System ochrony danych w rachunkowości
Wymagania dotyczące ochrony danych
Wymagania odnośnie ochrony danych zostały zawarte w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
Ochrona powinna obejmować:
- zatwierdzoną politykę rachunkowości firmy,
- księgi rachunkowe,
- dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe.
Wyżej wymienione zbiory danych należy przechowywać w odpowiedni sposób i chronić przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem oraz zniszczeniem.
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą systemu komputerowego, ochrona danych księgowych musi polegać na:
- stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
- doborze odpowiednich metod ochrony zewnętrznej,
- systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów na nośnikach informatycznych,
- ochronie dostępu do programów FK i systemów informatycznych rachunkowości.
Ustawa o rachunkowości reguluje cztery obszary systemu ochrony danych oraz ich zbiorów:
- miejsce przechowywania,
- sposób przechowywania,
- okresy przechowywania,
- udostępnianie osobom trzecim zbiorów lub ich części.
Miejsce przechowywania danych
Miejsce i sposób przechowywania danych księgowych zostały określone w artykule 73 ustawy:
1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.
4. Zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane, w sposób określony w ust. 1–3, poza jednostką, w przypadku, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Przepis art. 11a stosuje się odpowiednio.
Warto zwrócić uwagę na zapis artykułu 11a, ponieważ wiele firm korzysta z pomocy zewnętrznych biur rachunkowych. W takim przypadku, kierownik jest zobowiązany do powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom kontroli w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu pod warunkiem, że otrzyma na to zgodą organu kontrolującego.
Okresy przechowywania
Okres przechowywania dokumentów jest uzależniony od rodzaju zbioru podlegającego ochronie. Zgodnie z artykułem 74 ustawy:
1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
2) karty wynagrodzeń pracowników- przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym lub podatkowym- przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub uległy przedawnieniu;
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości (politykę rachunkowości)-przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji- 1 rok po terminie upływu rękojmi, rozliczeniu reklamacji;
7) dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Okresy przechowywania wymienionej dokumentacji oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego wymienione zbiory dotyczą.
Zasady udostępniania
Zasady udostępniania zbiorów danych księgowych uregulowane zostały w artykule 75 ustawy. Możliwe jest udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu na terenie jednostki lub poza nią.
W pierwszym przypadku może odbyć się to za zgodą kierownika lub osoby przez niego upoważnionej. Natomiast poza siedzibą jednostki wymagana jest pisemna zgoda kierownika oraz pozostawienie w jednostce potwierdzonego spisu przejętych do wglądu przez osobę trzecią dokumentów chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (opracowano na podstawie Dz. U. z 2013 r., poz. 330).
 |
Program księgowy mKsiegowa.pl został wyposażony w mechanizmy ochrony danych. Przygotowaliśmy szereg dokumentów wzmacniających ochronę:
|