Zasoby ludzkie w projektach

Zasoby ludzkie są kosztem w każdym projekcie. W artykule omawiamy podstawowe praktyki związane z ich rozliczeniem.

Typowe funkcje w projekcie

Najważniejsze funkcje w projektach, to:

• kierownik projektu – wyznaczona osoba odpowiedzialna za realizację projektu,
• zespół projektowy – osoby zaangażowane do realizacji projektu.

Skład zespołu projektowego zależy od charakteru projektu. Jednym z podstawowych zadań kierownika projektu jest ustalenie składu zespołu i rozliczanie ich kosztów, przy czym rozliczanie kosztów niekoniecznie musi znaczyć zajmowanie się wynagrodzeniami. Przedstawiamy inne, alternatywne sposoby rozliczania kosztów zespołu.

Rozliczanie zasobów ludzkich w projektach

Kierownik, poprzez analizę czynności niezbędnych do osiągnięcia celów i rezultatów projektu, musi wspólnie z zespołem projektowym ustalić zaangażowanie czasowe poszczególnych jego członków.

Z punktu widzenia obliczenia kosztów projektu istotne jest określenie ilości czasu, jaki każdy członek zespołu musi przeznaczyć na realizację swoich zadań. W dużym uproszczeniu, jakie stosuje się w zarządzaniu projektami, koszty zasobów ludzkich są proporcjonalne do sumarycznego czasu, jaki będą musieli poświęcić podczas realizacji projektu.

Do określenia wielkości zaangażowania zasobów ludzkich w projekcie stosuje się często jednostkę zwaną FTE (full time equivalent). 1 FTE oznacza zaangażowanie 1 pracownika w projekcie przez 1 miesiąc w standardowym wymiarze pracy (średnio jest to 160 godzin w miesiącu).

Praktyka zarządzania projektami pokazuje, że taki uproszczony sposób rozliczenia jest wystarczający w większości organizacji.

Podstawowe zasady rozliczania zasobów ludzkich

Stosując uproszczone modele rozliczania zasobów ludzkich stosujemy kilka podstawowych zasad.

• Dla uproszczenia możemy pomijać zmianę wartości pieniądza w czasie. Projekty długookresowe mogą wymagać uwzględnienie tego elementu.
• Podczas szacowania zasobów ludzkich należy rozróżnić kwestię ich wielkości zaangażowania w projekcie od czasu zaangażowania. Technik – specjalista, którego zaangażowanie określono na 1 FTE może być potrzebny w projekcie przez okres np. 4 miesięcy, lecz wielkość czasu, jaki musi poświęcić na realizację zadań w projekcie może wynosić 40 godzin w miesiącu (razem 160 godzin).
• Planowanie zaangażowania pracowników powyżej 8 godzin dziennie nie jest zalecane. Podejście takie pozwala w wyjątkowych wypadkach (np. zagrożenie terminu realizacji) na uruchomienie rezerw. Może się to wiązać jednak z przekroczeniem budżetu.

Pamiętajmy, że zapewnienie ciągłości wykorzystania pracowników w kolejnych projektach nie jest łatwe. W niektórych organizacjach może nastąpić konieczność rozliczenia kosztu okresowego związanego z przestojami.

W programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl zasoby ludzkie księgujemy według rzeczywistego ich wykorzystania. W tym celu możemy wynagrodzenia księgować z podziałem na projekty. Przydzielenie kosztu do projektu odbywa się w standardowym ekranie wprowadzania dokumentów księgowych.