Raportowanie realizacji projektu. Metoda EVM.

Jedną z najbardziej znanych technik monitorowania i raportowania przebiegu realizacji projektu jest metoda wartości wypracowanej EVM (Earned Value Method). W niniejszym artykule przedstawiamy metodę oraz warunki jej stosowania.

Metoda EVM

Pomiar przebiegu projektu odbywa się zazwyczaj z uwzględnieniem dwóch najważniejszych jego parametrów: kosztów i czasu. Metoda EVM uwzględnia obydwa te parametry. Jej istotą jest zastosowanie prostej formuły matematycznej do porównania pracy wykonanej w stosunku do zaplanowanej oraz do pomiaru kosztów pracy wykonanej. Metoda pozwala również przewidzieć przyszłe odchylenia w projekcie na podstawie dotychczasowego jego przebiegu.

EVM wprowadza matematyczną zależność między trzema podstawowymi parametrami.

Na bazie tych trzech parametrów, w metodzie EVM wyznaczamy 2 kluczowe współczynniki, które są miernikiem postępu projektu:

Współczynnik SPI jest wskaźnikiem postępu prac w określonym momencie czasowym projektu. Wartość 1 oznacza, że EV I PV są identyczne. Wartość większa niż 1 oznacza, że postęp prac wyprzedza harmonogram.

Współczynnik CPI, z kolei, określa czy w określonym momencie czasu budżet nie został przekroczony. Wartość większa niż 1 oznacza, że projekt nie notuje przekroczenia budżety, a wartość poniżej 1 przeciwnie – budżet jest przekroczony

W metodzie EVM posługujemy się jednostkami przeliczeniowymi kosztu pracy, o których piszemy w rozdziale Zasoby ludzkie w projekcie. Stosujemy zwykle jednostki FTE lub średni, godzinowy koszt pracy (nie bierzemy tutaj pod uwagę rzeczywiście wypłaconych wynagrodzeń).

Warunki niezbędne do wdrożenia metody EVM

Wdrożenie metody EVM pociąga za sobą wiele wyzwań. Zależy ono również od charakteru projektów. Aby skutecznie stosować metodę EVM niezbędne jest spełnienie następujących warunków:

• Projekty powinny mieć wyraźnie rozdzieloną fazę planowania i wykonania.
• Kierownik projektu musi mieć wystarczające doświadczenie w zarządzaniu harmonogramem. Niezbędne jest trzymanie się harmonogramu realizacji projektu. W przypadku zmiany harmonogramu współczynniki SPI i CPI również ulegają zmianie.
• Kierownik projektu musi mieć doświadczenie w analizie przyczyn problemów oraz w proponowaniu odpowiednich działań korekcyjnych.
• Niezbędne jest zaangażowanie osób w firmie, nadzorujących realizację projektu. Wszystkie te osoby muszą poznać metodę aby właściwie interpretować współczynniki. Musi być dobra komunikacja między kierownikiem projektu i osobami decyzyjnymi w firmie.
• Dużym ułatwieniem jest, jeżeli firma stosuje uproszczoną metodę kalkulacji kosztów pracy ludzi.
• Musi istnieć ścisła współpraca kierownika projektu z działem finansowym, w zakresie raportowania bieżących kosztów projektu (Actual Cost). Dobrze jest, jeżeli kierownik projektu ma bezpośredni dostęp do zaksięgowanych kosztów swojego projektu.
• Przy wdrożeniu metody EVM należy liczyć się z tym, że przy jakość raportowania EVM będzie rosła w miarę rozwoju kultury projektowej organizacji. Niezbędne mogą być szkolenia dla osób zaangażowanych w proces raportowania postępu projektów.
• Dobrze jest uzupełnić metodę EVM o inne metody raportowania postępu projektów.
• W przypadku dużej ilości projektu wygodne może się stać wdrożenie oprogramowania wspomagającego raportowanie ich postępów. Należy jednak ustrzec się przed pochopnym podejmowaniem decyzji o zakupie oprogramowania wspomagającego EVM. Dobrze jest najpierw przetestować metodę dla jednego lub kilku projektów, gdzie wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego może być wystarczające.

Zalety metody EVM

Christensen w roku 1998 opublikował listę zalet metody EVM. Oto najważniejsze z nich:

• metoda integruje harmonogram i koszty projektu;
• regularne raportowanie współczynników CPI i SPI (tygodniowe, miesięczne) pozwala na bieżącą kontrolę projektu. Współczynniki są dobrym sygnałem ostrzegawczym, że coś w projekcie szwankuje;
• CPI pozwala na łatwą estymację całkowitych kosztów projektu, w trakcie jego trwania;
• prosta wymowa współczynników CPI oraz SPI ułatwia zarządzanie wieloma projektami;
• informacja historyczna o współczynnika EVM w zakończonych projektach pozwala na łatwe ich porównanie.

Program księgowości online mKsiegowa.pl posiada możliwość łatwego monitorowania kosztów projektu. W ekranie Przegląd przekrojów kierownik projektu może sprawdzać na bieżąco, online, wszystkie koszty i przychody zarejestrowane dla projektu.