Wykaz ksiąg rachunkowych oraz zbiorów danych tworzących księgi na nośnikach informatycznych

Uwzględnienie w zasadach polityki rachunkowości co najmniej wszystkich elementów wymaganych ustawowo, to nie tylko obowiązek przestrzegania przepisów prawnych, ale także gwarancja możliwości efektywnego pozyskiwania informacji na potrzeby controllingu finansowego firmy.

Prowadzenie ksiąg przy pomocy komputera

W nawiązaniu do artykułu 10, ustępu 1, pkt. 3b ustawy kierownik jednostki zobowiązany jest do umieszczenia w polityce zapisów dotyczących:

wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.

Jak wiemy, wykaz ksiąg rachunkowych obejmuje:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• inwentarz (wykaz składników aktywów i pasywów).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na dokonywaniu w nich chronologicznie i systematycznie, na podstawie dokumentów księgowych, w sposób zorganizowany i ciągły zapisów zdarzeń gospodarczych.

Istotnym elementem jest odpowiednie grupowanie i uzgadnianie zapisów księgowych powiązane z przyjętą w firmie klasyfikacją zdarzeń (wynikającą z zakładowego planu kont). Niewątpliwym ułatwieniem w tym zakresie jest możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Służy do tego system finansowo-księgowy (FK), który jest częścią część składową systemu komputerowego umożliwiającą wprowadzanie i przetwarzanie danych w celu prowadzenia księgowości.

Prawo bilansowe określa wymagania związane z wykazem zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych. Cytowany przepis artykułu 10 nie precyzują pojęcia informatycznych nośników danych. Potocznie przez informatyczne nośniki danych należy rozumieć przyrządy czytelne dla urządzenia komputerowego, umożliwiające fizyczne zapisanie informacji różnego rodzaju, a także późniejsze ich odtworzenie, archiwizację.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (programu finansowo- księgowego) za równoważne z nimi uważa się odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości, które muszą być zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie opisanej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Dlatego wiele firm korzysta z możliwości prowadzenia ksiąg rachunkowych z użyciem serwerów zewnętrznych, jeżeli posiadają oprogramowanie, które umożliwia dostęp do danych na warunkach określonych ustawowo.

Należy jednak zaznaczyć, że specjaliści IT, przy bardzo szybkim rozwoju technologii zauważają, że obecnie obowiązujące przepisy w pewnych obszarach związanych z IT mają charakter dosyć ogólny i w związku z tym rodzą się trudności związane z ich stosowaniem w rzeczywistych sytuacjach gospodarczych.

Przechowywanie danych

Dane przechowywane na nośnikach informatycznych zwykle grupowane są w zbiory (np. pliki, foldery). Część zbiorów zawiera dane stanowiące księgi rachunkowe, a pozostała część dane niezbędne dla działania programu. Z reguły nazwa zbioru (pliku) informuje o jego zawartości. Jeżeli instrukcja obsługi programu finansowo-księgowego nie zawiera wykazu plików stanowiących księgi rachunkowe należy zwrócić się do producenta oprogramowania, aby wskazał właściwe pliki lub samemu sprawdzić zawartość poszczególnych zbiorów, aby odszukać pliki zawierające księgi rachunkowe. Przygotowując wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe należy uwzględnić:

• nazwę pliku z tzw. rozszerzeniem;
• ścieżkę dostępu składającą się z oznaczenia dysku i nazwy katalogu (podkatalogu), w którym plik jest przechowywany;
• w wykazie zbiorów danych stanowiących księgi rachunkowe należy wskazać program finansowo-księgowy, który tworzy i obsługuje wymienione w dokumentacji zbiory danych.

Księgowość online

Coraz więcej firm, ze względu na możliwość obniżenia kosztów, korzysta z oprogramowania FK w wersji online - udostępnianej przez dostawcę w środowisku internetowym. Użytkownik oprogramowania posiada prawo dostępu do określonej wersji programu (w zależności od potrzeb firmy) w zakresie mieszczącym się w ramach wykupionego abonamentu. Ten sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych staje się coraz bardziej powszechny.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (opracowano na podstawie Dz. U. z 2013 r., poz. 330).

Program księgowy mKsiegowa.pl został przygotowany jako narzędzie do prowadzenia ksiąg rachunkowych w wersji "online". Program jest w pełni zgodny z wymaganiami Ustawy o Rachunkowości, dotyczącymi przetwarzania danych.