Zasady ewidencji na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych
Do ksiąg rachunkowych jednostki gospodarczej, obejmujących dany okresu sprawozdawczy, należy wprowadzić, w postaci poprawnego zapisu księgowego każde zdarzenie, które w tym okresie nastąpiło. Ewidencja zdarzeń wymaga stosowania m.in. zasad rachunkowości firmy opisanych w zakładowym planie kont. Zakładowy plan kont zawiera wykaz używanych w księgowości jednostki kont, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń zgodnie, z którymi dokonuje się księgowań na kontach syntetycznych i analitycznych.
Księga główna
Księga główna to zbiór kont syntetycznych (z zakładowego planu kont), w której obowiązuje ewidencja księgowa zgodnie z zasadą podwójnego zapisu polegającą na tym, że każda operacja gospodarcza musi być zaksięgowana na dwóch kontach równocześnie, tzn. po stronie Wn i Ma, w tej samej kwocie i na podstawie tego samego dokumentu księgowego.
Na konta księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje w ciągu kolejnych miesięcy zapisów księgowych na odpowiednich kontach.
Nawiązując do treści artykułu 15 ustawy o rachunkowości, na kontach księgi głównej dokonuje się zapisu, zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku, zdarzeń systematycznie i w porządku chronologicznym.
Księgi pomocnicze
Konta ksiąg pomocniczych to inaczej konta analityczne, funkcjonujące zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego, która polega na powtórzeniu zapisu dokonanego na koncie księgi głównej, po tej samej stronie, w tym samym czasie i w tej samej wysokości. Zgodnie z artykułem 16 ustawy:
- zapisy kont ksiąg pomocniczych są uszczegółowieniem i dopełnieniem odpowiadających im zapisów kont księgi głównej;
- treści należy wprowadzać systematycznie, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont) lub (obecnie najczęściej) w formie komputerowych zbiorów danych;
- zapisy kont ksiąg pomocniczych muszą być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej;
- na kontach ksiąg pomocniczych można stosować w okresie sprawozdawczym obok lub zamiast jednostek pieniężnych jednostki naturalne, ale na koniec tego okresu należy sporządzić zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych zarówno w jednostkach naturalnych, jak i ustalić ich wartość.
Konta ksiąg pomocniczych (artykuł 17, ustęp 1 ustawy) prowadzi się w szczególności dla:
- środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
- rozrachunków z kontrahentami;
- rozrachunków z pracownikami, jako imienną ewidencję wynagrodzeń zapewniającą uzyskanie informacji (np. na potrzeby ZUS) z całego okresu zatrudnienia pracownika;
- operacji sprzedaży (kolejno numerowane faktury własne i inne dowody, z zachowaniem szczegółowości niezbędnej do celów podatkowych);
- operacji zakupu (faktury obce i inne dowody księgowe, ze szczegółowością niezbędną do wyceny aktywów oraz do celów podatkowych);
- kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
- ewidencji związanej z operacjami gotówkowymi- w przypadku prowadzenia konta „kasa”.
Metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (zdefiniowanych w artykule 3, ustępie 1, pkt. 18a oraz pkt. 19) posiadanych przez jednostkę, decyduje o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Cytując punkty 1-4 ustępu 2 artykułu 17 ustawy, można stosować w firmie:
1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych;
2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych;
3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu;
4) odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Decyzja kierownika o wybranym sposobie prowadzenia ww. ewidencji i zakresie uszczegółowienia stanowi część zasad polityki rachunkowości, z uwzględnieniem potrzeb w zakresie (artykuł 10, ust. 1):
- sprawowania kontroli wewnętrznej,
- analizy oraz sprawozdawczości,
- rozliczeń z tytułu podatków.
Warto zwrócić uwagę na zależności księgowe pomiędzy dziennikiem, księgą główną i księgami pomocniczymi. Ustawodawca wprowadził obowiązek:
- sporządzenia na podstawie ewidencji na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald, którego obroty powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych, jeżeli są prowadzone;
- co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzenia zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (opracowano na podstawie Dz. U. z 2013 r., poz. 330).
 |
Program księgowy mKsiegowa.pl powala na sporządzanie:
|