Wymagania dotyczące systemów informatycznych w rachunkowości

Wymagania dotyczące systemów informatycznych w rachunkowości

Większość firm i innych jednostek gospodarczych prowadzi księgowość z wykorzystaniem programów finansowo - księgowych (FK).

W odniesieniu do księgowości komputerowej wymagania prawne zostały określone dosyć precyzyjnie. Z punktu widzenia przedsiębiorców oraz księgowych spełnienie wymagań Ustawy o Rachunkowości, dotyczących systemów informatycznych związane jest z podjęciem decyzji o rodzaju stosowanego oprogramowania oraz z umieszczeniem odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości.

 

dokumentacja programu mKsiegowa.pl

Dokumentacja systemu informatycznego

Jednostka, której działanie reguluje UoR powinna posiadać dokumentację opisującą system informatyczny. Art.10, ustęp 1, pkt. 3c ustawy określa wymagany zakres dokumentacji:

  • wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, oraz opis algorytmów i parametrów;
  • programowe zasady ochrony danych, w tym przede wszystkim metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;
  • określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Opis systemu informatycznego zazwyczaj otrzymać można od producenta programu księgowego. Opis systemu informatycznego należy dołączyć do polityki rachunkowości.

Kierownik jednostki odpowiedzialny za politykę rachunkowości musi upewnić się, że dokumentacja zawiera wszystkie elementy przewidziane ustawą.

Jeżeli jednostka posiada program przygotowany we własnym zakresie, to również opisaną wyżej dokumentację musi przygotować samodzielnie.

 

Opis algorytmów

Ustawa powołuje się na pojęcie algorytmu. Przez algorytm w rachunkowości należy rozumieć przepis prowadzący do wykonania określonego zadania przez system księgowy. W przepisie tym podaje się opis czynności, które trzeba wykonać oraz dane, dla których algorytm jest określony. Algorytm określony w dokumentacji programu ma przeprowadzić bezbłędnie system z określonego stanu początkowego do wymaganego stanu końcowego.

Przykładem takiego algorytmu może być sposób wprowadzenia dokumentu do dziennika w programie. W typowych sytuacjach algorytm ten jest realizowany następująco:

  • program wyświetla na ekranie formatkę z odpowiednimi polami pozwalającymi użytkownikowi na wprowadzenie podstawowych danych zdarzenia gospodarczego (data, opis zdarzenia, konta planu kont, kwoty po stronach Wn i Ma)
  • po zatwierdzeniu danych przez użytkownika program kontroluje formalną poprawność wprowadzonych danych (np. czy suma po stronie Wn jest równa sumie po stronie Ma)
  • w przypadku, gdy dane wprowadzone są poprawnie program dokonuje zapisu odpowiednich kwot na wskazanych kontach.
 

Procedury ochrony danych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera związane jest z wymogiem stosowania właściwych procedur chroniących przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem każdego zapisu księgowego (artykuł 23, ustęp 1).

Zgodnie z artykułem 71, ustęp 2: przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w cytowanym powyżej artykule.

Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w artykule 71, ustępie 2, wówczas zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w artykule 13 ustępie 6.

 

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (opracowano na podstawie Dz. U. z 2013 r., poz. 330).

 
plan kont w mKsiegowa.pl
Program księgowy mKsiegowa.pl został przygotowany tak, by spełniał wszystkie wymagania ochrony danych jednostki gospodarczej. Program jest w pełni zgodny z wymaganiami określonymi w Ustawie o Rachunkowości w tym zakresie.