JPK - od kiedy obowiązuje?

JPK - informacje organizacyjne

JPK - od kiedy?

Duże przedsiębiorstwa

Duże przedsiębiorstwa prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych mają obowiązek raportowania danych w formacie JPK od dnia 1 lipca 2016 roku. Są to przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.).

 

Małe i średnie firmy

Małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzące księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych będą objęte obowiązkiem raportowania w formacie JPK od 1 lipca 2018 roku. Do tego czasu mogą przekazywać dane w formacie JPK fakultatywnie.

Obowiązek comiesięcznego przekazywania pliku JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) będzie obowiązywał od 1 stycznia 2017 roku.

 

Mikroprzedsiębiorstwa

Mikroprzedsiębiorstwa są objęte obowiązkiem przekazywania danych na wezwanie urzędów od dnia 1 lipca 2018 roku. Przekazywanie pliku JPK_VAT rozpocznie się dla mikro przedsiębiorcy dnia 1 stycznia 2018 roku.

 

Wpływ JPK na system informatyczny firmy

Wdrożenie przekazywania danych finansowych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego dla celów kontroli skarbowej wymaga odpowiednich zmian w sposobach przetwarzania danych. Zakres tych zmian silnie zależy od obecnie stosowanego systemu do przetwarzania danych księgowych w przedsiębiorstwie.

 

Źródła danych i ich walidacja

Ustawodawca nie określa jaki system informatyczny ma być źródłem danych w plikach JPK. Może to być zarówno system finansowo - księgowy, jak i inne systemy analityczne lub hurtownie danych. Narzuca jednak wymagania na zawartość przekazywanych danych. Dane będą podlegać:

  • walidacji technicznej w zakresie zawartości poszczególnych pól obowiązkowych,
  • związków logicznych między poszczególnymi grupami danych (np. między dziennikiem księgowym i zapisami na kontach),
  • zgodności sum kontrolnych w poszczególnych plikach za zadany okres czasu.
 

Sposób przystosowania systemów informatycznych

Przedsiębiorca może dokonać analizy i wybrać najlepsze rozwiązanie problemu:

  • skorzystać z nowych wersji posiadanego systemu, o ile dostawca oferuje odpowiednią aktualizację,
  • zlecić przystosowanie systemu do wymagań JPK,
  • dokonać odpowiednich zmian w stosowanych systemach informatycznych.
 

Wymagania funkcjonalne systemów księgowych w związku z JPK

Minimalny zestaw wymagań dla funkcjonalności JPK to:

  • możliwość generowania niezbędnych plików kontrolnych JPK w zadanym okresie czasu (z dokładnością do miesiąca sprawozdawczego),
  • generowanie obowiązkowych plików VAT w cyklu miesięcznym.

Pamiętajmy, że system informatyczny oferujący jedynie funkcjonalności minimalne może nie spełnić naszych oczekiwań w praktyce. Warto zastanowić się więc nad kolejnymi wymaganiami, które mogą znacznie usprawnić pracę w firmie:

  • możliwość podawania parametrów dodatkowych przy składaniu sprawozdania kontrolnego JPK:
    • cel złożenia sprawozdania,
    • kod waluty (o ile będzie używane),
    • data wytworzenia JPK (wprowadzenie przez program daty systemowej może nie zawsze być praktyczne dla podatnika),
  • możliwość szyfrowania i transmisji plików JPK przez internet, na serwery Ministerstwa Finansów,
  • możliwość ponownego utworzenia każdego z plików JPK za zadany okres (w sytuacji, gdy po wygenerowaniu pliku, lecz przed jego wysłaniem, dokonamy jeszcze zmiany danych - np. poprawimy adres naszej firmy, nieprawidłowo skonfigurowany kod urzędu skarbowego lub cel złożenia sprawozdania),
  • podgląd kluczowych informacji w czytelny sposób (pamiętajmy, że pliki mają mało czytelny format XML) przed lub po wygenerowaniu pliku JPK,
  • możliwość ponownego wysłania pliku JPK w przypadku, gdy transmisja nie dojedzie do skutku za pierwszym razem.
  • podgląd rejestru wszystkich wygenerowanych plików JPK wraz z informacją kto je generował.
 

Związek JPK z polityką rachunkowości

Analizując związek nowych wymagań JPK z polityką rachunkowości przedsiębiorstwa należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

  • czy dane finansowe są przetwarzane w postaci elektronicznej i czy obejmują wszystkie wymagane rodzaje plików JPK, dotyczące formy organizacyjnej przedsiębiorstwa?
  • czy format danych jest przystosowany do generowania plików JPK?

Zasadniczo, wdrożenie zmian w systemach informatycznych, związanych z JPK nie powinno mieć wpływu na politykę rachunkowości. Wprowadzone zmiany prawne nie implikują ingerencji w sposób przetwarzania i przechowywania danych finansowo - księgowych. Aspekty, na które warto zwrócić uwagę, to:

  • powiązanie zapisów dziennika z zapisami na kontach księgowych - należy zidentyfikować który numer dokumentu pozwala na jednoznaczne przyporządkowanie tych zapisów z uwzględnieniem takich aspektów, jak:
    • niektóre systemy informatyczne pozwalają na modyfikację numeru ewidencyjnego dokumentu księgowego po jego wprowadzeniu; modyfikacja numeru nie może zerwać tego związku;
    • standard JPK wymaga uzgodnienia sum kontrolnych dziennika z sumą kontrolną zapisów księgowych za raportowany okres; jeżeli polityka rachunkowości przewiduje możliwość tworzenia zapisów dziennika obejmujących pod jednym numerem ewidencyjnej okres czasu wykraczający poza okres raportowania, wówczas do pliku JPK należy rozważyć zapis odpowiedniej kwoty będącej sumą operacji tylko w zadanym okresie czasu;
     
  • niejednokrotnie polityka rachunkowości przewiduje prowadzenie wielu dzienników; wprowadzając standardy JPK trzeba upewnić się, że istnieją uzgodnione sposoby ich identyfikacji;
     
  • przedsiębiorstwa deklarujące rozliczenie VAT w cyklach kwartalnych są zobowiązane do przesyłania pliku JPK_VAT w okresach miesięcznych; może to w pewien sposób zmienić organizację wprowadzania i weryfikacji danych VAT;
     
  • dane księgowe mogą być podawane w walucie innej niż PLN z tym, że niektóre dany (np. bilans otwarcia lub salda na datę końcową okresu, którego dotyczy JPK) muszą być przeliczane na walutę polską; może się okazać, że sposób przeliczenia walut wymaga pewnych doprecyzowań po stronie polityki rachunkowości;
 

Konsekwencje nie dostosowania się do przepisów

Przedsiębiorstwa, które bez wyraźnych przyczyn odmówią (zakładając, że są do tego zobowiązane) dostarczenia danych w formacie JPK w określonym przez jednostkę audytującą okresie czasu będą zmuszone zapłacić karę pieniężną określoną w Ordynacji Podatkowej.

 
Jednolity Plik Kontrolny
Program księgowy online mKsiegowa.pl posiada funkcjonalność tworzenia plików JPK.
W programie można tworzyć i zapisywać pliki JPK za dany okres oraz je modyfikować.
Zapraszamy do rejestracji aby nieodpłatnie przetestować program.