Wczytywanie faktur z serwera KSeF
Program księgowy online mKsiegowa.pl pozwala na import faktur zakupu z systemu KSeF.
Przed rozpoczęciem importowania faktur zakupu należy komunikację z serwerem KSeF skonfigurować.
Po uruchomieniu importu program:
- sprawdza, czy na serwerze KSeF są aktualnie jakieś faktury zakupu; jeżeli tak, wczytuje ich nagłówki
- wyświetla tablę z wczytanymi fakturami zakupu i korektami
Jeżeli nie uda się nawiązać komunikacji z serwerem KSeF, program wyświetli odpowiedni komunikat (np. "Moduł KSeF nie został skonfigurowany" lub "Brak autoryzacji"). Należy wtedy sprawdzić poprawność konfiguracji współpracy z serwerem.
Brak komunikacji może również wynikać z chwilowego przestoju serwera. Wtedy zamknąć ekran i wejść do niego ponownie z menu Zakupy.
Ekran wczytywania i księgowania faktur zakupu
Na ekranie można zobaczyć nagłówki dokumentów zakupu za dany okres:
- Id - wewnętrzny identyfikator faktury wczytanej z KSeF
- KSefTimestamp - data faktury zapisanej w KSeF
- ImportTimestamp - data wczytania faktury do systemu mKsiegowa
- Ref Number - numer referencyjny faktury zapisany w KSeF
- Numer KSeF dokumentu
- NIP dostawcy - jeżeli dostawca o takim numerze NIP istnieje w kartotece, program pozwala sprawdzić dane dostawcy poprzez kliknięcie w numer NIP
- Kolumna Status:
- jeżeli w kolumnie jest numer referencyjny dokumentu księgowego związanego z fakturą, to znaczy, że faktura została już zaksięgowana. Klikając na numer można ją zobaczyć.
- link Zaksięguj dokument pozwala interaktywnie zaksięgować fakturę
- w kolumnie XML można zobaczyć fakturę w oryginalnym formacie XML
Pobieranie faktur z systemu KSeF
W pierwszym kroku program pobiera nagłówki dokumentów. Aby pobrać cały dokument XML trzeba kliknąć na link Pobierz fakturę z systemu KSeF. W prawej kolumnie pojawi się wówczas ikonka umożliwiająca podgląd dokumentu w formacie XML, natomiast link zamieni się na Zaksięguj dokument.
Masowe pobieranie dokumentów z serwera KSef jest możliwe dzięki ikonce poniżej tabelu Pobierz z KSeF x dokumentów.
Każdorazowe kliknięcie w ikonkę Pokaż odświeża ekran.
Księgowanie dokumentów zakupu
Księgowanie dokumentu działa podobnie jak wprowadzanie faktury, jednak program na podstawie danych z systemu KSeF próbuje znaleźć dostawcę po numerze NIP oraz znaleźć pozycje kartoteki wg numerów UU_ID.
Księgowanie rozpoczyna się od linku Zaksięguj dokument po prawej stronie. Po kliknięciu program otwiera nowy ekran księgowania dokumentu podobny do dokumentu wprowadzania faktury zakupu.
Program próbuje:
- znaleźć dostawcę o tym numerze NIP
- znaleźć pozycje kartoteki wg znacznika UUID w pliku XML
W przypadku braku dostawcy w kartotece program proponuje dopisanie kontrahenta wg danych zawartych w dokumencie XML. Program wyświetla wówczas dodatkowy ekran:
W przypadku braku pozycji kartoteki oznaczonych w pliku XML w polach UUID, program wyszukuje najbardziej zbliżoną pozycję wg nazwy lub identyfikatora. Na ekranie można przypisać dowolną pozycję z kartoteki lub dopisać do kartoteki pozycję zapisaną w pliku XML.
Pozycję można dodać do kartoteki za pomocą ikonki 
na podstawie danych zawartych w pliku XML
Weryfikacja danych naszej firmy
Jeżeli na ekranie pojawia się przycisk 
oznacza to, że dane naszej firmy zawarte w wysłanej fakturze różnią się od danych zapisanych w Ustawieniach. Po kliknięciu w przycisk można sprawdzić jakie dane są inne i podjąć odpowiednią akcję (np. zażądać wystawienia faktury korygującej).