Przygotowanie współpracy z KSeF

Program księgowy online mKsiegowa.pl wyposażony jest w moduł bezpośredniej współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) – zgodnie z aktualnym standardem API 2.0 (dotyczy wybranych abonamentów).

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Program mKsiegowa.pl współpracuje z KSeF w następujący sposób:

Połączenie z KSeF odbywa się z wykorzystaniem ważnego tokenu autoryzacyjnego lub certyfikatu KSeF. Token generowany jest w systemie KSeF, a następnie wprowadzany do programu mKsiegowa.pl. Do czasu jego wygaśnięcia czynność ta jest jednorazowa.
Program umożliwia wczytywanie faktur zakupu udostępnionych przez kontrahentów w KSeF oraz wspomaga ich księgowanie.
Program pozwala wysyłać faktury sprzedaży wystawione w systemie bezpośrednio do KSeF oraz monitorować ich status.

Konfiguracja współpracy z KSeF

Przed rozpoczęciem pracy konieczne jest wygenerowanie tokena autoryzacyjnego lub certyfikatu w systemie KSeF.

System KSeF dostępny jest pod adresem (wersja produkcyjna: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Logowanie może wymagać:

podpisu lub pieczęci kwalifikowanej,
profilu zaufanego uwierzytelnionego w kontekście numeru NIP firmy.

Jeżeli Twój profil zaufany nie został założony w kontekście numeru NIP firmy, konieczne może być złożenie formularza ZAW-FA. Aktualny sposób logowania należy sprawdzić na stronie systemu KSeF.

Konfigurację tokena w programie należy wykonać w module Ustawienia ogólne → Ustawienia KSeF.

Uwaga: jeśli zakładka Ustawienia KSeF nie jest widoczna, prosimy o kontakt poprzez formularz kontaktowy.

Przygotowanie tokena

Uwaga: tokeny KSeF mają być dostępne tylko do końca 2026 roku. Po tym czasie ich użycie może nie być możliwe. Jeżeli autoryzacja tokenem nie jest możliwa, należy wykonać autoryzację certyfikatem KSeF, która została opisana poniżej.

Zaloguj się do systemu KSeF. Logowanie, w zależności od wybranej metody autoryzacji, może wymagać kilku kroków:
- wybór kontekstu logowania - zwykle to będzie numer NIP firmy
podpisz dokument

Przejdź do zakładki Tokeny.
W programie mKsiegowa: Ustawienia -> Ustawienia ogólne -> Ustawienia KSeF
- Sprawdź numer NIP - czy jest wpisany poprawnie, czy ma same cyfry oraz czy odpowiada numerowi NIP dla którego został wygenerowany token w Aplikacji podatnika
- Środowisko: prod – wysyłka rzeczywistych faktur
- Ustaw datę rozpoczęcia korzystania z KSeF. Jest to data po której można wysłać lub odebrać faktury z/do KSeF (łącznie z tą datą)
- Kliknij Posiadam token KSeF. Program zmieni ekran tak, aby za miast certyfikatu można było użyć tokena
- Wklej token w polu Token autoryzacji.
Kliknij Aktualizuj na dole ekranu.

Uwaga: jeśli w KSeF nie są dostępne wymagane role, użytkownik musi najpierw uzyskać uprawnienia w module Uprawnienia → Zarządzaj uprawnieniami.

Po zapisaniu tokena program automatycznie zweryfikuje:

czy token umożliwia połączenie z KSeF w kontekście wskazanego numeru NIP,
czy przypisano wymagane role.

W przypadku błędów program wyświetli odpowiedni komunikat.

Program umożliwia także automatyczne wysyłanie e-maili do klientów z numerem faktury KSeF. W celu aktywacji funkcji prosimy o kontakt.

Autoryzacja za pomocą certyfikatu

Program umożliwia autoryzację w systemie KSeF za pomocą certyfikatu, który można również uzyskać w systemie KSeF (link został podany powyżej)

Aby przygotować certyfikat, należy:

należy zalogować się do systemu KSeF jak w przypadku tokena (opisane powyżej)
wybierz Generuj certyfikat

</div

wpisz nazwę certyfikatu (np. mksiegowa-certyfikat)
wprowadź hasło zabezpieczające Twój certyfikat
kliknij Generuj
program zapisze Twój klucz prywatny we wskazanym miejscu na dysku. Uwaga: zapisany klucz oraz hasło należy przechowywać w bezpiecznym miejscu.
na kolejnym ekranie wybierz wskazaną opcję i kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu

konfiguracja certyfikatu ksef w mksiegowa

po zakończeniu kliknij Pobierz certyfikat. Jak w przypadku klucza, zapisz certyfikat w bezpiecznym miejscu.
przejdź do ekranu Ustawienia w programie mKsiegowa. Otwórz pliki zawierające klucz oraz certyfikat za pomocą dowolnego edytora tekstowego
w zakładce Ustawienia KSeF przekopiuj klucz i certyfikat, wprowadź hasło oraz kliknij Aktualizuj

W przypadku poprawnej autoryzacji program zasygnalizuje gotowość do pracy z KSeF. Program na bazie wprowadzonego certyfikatu wygeneruje token KSeF i go zapamięta.

Uwaga: program mKsiegowa nie przechowuje klucza i certyfikatu na serwerze mKsiegowa; niezbędne jest bezpieczne przechowywanie klucza i certyfikatu w przypadku konieczności ponownego logowania

Uwaga: zgodnie z dokumentacją systemu KSeF, certyfikat jest ważny 2 tygodnie; po tym czasie może nastąpić konieczność ponownego uwierzytelnienia w KSeF; jednak do czasu utrzymania przez Ministerstwo Finansów ważności tokenów KSeF program nie będzie wymagał ponownego wprowadzania certyfikatu ponownie, ponieważ do utrzymania komunikacji z serwerem KSeF program wykorzystuje automatycznie generowany token.

Wczytywanie faktur zakupu

Jeśli dostęp do KSeF został poprawnie skonfigurowany, w module Zakupy, Transakcje Dostawców, korekty będzie widoczna zakładka KSeF.

W zakładce będą wyświetlane faktury zakupu i korekty przesłane do naas przez KSeF.

Szczegółowy opis procesu: wczytywanie i księgowanie dokumentów zakupu.

Wysyłanie faktur sprzedaży

Jeśli token autoryzacyjny jest poprawnie skonfigurowany, po wystawieniu faktury sprzedaży dostępna jest opcja Wyślij dokument do serwera KSeF.

Kliknięcie powoduje przesłanie faktury do KSeF oraz wyświetlenie jej statusu.

Status wysyłki można również sprawdzić w module Transakcje klienta, korekty.

Uwaga: wysłanie pierwszego dokumentu po dłuższej przerwie może potrwać dłużej, gdyż program otwiera nową sesję komunikacji.

go dokumentu po dłuższej przerwie może potrwać dłużej, gdyż program otwiera nową sesję komunikacji.

Sposób współpracy z systemem KSeF