Sposób współpracy z systemem KSeF

Współpraca z KSeF

Program księgowy online mKsiegowa.pl wyposażony jest w moduł bezpośredniej współpracy z systemem faktur elektronicznych KSeF.

Krajowy System e-Faktur KSeF to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, wdrożona w Polsce i obowiązująca od 1 lipca 2024.

Wystawianie faktur w systemie KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Od 1 stycznia 2025 roku wystawianie faktur w KSeF jest również obowiązkowe dla podatników stosujących zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z ustawy o podatku od towarów i usług VAT.

Program mKsiegowa.pl współpracuje z KSeF w następujący sposób:

  1. Komunikacja z systemem KSeF odbywa się za pomocą ważnego tokenu autoryzacyjnego. Token można wygenerować w systemie KSeF i wpisać do programu mKsiegowa.pl. Do czasu ważności tokena jest to czynność jednorazowa, wykonywana przy rozpoczęciu wysyłania i odbierania faktur KSeF.
  2. Program mKsiegowa.pl posiada możliwość wczytywania faktur zakupu umieszczonych przez kontrahentów firmy w systemie KSeF. Dodatkowo, program ułatwia księgowanie wczytanych faktur.
  3. Program mKsiegowa.pl pozwala na zapis każdej faktury sprzedaży wprowadzonej w programie do systemu KSeF. 

Konfiguracja współpracy z KSeF

Przed rozpoczęciem współpracy z KSeF niezbędne jest przygotowanie tokena autoryzacji. Token przygotowuje się bezpośrednio w systemie KSeF.

System KSeF dostępny jest tutaj: https://ksef.mf.gov.pl/web/

Logowanie do systemu KSeF może wymagać:

  1. Posiadania podpisu lub pieczęci kwalifikowanej
  2. Posiadania profilu zaufanego autoryzowanego w kontekście numeru NIP firmy

Autoryzacja profilu zaufanego w kontekście NIP może wymagać jednorazowego złożenia formularza ZAW-FA. W razie potrzeby należy sprawdzić aktualny sposób logowania na stronie systemu KSeF.

Konfigurację tokena można przeprowadzić w Ustawienia ogólne -> Ustawienia KSeF.

Uwaga: jeżeli zakładka Ustawienia KSeF nie jest widoczna, napisz do nas na formularz kontaktowy.

Sposób przygotowania tokena:

  1. zaloguj się do systemu KSeF
  2. po zalogowaniu należy przejść do zakładki
    Tokenygenerowanie tokena w mksiegowa
  3. kliknąć Generuj token
  4. wpisz nazwę własną tokena; np. mksiegowatoken
  5. wybierz następujące role przypisane do tokena (jeżeli nie ma tych ról - patrz uwaga poniżej):
    • dostęp do faktur
    • wystawianie faktur
  6. skopiuj numer tokena; Uwaga: to jest jedyny moment kiedy możesz skopiować token. Jeżeli tego nie zrobisz na tym ekranie, musisz wygenerować token ponownie.generowanie tokena w mksiegowa
  7. wklej token w programie mKsiegowa.pl do pola Token autoryzacji; po wprowadzeniu, tokena nie będzie widać również w programie mKsiegowa.pl
  8. wybierz środowisko:
    • demo - możesz przetestować wysyłanie i odbieranie faktur bez skutku fiskalnego związanego z wysłanymi fakturami; token musi być wówczas utworzony w wersji demo systemu KSeF; adres wersji demo: https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login; sposób tworzenia tokena jest taki sam w wersji demo i w wersji prod;
    • prod - jeżeli chcesz wysyłać i odbierać rzeczywiste faktury; w tym wypadku token musi być wygenerowane w produkcyjnej wersji systemu KSeF; adres systemu: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
  9. ustaw datę początku korzystania z systemu KSeF; zwykle jest to data bieżąca, ale może być konieczność zapisania do KSeF faktur sprzedaży wystawionych w programie z datą wcześniejszą
  10. kliknij Aktualizuj 


generowanie tokena w mksiegowa

Uwaga: jeżeli w system KSeF nie umożliwia przypisania w.wym. ról do tokena, musisz najpierw mieć uprawnienia jako użytkownik KSeF do dostępu do faktur oraz do wystawiania faktur. Aby sprawdzić, wejdź do zakładki Uprawnienia -> Zarządzaj uprawnieniami w systemie KSeF.

Po wprowadzeniu tokena i kliknięciu Aktualizuj program zweryfikuje:

  • czy token posiada 64 znaki
  • czy token pozwala na połączenie się z systemem KSeF w kontekście numeru NIP wyświetlonego na ekranie
  • czy do tokena przypisane są role dostępu do faktur i wystawiania faktur

W razie błędów, program wyświetli odpowiedni komunikat.


Program posiada możliwość automatycznego wysyłania emaili do klientów z numerem faktury KSEF. Napisz do nas przez formularz kontaktowy o więcej szczegółów.


Wczytywanie faktur zakupu

Jeżeli dostęp do KSeF został poprawnie skonfigurowany, w module Zakupy powinna pojawić się pozycja Importuj faktury KSeF.

Po wejściu do tej funkcji program:

  • sprawdza, czy na serwerze KSeF są aktualnie jakieś faktury zakupu; jeżeli tak, czytuje ich nagłówki
  • wyświetla tabelę z wczytanymi fakturami zakupu i korektami

Szczegółowy opis sposobu wczytywania i księgowania dokumentów zakupu.

Uwaga: otwarcie ekranu Importuj faktury KSeF po dłuższej przerwie trwa zwykle chwilę dłużej, ponieważ program mKsiegowa musi otworzyć nową sesję komunikacji.

Wystawianie faktur sprzedaży

W przypadku, gdy token autoryzacyjny jest poprawnie skonfigurowany, po wystawienia faktury sprzedaży dostępny jest link Wyślij dokument do serwera KSeF.

Klikając na ten link program wyśle fakturę.

Podobna sytuacja jest w przypadku korekt sprzedaży.

Na ekranie Transakcje klienta, korekty, korekty można sprawdzić status wysyłki faktury do KSeF lub wysłać fakturę, jeżeli nie było takiej możliwości bezpośrednio po utworzeniu faktury.

Na ekranie powinna pojawić się dodatkowa kolumna zawierająca ikonki statusu wysyłki do serwera KSeF. Więcej szczegółów podajemy w dokumentacji ekranu Transakcje klienta, korekty

Uwaga: wysłanie pierwszego dokumentu po dłuższym czasie może potrwać chwilę dłużej, ponieważ program mKsiegowa musi otworzyć nową sesję komunikacji.

 

 

Wypróbuj nas
mKsiegowa.pl