Sprawozdania Finansowe XML

Przygotowanie sprawozdania finansowego - wprowadzenie

Sprawozdanie Finansowe w wersji elektronicznej przesyłane jest do Ministerstwa Finansów za pomocą pliku XML, który można przygotować w programie mKsiegowa.pl na podstawie wprowadzonych danych księgowych.

Na kształt sprawozdania finansowego ma wpływ wielkość i specyfika działalności gospodarczej. Załącznik do UoR rozróżnia podstawowe typy sprawozdania finansowego, które różnią się od siebie w zależności od parametrów jednostki gospodarczej, czyli:

  1. Jednostka Mikro
  2. Jednostka Mała
  3. Jednostka Inna
  4. Stowarzyszenia i Fundacje (w przygotowaniu)

Ilość danych zależna jest od typu sprawozdania, ale także od indywidualnych cech jednostki sprawozdawczej. Ustawa o Rachunkowości określa minimalny format sprawozdania dla każdego typu jednostki gospodarczej oraz umożliwia możliwość rozszerzenia prezentacji danych finansowych, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości.

Podstawowymi elementami sprawozdania finansowego są:

  • Wprowadzenie do sprawozdania finansowego
  • Bilans
  • RZiS
  • Zestawienie zmian w kapitale własnym (Jednostka Inna)
  • Rachunek Przepływów Pieniężnych (Jednostka Inna)
  • Informacje dodatkowe do bilansu (w postaci osobnego pliku załączonego do sprawozdania XML)
  • Informacja dodatkowa dotycząca podatku dochodowego

Program mKsięgowa wspiera przygotowanie pliku XML sprawozdania finansowego w zakresie danych, które są dostępne w programie. Bilans oraz RZiS zostały oparte o mechanizm Wzorców Sprawozdań Finansowych.

Na Państwa koncie przygotowane zostały domyślne wzorce sprawozdań bilansu oraz RZiS dla ww. jednostek, które można dostosować i rozszerzyć zgodnie ze specyfiką oraz planem kont jednostki.
Konfiguracja wzorców sprawozdań finansowych jest kluczowa do prawidłowego przygotowania i zapisania pliku XML  ze sprawozdaniem finansowym.

Uwaga: Weryfikacja pliku XML na bramce Ministerstwa Finansów restrykcyjnie sprawdza wartości zapisane w większości pól sprawozdania. W mKsięgowej postaraliśmy aby wszystkie wymagane pola znalazły się w formularzu przygotowania pliku XML. Zalecamy zastosowanie poniższej instrukcji w celu zminimalizowania ryzyka wygenerowania pliku, który nie zostanie pozytywnie zwalidowany przez bramkę MF.
 

Instrukcja „krok po kroku” przygotowania pliku XML sprawozdania finansowego

  1.   Wybierz właściwe sprawozdanie w ustawieniach firmy

Otwórz Ustawienia→ Ustawienia ogólne
Wybierz odpowiednie sprawozdanie w polu XML Financial Statement type.
Kliknij przycisk Aktualizuj.

  1. Upewnij się, że rok podatkowy, dla którego przygotowane będzie sprawozdanie finansowe został poprawnie zamknięty:

Przejdź do Ustawienia→Lata podatkowe

W następnych punktach podpowiadamy w jaki sposób wykonać podstawowe sprawdzenia oraz dostosowania bilansu oraz RZiS do specyfiki jednostki gospodarczej oraz jej planu kont.

  1. Weryfikacja RZiS wybranego sprawozdania finansowego do planu kont firmy.

Otwórz w osobnych zakładkach:

  1. Księgowość→Zestawienie Wyników
  2. Księgowość→ Sprawozdania Finansowe
  3. Księgowość→ Wzorce Sprawozdań Finansowych

W zakładce Sprawozdania Finansowe wybierz sprawozdanie typu XML RziS, a następnie w dwóch pierwszych zakładkach wybierz zakres dat przygotowania sprawozdania finansowego.

 

Upewnij się, że RZiS wzorca sprawozdania finansowego jest zgodny z Zestawieniem Wyników.
Zwróć szczególną uwagę na to czy sumy wartości przychodów oraz kosztów się pokrywają.

Uwaga: Zwróć uwagę na ujemne pozycje bilansu / RZiS w formularzach Zestawienie Wyników oraz Bilans Próbny. W tych zestawieniach nie prezentujemy kont aktywno-pasywnych, więc w porównaniu ze wzorcem należy wziąć ten aspekt pod uwagę. Można poprawić przypisanie kont z wartościami ujemnymi do odpowiedniej grupy kont na stronie: Księgowość→ Plan kont.

  1. Weryfikacja bilansu wybranego sprawozdania finansowego do planu kont firmy

Otwórz w osobnych zakładkach:

  • Księgowość --> Bilans Próbny
  • Księgowość --> Sprawozdania Finansowe
  • Księgowość --> Wzorce Sprawozdań Finansowych

W zakładce Sprawozdania Finansowe wybierz sprawozdanie typu XML bilans, a następnie w dwóch pierwszych zakładkach wybierz datę przygotowania sprawozdania finansowego.
Upewnij się, że bilans wzorca sprawozdania finansowego jest zgodny z Bilansem Próbnym.
Zwróć szczególną uwagę na to czy sumy bilansowe są zgodne oraz czy wynik finansowy został przeniesiony prawidłowo.

 

Wzorce Sprawozdań Finansowych zostały udostępnione na Państwa koncie w oparciu o domyślny schemat zaprezentowany w załącznikach do UoR. Niemniej jednak przygotowane wzorce można dostosować oraz rozbudowywać (o tzw. PozycjeUszczegolawiajace) wg. Uznania.
Ze względu na to, że każda jednostka posiada unikalną politykę rachunkowości oraz plan kont, negatywna weryfikacja bilansu oraz RZiS wymaga dostosowania wzorców XML.

  1. Dostosowanie RZiS oraz bilansu do planu kont firmy

Na przeglądzie sprawozdania finansowego (Księgowość→ Sprawozdania Finansowe) sprawdź, dla każdej pozycji RZiS / bilansu prezentującej nieprawidłowe wartości, które konta w planie kont zostały przypisane lub przypisane nieprawidłowo.
Korekty konfiguracji wzorca można wykonać w zakładce (Księgowość→ Wzorce Sprawozdań Finansowych).

Uwaga: W przypadku dodania dodatkowej pozycji sprawozdania finansowego (niezdefiniowanego domyślnie  w sprawozdaniu finansowym) pole Identyfikator wiersza musi być logicznie powiązany ze swoim rodzicem.
Przykład 1: podpozycje linii Pasywa_B muszą zawierać logicznie przyporządkowany podtyp, czyli Pasywa_B_1, Pasywa_B_2, Pasywa_B_3..
Przykład 2: podpozycje ukryte linii B_III muszą również zawierać logicznie przyporządkowany podtyp, czyli:
BIIIa, BIIIb, BIIIc..

 

Uwaga: W przypadku kont aktywno-pasywnych, we wzorcu należy dodać konto planu kont dwukrotnie, w tym:

  1. Typ: Saldo jeśli >0, inaczej 0 dla pozycji aktywów
  2. Typ: Saldo jeśli <0, inaczej 0 dla pozycji pasywów

a następnie przypisać do struktury sprawozdania finansowego zgodnie z logiką sprawozdania.

Uwaga: w domyślnym sprawozdaniu mogą pojawić się konta, których nie ma w aktualnie używanym planie kont. W takim przypadku we wzrocu sprawozdania widnieje jedynie numer konta bez opisu.

Należy wówczas wejść do edycji wiersza i podmienić konto na właściwe lub usunąć wiersz, jeżeli konto nie jest używane.

Na przykładowym rysunku poniżej brakuje w planie kont konta 071.

  1. Przygotowanie pliku XML

Otwórz Księgowość→ Sprawozdania Finansowe XML.

Upewnij się, że konfiguracja sprawozdania została przygotowana prawidłowo poprzez sprawdzenie nagłówka.
Na każdym etapie przygotowania pliku masz możliwość (klikając na przyciski):

  1. [Create XML file] – zapisać plik XML na dysku z danymi podanymi w formularzu przygotowania sprawozdania finansowego
  2. [Reset danych] – Zacznij wypełnianie formularza od nowa (uwaga: wszystkie niezapisane dane zostaną usunięte; niezmieniona pozostają jedynie dane ze sprawozdań finansowych)
  3. [Save data] – Wszystkie wprowadzone w formularzu dane zostaną zapisane. Opcja umożliwia przygotowanie pliku „w ratach”
  4. [Restore data] – Jeśli dane zostały zapisane, można je odtworzyć przy ponownym powrocie do przygotowania formularza pliku XML.

 

  1. Zakładka Podstawowe dane

Wprowadź okres za który przygotujesz sprawozdanie finansowe

  1. Zakładka Wprowadzenie do bilansu

Uzupełnij dane dot. firmy oraz związane z Polityką Rachunkowości. Niektóre dane są domyślnie uzupełnione. Sprawdź czy są zgodne ze stanem faktycznym.

Uwaga: Wszystkie pola są wymagane. Program pozwoli zapisać plik bez wprowadzenia danych do wszystkich pól, mimo że bramka MF negatywnie zweryfikuje tak przygotowany plik XML.

  1. Zakładka Bilans

Dane do bilansu są pobierane ze wzorca sprawozdania, którego przygotowanie zostało omówione powyżej. Na etapie przygotowania pliku XML nie ma możliwości edycji jego danych.

  1. Zakładka Rachunek Zysków i Strat

Dane do RZiS są pobierane ze wzorca sprawozdania, którego przygotowanie zostało omówione powyżej. Na etapie przygotowania pliku XML nie ma możliwości edycji jego danych.

  1. Zakładka Zestawienie Zmian w Kapitale Własnym (dot. Jednostka Inna)

Wymaga ręcznego uzupełnienia danych

  1. Zakładka Rachunek Przepływów Pieniężnych (dot. Jednostka Inna)

Wymaga ręcznego uzupełnienia danych

  1. Zakładka Informacje dodatkowe do bilansu

Ustawodawca wymaga przygotowania dodatkowych informacji do bilansu w osobnym pliku, który następnie zostanie załączony do sprawozdania XML

 

 

Wprowadź krótki opis pliku, nazwę pliku oraz dodaj plik pobierając go z dysku komputera.
Uwaga: Dodanie pliku jest obowiązkowe. Pominięcie tego kroku spowoduje negatywną weryfikację pliku XML przez bramkę MF.
Uwaga: Nazwa pliku nie może zawierać znaków specjalnych, w tym znaku spacji. Plik musi być zapisany w formacie tekstowym, np. .txt, .doc.

  1. Zakładka Informacja dodatkowa dotycząca podatku dochodowego

Zakładka zestawia najważniejsze dane liczbowe dot. obliczonego podatku CIT.
Uwaga: Pola nie są wymagane w technicznej weryfikacji pliku XML przez bramkę MF.
 

  1. Pobranie pliku na dysk komputera

Po uzupełnieniu danych ze wszystkich zakładek sprawozdania finansowego, można kliknąć przycisk [Create XML file], co spowoduje zapisanie przygotowanego pliku XML sprawozdania finansowego na dysk komputera.

Plik XML jest gotowy do podpisania, a następnie złożenia w urzędzie poprzez bramkę MF. Więcej na temat sprawozdań finansowych xml piszemy w naszym poradniku.

  1. Masz pytania?

Uprzejmie przypominamy, że w związku z wysokim stopniem złożoności procesów przygotowania sprawozdań finansowych, zgłoszenia należy kierować poprzez formularz kontaktowy. Formularz dostępny jest w programie pod ikonką Kontakt. Wszelkie problemy techniczne należy zgłaszać wraz z szczegółowym opisem problemu. Dziękujemy za zrozumienie.

W innych sprawach zapraszamy do kontaktu pod adres biuro@mksiegowa.pl.
 

 

Wypróbuj nas
mKsiegowa.pl