Rozpoznawanie dokumentów przy imporcie wyciągu
Program księgowości online mKsiegowa.pl udostępnia możliwość importu wyciągów bankowych poprzez pliki dostępne do pobrania w systemach bankowości elektronicznej.
Import wyciągu bankowego jest wsparty poprzez mechanizmy kojarzenia transakcji bankowej widocznej na wyciągu bankowym z zapisami w programie. Szczegółowa konfiguracja tych mechanizmów znajduje się w Księgowość -> Konfiguracja importu transakcji bankowych.
Sposób rozpoznawanie dokumentów przy imporcie wyciągu bankowego
Mechanizm ułatwiający księgowanie wyciągów bankowych z plików podzielony jest na dwa obszary:
- Kojarzenie kontrahenta
- Kojarzenie transakcji po numerze faktury sprzedaży / faktury zakupu
Działanie opisywanych mechanizmów przedstawimy na przykładzie płatności klienta za fakturę sprzedaży.
W poniższym przykładzie spółka Sukces Sp. z o.o. opłaciła fakturę sprzedaży. W przypadku, w którym program nie jest w stanie skojarzyć płatności klienta z fakturą sprzedaży, pozycja importowanego pliku zawiera pustą kolumnę kontrahent rozpoznany oraz kolumnę Księgowanie na konto:
UWAGA: Wykazanie wartości w kolumnie Księgowanie na konto gwarantuje zaksięgowanie pozycji wyciągu bankowego w planie kont.
Kojarzenie kontrahenta
Podczas wczytywania pliku z wyciągiem bankowym, program mKsięgowa.pl próbuje rozpoznać kontrahenta (klienta / dostawcę) związanego z daną transakcją na wyciągu bankowym poprzez numer konta bankowego przypisanego do kontrahenta w programie.
W takim przypadku przelew bankowy zostanie przypisany do kontrahenta oraz rozliczny z najstarszą nierozliczną fakturą sprzedaży. W przypadku jeśli na rozrachunku klienta nie widnieją nierozliczone faktury (taka sytuacja zwykle występuje przy nadpłacie klienta), przelew z konta bankowego zostanie przypisany do kontrahenta, natomiast rozliczenie go z fakturą sprzedaży będzie możliwe później:
UWAGA: Wykazanie wartości w kolumnie Kontrahent rozpoznany gwarantuje zaksięgowanie pozycji wyciągu bankowego w planie kont na kontrahenta wskazanego w kolumnie Kontrahent rozpoznany'.
Kojarzenie transakcji
Program mKsięgowa.pl wyszukuje dokumenty w programie, które odpowiadają opisowi przelewu bankowego. Nawet jeśli nie przypiszemy kontrahentowi konta bankowego, z którego przelew firma powinna otrzymać, mechanizm parowania dokumentów wyszuka opis, w którym klient wpisał numer opłacanego dokumentu:
UWAGA: W takim przypadku należy zaznaczyć opcję Wyszukiwanie Numerów Faktur dla Nieznanych Kont Bankowych w ustawieniach.
Wiekowanie płatności
Program mKsięgowa.pl po rozpoznaniu kontrahenta przypisze płatność do najstarszych, nierozliczonych dokumentów wystawionych / wprowadzonych w programie:
Dokumenty będą rozliczane do wysokości kwoty widniejącej na wyciągu bankowym.
Jak usprawnić import wyciągów bankowych
W celu usprawnienia importu wyciągów bankowych do programu mKsięgowa.pl sugerujemy wykonanie następujących czynności:
- Poprawne skonfigurowanie importu wyciągów bankowych
- Opisywanie przelewów zgodnie z numerami dokumentów, wprowadzonych do mKsięgowa.pl (w przypadku dokumentów zakupu)
- Komunikację z klientami ws. opisywania przelewów za Państwa faktury sprzedaży numerem Państwa faktur
- Wprowadzenie do kartoteki klientów i dostawców numery kont bankowych kontrahentów (jeśli istnieje możliwość przypisania tylko jednego numeru konta bankowego do kontrahenta)