OCR

Wprowadzanie faktury zakupu za pomocą mechanizmu OCR

Na ekranie wprowadzania faktury zakupu dodaliśmy możliwość wprowadzenia dokumentu na podstawie skanu dokumentu:

 

Najważniejsze informacje:

  1. Na podstawie skanu dokumentu, program wprowadzi dane na fakturze zakupu
  2. Obsługiwane formaty danych: PDF, JPG, JPEG, PNG
  3. Koszt importu dokumentu wynosi 0,50 zł netto i będzie dopisany do następnej faktury za rozliczenie abonamentu

Instrukcja wprowadzenia i dekretacji faktury zakupu za pomocą mechanizmu OCR:

Jeżeli moduł skanowania jest aktywny, na ekranie faktury zakupu pojawi się klawisz “Wyślij Skan”:

OCR skanowanie faktury

  1. Wejść na ekran wprowadzenia faktury zakupu
  2. Klikniąć przycisk “Wybierz plik”, wybrać plik ze skanem dokumentu
  3. Klikniąć przycisk “Wyślij Skan” rozpoczyna skanowanie dokumentu. Może to potrwać do ok. 30 sekund
  4. Po zakończeniu pobierania danych ze skanu dokumentu na ekranie pojawi się komunikat “Upload invoice invoice has been successfully scanned”
  5. Po weryfikacji pobranych danych i naniesieniu poprawek, fakturę zakupu można zapisać klikając na przycisk “Wprowadź fakturę”.

OCR skanowanie faktury

W sekcji "Pozycje skanowanego dokumentu" powinny pojawić się wiersze faktury.

Uwaga: wiersze można tylko poprawiać lub usuwać. Nie trzeba klikać nic, aby dodać pozycję. Dodatkowe pozycje faktury można dodać w sekcji "Pozycje dokumentu".


Sposób pobierania i zapisu danych odczytanych ze skanu dokumentu

Algorytm stara się w najbardziej trafny sposób dopasować otrzymane dane dokumentu z kartotekami w programie oraz wcześniejszymi wyborami użytkownika.

Kartoteka dostawców

W przypadku pobierania danych ze skanu dokumentu dotyczących wystawcy faktury, możliwe są trzy przypadki:

  • Dane nie zostaną znalezione

W takim przypadku należy wybrać dostawcę z listy dostawców, lub dodać dodać dostawcę do kartoteki dostawców

  • Dane dostawcy zostaną znalezione na skanie dokumentu, ale numer NIP dostawcy nie istnieje w kartotece dostawców

Dostawca zostanie automatycznie dodany do kartoteki dostawców. Na ekranie pojawi się komunikat: “Dostawca został dodany do kartoteki”

  • Dane dostawcy zostaną znalezione zarówno na skanie dokumentu oraz w kartotece dostawców

Dostawca zostanie wybrany na wprowadzonym dokumencie. Dane dostawcy w kartotece dostawców nie będą zmienione.

Linie faktury zakupu

Algorytm będzie próbował najtrafniej skojarzyć dane odczytane ze skanu dokumentu na temat zakupionych usług / towarów z danymi w kartotece towarowej programu. 

  1. W przypadku jeśli nazwa pozycji na skanie dokumentu jest zbliżona do nazw usług / towarów na wcześniej skanowanych dokumentach, program spróbuje dopasować pozycję kartoteki towarowej, którą wybrał użytkownik podczas skanowania wcześniejszych dokumentów
  2. Alternatywnie, program dopasuje pozycję kartoteki programu najbardziej zbliżoną do nazwy usługi / towaru odczytanej ze skanu dokumentu
  3. W przypadku braku możliwości odczytania usługi / towaru ze skanu dokumentu, algorytm próbuje przypisać najbardziej adekwatną pozycję kartoteki towarowej do całej wartości faktury w zależności od jej parametrów. 

 

Program wyświetli zeskanowane linie faktury w postaci edytowalnych wierszy faktury zakupu:

Wartości linii faktury zakupu można dowolnie poprawiać. W przypadku zmiany pozycji kartoteki towarowej, program zapamięta zmianę i postara się przypisać wybór użytkownika podczas skanowania innych faktur o zbliżonym profilu usług / towarów

Uwaga: W przypadku znalezienia pozycji kartoteki towarowej, program pobierze dane dotyczące wyliczenia podatku na podstawie ustawień kartoteki towarowej. Niemniej jednak algorytm postaram się dostosować pozycję kartoteki towarowej zgodnie ze stawką VAT odczytaną na skanie dokumentu.

Sugerowane linie dokumentu można dowolnie modyfikować i usuwać. Z tabeli poniżej można dodać nowe linie faktury zakupu. 

Pozostałe dane faktury zakupu

Mechanizm spróbuje odczytać również inne dane dokumentu (jeśli istnieją na skanie) tj.:

  1. Datę wystawienia
  2. Datę zakupu
  3. Datę VAT
  4. Datę płatności
  5. Numer faktury zakupu

Prosimy o zgłaszanie wszelkich uwag i propozycji usprawnień mechanizmu skanowania faktur zakupu przez formularz kontaktowy w programie.