finansowe

Podstawowe pojęcia finansowe związane z projektami, to:

• zasoby,
• planowanie finansowe projektów (budżetowanie),
• koszty projektów, ich charakterystyka oraz rodzaje,
• przychody projektów.

Zasoby

Zasoby, to bardzo pojemne określenie, które obejmuje szereg dostępnych aktywów pozwalających na planowanie i realizację projektu.

Do zasobów zaliczamy:

• zasoby ludzkie,
• zasoby finansowe,
• zasoby techniczne.

Określenie użycia zasobów w projektach jest istotne między innymi z punktu widzenia:

• planowania i rozliczania kosztów,
• dostępności zasobów

Koszty projektów

Dla lepszego zrozumienia sposobu funkcjonowania różnych kosztów w projektach, z punktu widzenia ich prawidłowego budżetowania, jak i rozliczenia, stosuje się różne ich klasyfikacje.

Podział kosztów, ze względu na ich charakter, może obejmować koszty pośrednie (związane z projektem), jak i bezpośrednie (bez których projekt nie mógłby być realizowany).

Koszty bezpośrednie

Koszty bezpośrednie to będą te koszty, które można jednoznacznie przypisać do konkretnego projektu (produktu lub usługi). Stosunkowo jest łatwo je zmierzyć i umieścić w budżecie (chociaż mogą się z nimi wiązać określone ryzyka, o czym w kolejnych artykułach).

Koszty pośrednie, z kolei, mogą być związane z większą liczbą projektów. Aby przypisać je do projektów konieczne jest określenie sposobu ich alokacji.

W praktyce, mamy do czynienia z różnymi metodami alokacji kosztów pośrednich:

• wg czasu pracy (np. wykorzystanie urządzeń)
• wg powierzchni produkcyjnej (np. alokacja czynszu)
• wg zatrudnienia w projekcie (np. alokacja ogólnego funduszu premiowego)
• jako procent kosztów materiałów (np. alokacja kosztów zakupu)

Koszty zmienne i stałe. Koszty jednorazowe i okresowe.

Planując budżet projektu musimy pamiętać o tym, że niektóre koszty mogą być rozłożone w pewnym okresie czasu. Niezależnie od sposobu ich nazewnictwa, właściwa alokacja kosztów, które nie są jednorazowe, może wymagać decyzji odpowiednich władz w firmie.

Koszty stałe:

• ich cechą jest to, że powstają w dużym stopniu niezależnie od ilości realizowanych usług lub wielkości produkcji
• inne przykłady kosztów stałych to amortyzacja, dzierżawy, niektóre usługi zewnętrzne, wynagrodzenie kierownictwa

Niektóre koszty mogą mieć charakter mieszany i trudno jest zaklasyfikować je jako koszty stałe lub zmienne.

Planowanie finansowe projektu

Planowanie projektu jest nieodzownym elementem zarządzania projektami. Wychodząc z określonych celów projektu, poprzez rezultaty i wymagane produkty powinniśmy mieć plan działań uwzględniający wszystkie, bądź wybrane elementy spośród następujących:

• określenie czynności niezbędnych do realizacji projektu oraz zależności między nimi (tzw. WBS – work breakdown structure),
• harmonogram realizacji
• budżet
• plan zarządzania zasobami ludzkimi
• plan zarządzania jakością (może być elementem składowym ogólnego zarządzania jakością w firmie)
• zarządzanie komunikacją w projekcie
• plan (sposób) realizacji zakupów
• plan zarządzania ryzykiem

Powyższa lista nie zawsze ma zastosowanie w całości w każdym projekcie, natomiast pozwala sprawdzić, czy planując projekt o czymś nie zapomnieliśmy.

Pamiętajmy, że najważniejszym elementem planowania kosztów projektu jest dobre określenie czynności niezbędnych do jego realizacji (WBS). Jakość przygotowania WBS silnie wpływa na dokładność planowania kosztów (budżetu) projektu.

W szczególności, należy zadać sobie pytania:

• czy wszystkie elementy składowe projektu (zakupy, zasoby) uwzględniliśmy w budżecie?
• czy można niektóre elementy wyłączyć z planu projektu, aby osiągnąć jego cele?
• czy podczas planowania kosztów wzięliśmy pod uwagę doświadczenia poprzednich projektów?

Budżet projektu

W przypadku realizacji projektów o ustalonej cenie mówimy o budżecie. Jest to zwykle sumaryczna wartość kosztów obliczonych przed podpisaniem kontraktu, która może być powiększona o margines na ryzyka w projekcie. Rzeczywiste wydatki podczas realizacji projektu monitorujemy względem zatwierdzonego budżetu.

Ceny towarów i usług kształtuje zwykle rynek. Pominięcie niektórych elementów podczas wyceny towaru lub usługi nie spowoduje, że nie musimy ich ponieść – będziemy musieli je odliczyć z zysku. Właściwe planowanie projektu jest kluczowe.

W programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl, do zdefiniowanego projektu możemy przydzielać koszty i przychody. Wprowadzając faktury zakupu przy zdefiniowanych projektach możemy każdą fakturę przydzielić do innego projektu. Jeżeli jedna faktura powinna być alokowana do różnych projektów, możemy tego dokonać poprzez odpowiednią konfigurację pozycji w kartotece towarowej.