Nowoczesny program do wystawiania efaktur powinien spełniać szereg kryteriów. Poniżej zestawienie podstawowych cech, jakie powinie spełniać. Zestawienie może być pomocne dla wszystkich, którzy szukają właściwego rozwiązania dla swojej firmy.
- Program do fakturowania powinien być dostępny z każdego miejsca. Ograniczenia związane z możliwością wystawiania faktur tylko z jednego komputera należą do przeszłości.
- W niektórych przypadkach może być istotne, aby dostęp do programu fakturowania był również możliwy z urządzeń przenośnych takich, jak tablet. Urządzenia takie nie posiadają zazwyczaj możliwości podłączenia do drukarki, lecz nie jest to teraz konieczne - można wysyłać faktury emailem.
- Program powinien umożliwiać ograniczenia dostępu dla użytkowników. Tylko upoważnieni przez administratora użytkownicy programu powinni mieć możliwość wystawiania efaktur.
- Podstawowym elementem powinna być możliwość wysyłania efaktury do kontrahenta. Powszechnie stosowany rozwiązaniem jest wysyłanie efaktury jako załącznik w formacie pdf. Rozwiązanie takie od stycznia roku 2013 jest w pełni akceptowalne przez urzędy skarbowe. Wynika to z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r.
- Wskazane jest, aby program umożliwiał elastyczne definiowanie wielu ciągów numeracyjnych efaktur. Zazwyczaj osobne numeracje stosuje się w poszczególnych punktach sprzedaży lub dla różnych rodzajów działalności.
- Jeżeli prowadzimy gospodarkę magazynową efaktura powinna być związana z dokumentem WZ - wydania z magazynu. Jeżeli efaktura dotyczy usług przydatna jest możliwość "podłączenia" dokumentu potwierdzającego wykonanie usługi. Taka funkcjonalność pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usługi. (Art. 106m, pkt 4 ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw).
- Idealnie jest, gdy program pozwala natychmiast księgować wystawione faktury oraz generować rejestr VAT. Program powinien blokować wystawianie faktur wstecznie, gdy rejestr VAT został już zamknięty. W takim przypadku niezbędne są korekty wysłanych deklaracji.
- Program powinien umożliwiać wystawianie faktur pro-forma. Idealnie, gdy docelowa faktura może zostać automatycznie utworzona z faktury pro-forma.
- W wielu przypadkach niezbędne może być wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych. Program powinien zapewniać ciągłość działań poczynając od faktury pro-forma, aż do faktury końcowej, prezentującej wszystkie zafakturowane zaliczki.
- Program powinien umożliwiać rejestrację wszystkich wpłat za faktury. W zależności od organizacji sprzedaży program musi umożliwiać rejestrację dokumentów KP - w przypadku zapłaty gotówką. Często stosowaną metodą rozliczenia faktur jest możliwość rejestracji wyciągów bankowych. Zapłaty za faktury powinny być na tyle elastyczne, aby umożliwić rozliczenie wielu faktur za pomocą jednej zapłaty lub rozliczenie faktury za pomocą wielu płatności. Program powinien pozwalać na wydruk raportu kasowego oraz na uzgodnienie wyciągów bankowych. Idealnie, gdy można importować wyciągi bankowe bezpośrednio z programu bankowości elektronicznej lub systemu płatności internetowych, a jeszcze lepiej, jeżeli program pozwala automatycznie łączyć płatność z fakturą.
- Program musi umożliwiac bieżący podgląd stanu rozliczeń z każdym klientem. Ponadto powinien mieć możliwość generowania raportów faktur niezapłaconych i przeterminowanych, z podziałem na okresy przeterminowania.
- Istotna może być możliwość wystawiania i księgowania korekt do faktur. Należy zwrócić uwagę, czy program poprawnie rozlicza korekty (np. czy pozwala skompensować płatność za wystawiona fakturę dokumentem korekty). Ważnym aspektem funkcjonalności programu może być kwestia rejestracji wielu korekt do tej samej faktury.
- Niektóre firmy mogą potrzebować funkcjonalności umożliwiającej wystawianie i rozliczanie faktur masowych w oparciu o indywidualne numery rachunków bankowych. Funkcjonalność przydatna jest przy wystawianiu faktur za abonament, czesne i inne usługi świadczone w sposób okresowy. Warto się zapoznać do jakiego stopnia program automatyzuje te operacje.
- Należy wziąć pod uwagę czy firma potrzebuje wystawianie faktur w walutach obcych. W takiej sytuacji przydatne może być automatyczne przeliczanie walut oraz prawidłowe rozliczenie VATu. Należy również rozważyć kwestię zapłaty za faktury oraz księgowanie różnic walutowych.
- Kolejnym elementem, który wymaga analizy, jest możliwość wystawiania faktur sprzedaży dla towarów z odwrotnym obciążeniem.
- Jak z wystawianiem faktur w językach obcych?
- Dodatkowe elementy, przydatne podczas wystawiania faktur:
- umieszczenie na fakturze stałego tekstu, np. "Dziękujemy za zakupy w naszej firmie",
- możliwość wystawiania duplikatów,
- wystawianie faktur wg wcześniej przygotowanych szablonów,
- zestawienia sprzedaży,
- rozliczanie sprzedawców, raportowanie sprzedaży terytorialnie oraz wg grup klientów,
- przydatne może być umieszczanie na fakturze linku do płatności w systemie Paypal,
- możliwość podłączenia skanów dokumentów związanych ze sprzedażą (umowa, protokół odbioru).
Zapraszamy do kontaktu - przedstawimy Państwu jedno z najlepszych rozwiązań dostępnych na rynku.