Księgowanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych
Rozdział 3 Ustawy o rachunkowości (UoR) zawiera regulacje dotyczące procedur obowiązujących podczas inwentaryzacji przeprowadzanej na ostatni dzień roku obrotowego, której głównym celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów spółki. Nawiązując do art. 24, ust. 5 pkt. 2 ustawy zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy należy sporządzić nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.
Zgodnie z art. 27 UoR przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami w księgach, a ujawnione podczas inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Odpowiedzialność za inwentaryzację ponosi kierownik jednostki. Przepisy wewnętrzne spółki związane z inwentaryzacją powinny być dostępne w instrukcji inwentaryzacyjnej zatwierdzanej przez jej kierownika, który określa skład osobowy tzw. komisji inwentaryzacyjnej. Komisja ta wskazuje i dokumentuje m.in. przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych.
Różnice inwentaryzacyjne
Różnice inwentaryzacyjne to:
- niedobory, gdy stan rzeczywisty ustalony podczas inwentaryzacji jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych;
- nadwyżki, gdy stan rzeczywisty ustalony podczas inwentaryzacji jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
Ostatnim etapem inwentaryzacji jest rozliczenie stwierdzonych różnic, w ramach którego dokonuje się wyjaśnienia, wyceny oraz księgowań wynikających z ustaleń związanych z inwentaryzacją. Decyzję o sposobie rozliczenia różnic podejmuje kierownik (np. zarząd) na podstawie dokumentów przedstawionych przez komisję inwentaryzacyjną.
Zakładowe plany kont powinny być dostosowane do ewidencji dokumentów inwetaryzacyjnych, ponieważ inwentaryzacja stanowi rękojmię wiarygodnej wyceny bilansowej i sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego.
Przykład 1
Księgowanie wyników inwentaryzacji do czasu ich rozliczenia
Do ewidencji stwierdzonych niedoborów lub nadwyżek służy konto 242 - „Niedobory, szkody, nadwyżki”.
Wskazane jest prowadzenie kont analitycznych, tj. „Rozliczenie niedoborów” oraz „Rozliczenie nadwyżek”.
Ewidencja zapasów w jednostce prowadzona jest w cenach zakupu (nabycia) lub koszcie wytworzenia. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się następująco:
- stwierdzony niedobór
Wn konto „Rozliczenie niedoborów” Ma różne konta, np.: 310- „Materiały w magazynach”, 330- „Towary”, 601- „ Roboty w toku”
- stwierdzona nadwyżka
Wn różne konta, np.: 310- „Materiały”, 330- „Towary”, 601- „ Roboty w toku” Ma konto „Rozliczenie nadwyżek”.
Do momentu wyjaśnienia niedoborów i nadwyżek oraz ustalenia przyczyn ich powstania i osób za nie odpowiedzialnych zaksięgowane wartości pozostają na kontach „Rozliczenie niedoborów” lub „Rozliczenie nadwyżek”.
Przykład 2
Rozliczenie niedoborów i nadwyżek
Kierownik podejmuje decyzję, w jaki sposób nastąpi rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych oraz ich zaksięgowanie. Wtedy, jeżeli:
- niedobór uznany jest przez kierownika za niezawiniony przez osobę materialnie odpowiedzialną
Wn konto 762- „Pozostałe koszty operacyjne” Ma konto „Rozliczenie niedoborów”
- niedobór uznany jest przez kierownika za zawiniony z obciążeniem osoby materialnie odpowiedzialnej
Wn konto 234- „Inne rozrachunki z pracownikami” Ma konto „Rozliczenie niedoborów”.
Powstanie niedoboru zawinionego może się wiązać z koniecznością skorygowania VAT naliczonego, odliczonego na przykład od zakupu materiału.
- niedobór wynikający z ubytków naturalnych mieszczących się w granicach norm i limitów
Wn konto 40- „Koszty według rodzajów”, 710- „Koszt własny sprzedanych produktów”, 736- "Koszt własny sprzedanych towarów"
Ma konto „Rozliczenie niedoborów”
Ubytki naturalne - to zmniejszenie ilości, ciężaru, objętości składników zapasów na skutek ich określonych właściwości fizycznych lub w związku ze sposobem ich przechowywania, transportem lub obrotem gospodarczym. Ubytki te mieszczące się w określonych limitach (charakterystycznych dla składnika zapasów, branży) uważa się za niedobory niezawinione.
- niedobór powstały w wyniku zdarzenia losowego
Wn konto 771- „Straty nadzwyczajne” Ma konto „Rozliczenie niedoborów”
- rozliczenie nadwyżek rzeczywistych nieobjętych kompensatą, których przyczyn nie ustalono
Wn konto „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto 761- „Pozostałe przychody operacyjne”
- rozliczenie nadwyżek pozornych spowodowanych np. błędami w dokumentacji, w ewidencji przychodów albo w trakcie inwentaryzacji, itp.
Wn konto „Rozliczenie nadwyżek”
Ma konto 40- "Koszty według rodzajów", 710- „Koszt własny sprzedanych produktów", 736- "Koszt własny sprzedanych towarów"
Przykład 3
Kompensata niedoborów z nadwyżkami
Z przepisów prawnych nie wynika obowiązek kompensaty niedoborów z nadwyżkami. Kompensacie podlegają wyłącznie niedobory uznane za niezawinione. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki. Niedobory rzeczowych składników majątku można kompensować z nadwyżkami tych samych lub podobnych składników majątku, jeżeli spełnione są równocześnie trzy warunki, tzn. nadwyżki i niedobory:
- powstały podczas tego samego spisu z natury oraz w tym samym okresie rozliczeniowym objętym spisem;
- dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej;
-
powstały w pokrewnych asortymentach, np. materiały mają podobne właściwości fizyczne, podobny wygląd albo tę samą nazwę.
- kompensata nadwyżki z niedoborem
Wn konto „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto „Rozliczenie niedoborów”
Pozostałe po kompensacie różnice inwentaryzacyjne ujmuje się następująco:
- pozostały po kompensacie niedobór
Wn konto 762- „Pozostałe koszty operacyjne” Ma konto „Rozliczenie niedoborów”
- pozostałą po kompensacie nadwyżkę
Wn konto „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto 761- „Pozostałe przychody operacyjne”
Na koniec roku obrotowego konto 242- „Niedobory, szkody, nadwyżki” powinno mieć saldo zerowe, ponieważ różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć razem z zamknięciem ksiąg rachunkowych.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (opracowano na podstawie Dz. U. z 2013 r., poz. 330).
Data: 26-01-2015
Autor: Iwona Halecka
 |
W programie mKsiegowa.pl dokonujemy Zamknięcia Roku według opisanej procedury. Do tego celu konfigurujemy między innymi odpowiednie konta księgi głównej:
|
Jeżeli chcesz otrzymywać informacje o nowych artykułach, obserwuj nas na: 
